高校档案管理社会化问题研究

赵晓莉

摘要：高校档案管理社会化是顺应市场经济发展需求，节约档案建设成本需求，实现高校现代化的建设需要。相对成熟的市场环境、先进的信息技术、专业化社会服务机构等，使档案管理社会化成为可能。高校档案管理社会化要突出业务社会化、机构合法化、形式集中化、管理集约化等特点。本文简要介绍了高校档案管理社会化的背景，结合背景分析了高校档案管理社会化的可行性，提出了对高校档案管理社会化的思考，以期为档案管理的发展提供参考依据。

关键词：高校；档案管理；社会化

高校在快速发展的过程中，由于人员流动大，资源设备更新速度快，因此形成的档案规模量大，为其有效管理加大了难度。高校档案管理要根据时代发展的需要，积极尝试档案管理社会化，以减低档案管理成本，提升档案管理效率。

一、高校档案管理社会化的背景

1.顺应市场经济发展的需求。随着市场经济的不断深入，高等教育呈现出市场化发展的趋势。近年来，高校教育市场化发展成为高校发展的主要方向，这使高校档案管理的结构发生了改变，所以高校档案管理社会化是市场经济发展过程中的产物。高校要根据时代发展的趋势，不断转变发展观念，结合高校档案信息资源市场化发展和现代社会发展的需要，进一步推动高校档案社会化建设和管理，以提升高校档案建设水平，发挥高校档案应有的价值。

2.节约档案建设成本的需求。当今社会，信息技术被应用于社会各行各业中，为信息储存、传递等提供了便利。高校档案数据量大，为了加快信息储存速度，增加保存时间，提高数据的更新速度、正确性和完整性，高校要提升档案建设水平，充分发挥档案资源的价值。高校档案建设需要专业人员提供支持，然而高校档案工作人员的知识和能力结构与档案建设的要求不相适应，尤其是档案管理系统的维护与升级，需要一支技术精湛的管理队伍。高校档案管理人才数量少，档案人员的培训与引进需要花费大量的资金，这样无形中增加了档案建设成本，而且效率较低。而档案管理社会化则可以有效节约建设成本。

3.实现高校现代化建设的需要。高校档案现代化建设是高校教育现代化的重要组成部分，高校现代化建设又是社会信息化发展的一个分支。高校档案管理社会化将利用先进的技术手段，提升高校档案管理的现代化水平，从而推动高校的现代化进程，提升高校的人才培养质量，增强高校的社会影响力，使其获得更好的发展和更有利的市场发展空间。

二、高校档案管理社会化可行性分析

1.相对成熟的市场环境。在政府的支持下，我国市场经济获得了极大的发展，目前逐渐形成了稳定、成熟的市场环境。市场发展对人们有较大的影响，尤其是在教育方面。在市场经济发展的过程中，形成了市场需求导向。目前企事业单位的档案管理出现了市场化趋势，不少企事业单位的档案建设与管理实现了社会化、市场化发展，大大节约了建设成本。档案建设与管理的市场环境为高校档案管理社会化发展创造了条件，使高校档案管理社会化发展成为可能，这为高校档案管理社会化提供了理论依据。

2.先进的信息技术支持。科学技术的发展是社会进步的推动力，其提供了社会发展所需的技术，并为经济发展增加了市场需求，以此带动了科技的发展。科技与经济两者相互影响，相辅相成。现代信息技术推动了高校教育现代化的步伐。档案管理是高校教育管理的重要组成部分，所以档案管理现代化是必然趋势。档案社会化发展获得了现代信息技术的支持，这有助于提升高校档案管理效率，促进档案工作的社会化发展。

3.专业化社会服务机构。市场需求不断扩大，使社会上出现了专业化的档案建设和管理服务机构。具体来说，专业化档案服务机构的出现，为高校档案管理社会化提供了专业指导和现代化发展资源。通过近几年的发展可以看出，档案专业化服务机构能够提高各个组织或团体的档案管理效率，能及时更新资源。所以，专业化社会服务机构可以使档案管理更好地发挥档案知识资源的作用，最大限度地实现高校档案的价值。

三、高校档案管理社会化的思考

1.业务社会化。经过调查发现，高校档案管理逐渐开始走现代化发展模式。高校管理部门在档案建设与管理上提供了较多的资金，并且在资源上也提供了很大的便利。但是从其发展状况来看，档案管理效率没有获得显著的提高，甚至还造成了一定程度上的资源浪费。因此，为了避免资源浪费，提高工作效率，高校需要在档案管理的结构和内容上进行改变。从结构上看，高校档案管理社会化的一个重要内容是档案管理业务社會化，即将档案建设、档案管理、档案管理平台维护与升级等业务采取外包的形式，交由专业化社会机构管理。这样不仅可以节约大量的人力、财力，更有助于解决当前高校档案管理中突出的技术难题，有助于实施规范化、科学化管理，提升高校档案建设水平与管理效率。

2.机构合法化。档案是记录个人奖惩，社会活动，某些事件的发展、经过、内外因等内容的文字和数据，其隐秘性强，因此对其管理的要求较高。尤其是高校学生的档案，优秀的个人经历可以为学生提供优质的发展资源。档案也是一些单位选拔人才的参考依据。这就对高校档案管理社会化提出了更高的要求。在实施业务外包时，高校选择的机构必须要专业、合法。目前针对档案管理的社会组织机构，我国出台了相关的法律法规加以制约与规范。高校要选择具有合法资质的社会化档案服务机构，明确双方的权利与义务，在推动高校档案管理社会化的同时，进一步强化档案信息安全管理，确保高校档案社会化管理的健康质态。

3.形式集中化。高校档案管理的社会化还要解决管理形式的问题。根据对当前档案管理形式的分析，我们认为档案管理需要采取集中统一的管理形式。集中统一管理的形式有助于节约社会资源，提升档案管理的专业化水平、科学性和安全性。而档案分散管理则会增加管理漏洞，造成信息散乱，在审阅上容易漏掉一些信息。在集中统一化管理中促进档案资源的整合，可以打破不同部分之间档案资源相对封闭的现状，提升高校的档案管理效率，实现档案资源的增值。

4.管理集约化。集约化管理是高校档案管理社会化的方向。在信息化时代与大数据时代，档案信息资源已经成为高校信息资产的一部分，其对促进高校的可持续发展具有重要意义。集约化管理要进一步优化管理流程，减少高校自带档案的流失，以免造成档案信息资源的不完整。

四、结语

高校档案管理社会化是高校档案管理发展的必然趋势。笔者经过研究，认为高校实行档案管理现代化模式顺应市场经济的发展需求，节约档案建设成本，促进高校实现现代化建设。而且，目前成熟的市场环境、先进的信息技术、专业化的社会服务机构为档案管理社会化提供了坚实的基础。高校要根据时代发展需要与自身发展需求，进一步解放思想，促进业务社会化、机构合法化、形式集中化和管理集约化，积极推动档案管理社会化，从而发挥档案信息资源的价值，促进高校可持续发展，实现高校发展的新突破。

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