谨防信息化系统与实际应用“两张皮”

特约撰稿人：武钢有限公司质检中心设备管理室肖宝丽

谨防信息化系统与实际应用“两张皮”

特约撰稿人：武钢有限公司质检中心设备管理室肖宝丽

在设备管理方面，各企业的信息化工作推进程度不一。未应用信息化进行设备管理时，往往会存在设备基础信息台账依靠人工汇集，信息不完善；备件、材料库存信息无法实时掌控，备件、材料资源无法共享，实际消耗成本难以统计；计量管理主要依靠人工统计台账和编制送检计划；各类设备管理报表主要依靠人工汇集等问题。

设备管理信息化系统的应用有效解决了以上问题，并通过信息化的管理逐步实现设备管理精细化，提升设备精益化管理水平，控制设备维修成本，保障设备可靠运行。

通过信息化管理，将品种繁多、数量分散的设备纳入到信息化管理平台中进行管理，建立完善的设备管理基础信息，实现设备、备件、材料信息和资源共享，专业管理报表自动生成，提升设备保障能力，实现消耗成本受控，降低备件材料消耗。

信息化系统功能设计很重要

以管理创新为导向，强化流程管控和过程管理，重点解决设备管理中的突出问题，建立完善的设备管理基础信息，实现设备、备件、材料信息和资源共享、消耗成本受控，系统自动生成专业管理报表，提升设备保障能力，降低备件材料消耗。

科学合理的制定信息化系统建设内容和方案是系统建设的关键。设备管理信息化系统功能和流程设计，需要经过充分的调研和反复深入的论证，编制详细的设计需求，提供各种管理报表的模板，融入到各项具体程序设计中。通过功能和流程设计，设备管理各专业形成有机的整体，将人、机、料、法、环等管理要素有机结合起来，通过系统模块/网络架构将分散的设备信息集成起来，形成可靠有效的设备管理体系。

设备管理信息化系统主要功能模块

设备管理信息化系统建设的主要内容包括设备管理、备件、材料、计量、设备运行等模块，各厂矿由于在设备管理的内容方面略有不同，主要内容也会有所差别。各管理模块分别按专业管理要求设立相应的子菜单，按岗位设置相应的管理权限和操作权限。

设备管理系统实施与应用

信息化系统流程设置：信息化系统建设如果脱离了实际的管理需要和管理要求，就容易存在系统操作与实际脱节，形成“两张皮”，造成信息化系统建设难以落地生根。因此，在信息化系统建设初期，应按照“精简程序、理清流程、明确要求、分清责任”的要求，对《材料、备件管理办法》、《计量管理办法》、《设备设施管理办法》等专业管理制度进行全面清理和修订，完善了设备管理制度体系。通过制度建设，明确各项管理工作要求，理顺管理流程，确保制度的适宜性、充分性和有效性。

设备管理信息化系统的建设紧紧依托管理制度，根据制度要求设置系统各项流程；根据各单位及人员在设备管理中所承担职责的不同，设置不同的使用功能；根据各级人员的操作、审批权限不同，设置不同的使用权限；在系统登入页面，设置用户名和登录密码，具有唯一性；密码由用户进行设置，每次进入系统时需输入用户名和密码，每项操作均可以在系统中进行追溯。

通过信息化与制度的融合，将设备管理信息化系统与设备实际工作紧密结合在一起，保证了设备管理工作的规范、一致、有效。

系统上线运行和深化应用：设备管理信息化系统从建设开始到上线使用，经过需求确认、初步设计、开发测试、上线运行、优化改进等阶段，系统上线后，对使用中暴露出来的问题进行优化完善，持续对系统进行功能完善和程序优化，使系统达到最优。设备管理信息化在公司内部率先实现了系统中备件/材料料号与公司ERP系统同步、备件/材料计划上抛ERP系统、ERP系统领料单同步至本系统等功能，实现了备件/材料资源共享、计量管理全流程信息化。通过设备管理信息化系统建成较完善的设备管理体系。在具体的实践与应用过程中，主要开展的工作有以下几方面：

●一是统一标准，做好基础数据采集。

设备管理信息化系统的上线运行必须有完善的基础数据作支撑，基础信息是系统实施的前提。在设备管理信息化系统上线运行时，首先进行设备基础信息数据的收集、整理工作。按照统一模板格式，对各项填写内容制定统一的标准，确保各项基础数据的收集按计划进度完成。比如，系统上线初期，“设备基本信息”中录入了1221项设备信息，“计量ABC台账”中录入了2998项计量设备/器具台账，这些数据的清理、汇总、完善是设备管理的基础。在初期的信息录入完成之后，系统中的各项数据维护和完善，则按照管理流程在系统中进行，如新增、停用、报废、调拨等各项操作，按管理流程进行相应的申报、审批，各项基础数据的维护成为常态化，大大提高了管理效率。

●二是试点先行，分阶段推进。

为确保项目顺利部署实施，采用“培训指导、试点先行、测试优化、逐步推广”的方式分阶段开展系统的实施与推广应用工作。进行项目试点和测试优化是为了充分发现问题、分析问题、解决问题，使系统运行更加顺畅，更加符合操作和管理需要，为系统的全面推广应用打下坚实的基础。选择设备基础工作比较好的车间进行，鼓励试点单位多使用、多思考、多提问题、多提建议，通过发现问题、分析问题、解决问题，使系统应用形成良性循环。通过不断地优化改进、稳步推进，设备管理信息化系统得到了全面应用。

●三是优化完善，深化功能应用。

经过不断的测试、使用、优化，信息化系统在设备管理、备件、材料、计量等各专业管理方面发挥了重要作用。

在设备管理上，建立和完善了设备基本信息台账，每台设备均按统一的编码规则编制唯一的设备编码，对设备进行ABC分类管理，在系统中自动生成“设备ABC分类标牌”，并与设备实物管理相结合，做到标识清晰，统一规范；建立“设备文件档案”管理功能，可方便的查阅设备图纸等技术资料。

在设备运行管理上，围绕设备四大核心“设备三级点检、计划检修、周期维护、周期润滑”，建立维护、检修模型，系统自动生成设备三级点检、计划检修/周期维护任务。通过强化落实设备三级点检，实施预知性的设备维护、检修，采取计划型、主动型的设备运行管理模式，可大大减少设备突发故障，使设备处于良好运行状态，保证设备精度。

计量管理功能应用：系统中建立计量信息台账及量传机构管理，系统自动生成《测量设备检定/校准年计划》，取代原有的人工统计、汇总工作方式；在系统中进行检定/校准计划、证书领用、登记管理，取代了原来证书的登记、领用纸质台账的管理方式，将体系管理要素充分融入到信息化系统中。

备件、材料管理功能应用：备件、材料均有唯一的料号进行识别管理，车间（或专检员）在系统中申报备件/材料计划，经审核同意后，直接与公司ERP系统中对接，可实时追踪计划到货情况。经采购的备件/材料在公司ERP系统中生成领料单，根据成本中心与相应的车间进行对应，经车间验收后进入库存管理，系统可打印备件/材料库存卡片，方便进行实物管理，做到实物标识清晰，库存信息一目了然，实现了物资资源信息共享，还可在系统中建立和完善备件/材料消耗定额、库存定额管理，指导计划的申报。备件出库与设备信息关联，可实时统计设备的备件消耗，掌握某台设备的备件信息。通过信息化系统的管理，对备件/材料从计划申报、审核、到货、领用进行全流程的管理，压缩了管理层级，做到流程清晰，管理规范，标识清楚，还可以实时掌控备件、材料的实际消耗，有利于降低采购和消耗成本，提升对设备的保障能力。

报表功能：充分利用信息化系统自动生成各专业报表，由系统自动生成《备件/材料消耗总费用统计报表》、《备件消耗明细费用统计报表》、《备件/材料到货率报表》、《测量设备ABC分类台账》、《实验室关键设备一览表》等报表，报表功能强大，为专业数据统计分析提供了有力支撑，减少人工统计报表的工作量，保证数据的准确、完善。

项目推广难在哪

基础数据采集工作。基础数据是设备管理信息化系统运行的支撑和前提，项目推进的快慢、运行是否顺畅，与基础数据有很大的关系。没有基础数据，系统不能运行；基础数据不准确，系统运行就会不顺畅。基础数据的整理工作量最大、耗时长、涉及面广，是最容易出错的部分，需要耐心细致地完成。

程序的测试优化工作。新程序上线使用前需要进行测试确认，由程序开发人员、使用人员进行反复测试，在测试中发现问题，解决问题；程序上线使用后，要跟踪使用情况，及时解决使用中存在的问题，持续进行程序优化，使功能最优。通过测试、优化，查找问题、分析问题、解决问题，形成PDCA良性循环，信息化工作推进才会有力、有效。

人员培训工作。不同的专业、不同的使用人员培训工作的内容和重点有所不同；由于岗位人员存在一定的流动性和变化，培训需要持续进行，灵活采取个别辅导加集中培训、现场指导和答疑等相结合的方式，让所有的操作人员掌握和熟悉系统操作，还应编制详细的《信息化系统使用手册》，指导操作和使用。

数据更新。系统正式上线后，各种基础数据已在系统中，使用中需要做好数据维护工作，及时进行数据的更新，使数据的更新形成良性循环。否则，就会因数据更新不及时造成报表不准确、系统功能不能切换、定时任务无法生成等问题，严重时甚至会使系统有些功能无法运行，久而久之，系统就会成为与实际情况不相符的虚架子。

系统维护。信息化系统一旦上线运行，各项工作对系统的依赖性就会较强，做好系统维护工作非常重要。系统维护主要包括硬件维护和软件维护。硬件维护主要做好系统相关的云平台、小型机、服务器等设备设施硬件维护工作，保证网络顺畅，设备正常运行；软件维护则包括做好系统的软件升级优化、功能扩展、系统问题解决、人员授权变更等工作。

设备管理信息化系统使用以来，在设备、备件、材料、计量等专业管理中发挥了重要作用，提升了设备精益化管理水平。有效解决了设备管理中存在的设备台账登记方式落后、报表主要依靠人工统计、备件/材料信息化管理程度不高等问题，实现了设备管理的流程化、信息化、规范化；提高了信息共享程度，减少了人工统计工作量和简单重复工作，大大提升了设备管理工作效率。

通过信息化管理，将所有可以利用的资源充分调动起来，减少管理层级，加快物资周转，减少库存，使备件、材料的利用率达到最大化，以消耗定额为指导，库存管理为依据，为备件/材料计划申报提供数据支持，在保证正常生产的同时最大限度控制消耗，有效降低备件/材料采购成本；将成本管理落实到车间、班组，充分发挥职工降本增效的积极性。