档案信息化建设的实践与思考

赵媛媛

摘 要：在当前这个信息化的时代，信息化管理在其发展中处于必要的趋势，但是建设档案信息化的过程是长期并且艰苦的，所以在建设档案信息化的时候思考必须理性，不能过于追求数字化的理论，其核心主要是建设档案信息化实践，目前档案信息化的重点要管理电子文件的建设，并且要进一步改革单位的运行体制和工作机制管理等方面。

关键词：档案 信息化建设 实践

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）02（b）-0135-02

1 研究背景及意义

在当前社会迅速发展的形势下，档案工作中的信息化管理是社会发展的决定性因素，在社会的服务方面可以将档案工作进一步提高。目前档案部门为了在工作上顺应社会发展的需求，正在进一步推荐信息化建设，所以在我国所有单位中，信息化管理是我国时代发展的必然需求，也是档案管理部门开展工作的重要举措。

在信息化建设过程中，档案管理的过程是长期并且艰苦的，并不是轻松就可以完成的，档案部门的新奇迹就是档案信息化建设，加强档案的基础实施，将档案工作的运行和管理体制进一步改革，将档案工作的建设向现实性发展。在该论文的研究过程中，笔者认为应当重视档案信息化建设，并且将其放在首位。

2 档案信息化的概念

档案信息化的概念就是通过国家档案管理部门的规划、领导以及组织过程中，在管理档案的过程中进一步处理信息资源，管理当前发达的信息以及利用网络等资源的服务等开展工作。另一种方式来讲，就是管理的模式要将重点放在保管档案的实体项目上，主要形式是努力建设档案的数字信息，同时要将重心转变为为社会服务上去。

3 档案信息化建设中存在的问题

3.1 缺少规划

我国从各单位的档案系统中可以看出，信息化建设并没有在安排上形成协调统筹的局面，而是各取所需的状态，很多单位在建设信息化的时候规划不够长远，并且不明确当前的目标，所以形成了哪里出现问题解决哪里的现状；在建设档案信息化的过程中没有及时研究统一规范和标准，所有的数据都出现了缺乏规划性和标准性的现象，没有建立出快捷并且方便的体系进行检索计算，所以造成在档案管理中个人管个人的局面，阻碍了信息的接受和传输。

3.2 资源短缺

目前我国的档案资源都是纸质的，缺乏足够的数字资源，并且具有较为单一的结构，这是建设档案信息化的重要不足，这就进一步影响了档案信息化建设的质量和进程。

3.3 未显示重要作用

在档案馆的管辖之内。进一步形成档案信息化建设，不仅可以推动现代化的档案管理，并且可以推进公开政务信息。但是目前还没有形成进一步利用开发政府资源的形势和态度，在档案的电子政务中缺乏有效的方式和组织，其发挥的作用也没有凸显出来。

3.4 缺乏人才

虽然在我国，也存在一些档案结的专业人才，总体来讲还是较为缺乏，由系统和地域之间的差异，档案信息化建设就很难顺利地进行。

3.5 体系不健全

和其他国家相比较，我国在档案信息化建设方面还没有较为健全的体系，这就形成可一定的差距，滞后的立法工作使得一些标准的建设存在困难，所以就使得已经出现的体系和标准和现实之间协调不好的现象。

4 档案信息化建设应采取的措施

4.1 统一原则

我国进一步实行档案信息化建设主要是想将这些信息资源进一步聚集起来，形成社会资源共享的良好态势，就可以更好地为人民服务，为社会以及各机关单位和领导服务。所以，在当前这个关键时刻，就要在档案管理方面形成统一的标准、规划以及规范等，将各自为政这种现象进一步取消。将工作的基本特点和规律进一步把握好，形成一定的原则，这样才能更好地开展信息化建设。坚持将开发档案信息放在首要位置，将文档管理形成统一的、协调的管理方式，同时要确保网络的安全性。

4.2 调整馆藏结构

当前，由于各个单位具有有限的数字档案，主要还是传统纸质档案较多。所以，这就需要丰富馆藏结构，增加数字资源，将传统档案的发展进一步加快，增加数字资源的数量成为档案信息化建设的重点。调整馆藏结构可以进一步增加馆藏中的电子文献和数字化信息资源，将各种信息资源更好地整理出来，建立不同的数据库，构建不同分布形式、层次等数字群，在资源共享上通过不同的网络平台来实现。信息化档案和传统的档案并不相同，这就要求数字资源将其服务质量和手段进一步提高，将一些具有深度和高度的资源整合进来，可以让阅读者在数量、空间以及时间上不受限制，在查阅资源的时候能够准确并且迅速。信息化档案馆中的资源不仅是已经拥有的信息及资源，还可以添加一些网络上的资源，经过整理归纳以后形成虚拟资源，这就使得档案馆中的资源具有更加便利的利用价值、更加丰富的资源。当前，所有的资源不可能都形成数字化的信息，所以在数字化的过程中要做到有选择和重点地去挑选。主要利用档案馆中的稀缺珍贵资源的转化，同时还要注重人们较多需求和利用的档案，同时还要选择一些和人们生活紧密相连的档案来进行信息化管理和添加。

4.3 提升服务意识

对着当前社会中日益深入人心的信息化建设，未来的档案管理服务也会被自助式替代，这已经成为人们的主流现象。人们对于档案资源的进一步需求，也会增加临时的阅读需求。这种临时的需求主要分为反应性和主动性两种类别，反应性主要是人们为了研究调查而查阅档案，主动性指在用户需要查阅档案之间就已经将答案准备好的需求。所以，档案信息化管理的服务意识是档案部门最基础的对策，也体现了信息化档案建设的优势。

4.4 做到“4个并重”

随着当前不断加深的信息化，档案建设也要走出传统的老套管理，要梳理创新的形象，将创新和改革进一步提高，做到“4个并重”。首先是将硬件和软件并重建设。将应用管理和软件的跟进进一步提高，提高工作人员自身的素质，这就能更好地发挥档案信息化的成效和效益。在建设硬件之后也要更好地培训员工素质，进一步进行辅导，创造良好的氛围和环境，这就可以解决员工不适应的现象。其次是将职能调整和资源整合并重。科学地整理资源和档案的分类、收集、利用以及更新，将部门之间的封锁和垄断进一步打破。在保密原则下，将可以对人们公开的资料、数据以及政策等档案进一步整合，将人们查阅的最大效益发挥出来。再次是将企事业和农村管理并重，为了进一步将电子商务和政务进一步拓展出来，在企事业单位，国家相关单位等建立信息化档案管理系统，将信息化管理纳入到农村建设中，为档案信息化建设增添新的工作方式。第四是防范和拓展相结合。将共享信息、管理虚拟系统以及安全的维护放在首要的位置，在拓展建设信息化资源的同时，将网络安全以及防止电子病毒侵入的有效措施进一步实施，同时要采取防范措施，消除信息安全隐患，这样就可以可靠并且安全地确保档案信息化建设有效发展。

参考文献

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