档案信息管理系统的设计

汪倍贝 梁海玲　陆瑛　黄聪　杨振宇

【摘 要】为加强档案信息综合管理和利用，建立一套安全可靠、功能完善、能够与OA等相关系统进行无缝集成、可以处理大数据量的专业电子化档案管理系统成为必然趋势。文章结合公司档案管理工作的实际情况，研究档案管理信息系统的设计；选用了多层结构进行系统的架构设计，提出关系数据库加全文库的数据存储模型设计；探讨针对不同的数据来源的多种数据采集录入方式，详细分析了系统各模块的主要功能。

【关键词】档案；办公自动化；系统设计

【中图分类号】TP311.52 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2017）02-0030-03

0 引言

当今世界计算机技术和网络技术日新月异，在办公自动化背景下，用人工方式或简单地使用计算机管理和利用档案资料效率低下。相关信息系统产生的众多电子文件需要进行必要的管理和使用。因此，加强档案信息的综合管理和利用，为决策和管理提供支持和服务成为必然趋势。

1 建设背景

目前，公司有文书、科技、会计、音像、实物、照片、图书资料等类型的档案。公司已建设有OA办公系统，基本实现了电子公文流转，而文件归档管理还采用人工方式，缺乏一套能与相关系统对接并进行数据交互共享的档案管理系统。现有的手工管理档案的方法已经不能满足日常档案管理工作办公自动化的要求，需要建立一套安全可靠、功能完善、能够与OA等各个系统进行无缝集成、可以处理大数据量的专业电子化档案信息管理系统。

2 系统设计

2.1 系统架构设计

档案信息管理系统采用多层结构，配置可随需求灵活变化；公共组件是管理系统平台的主要组成部分，联合业务组件共同实现面向角色的服务；安全控制级别体系在系统的每个层次上，为用户授权、数据加密、网络控制等安全控制手段提供支撑；标准规范接口允许授权用户以标准方式接入，通过系统接口集成，实现OA等各类业务系统上持续产生的归档文件转入档案管理信息系统中，保证系统的对外延伸性。

系统自上而下分为4个平台层次，分别如下。

物理层：信息系统的物理基础平台，包含网络、服务器和存储设备。

数据层：基于物理基础平台上的应用系统支撑平台，包括操作系统、数据库系统等系统软件。

应用层（中间层）：应用系统的中枢和击筑，以综合档案管理系统平台和中间件对外提供通用的功能服务。

应用表示层：为客户端提供友好的使用交互界面，主要实现档案数据录入、档案管理、档案检索和利用服务等功能[2]。

2.2 数据流和存储模型设计

档案系统的数据存储采用关系数据库加全文库的方式。通过数据采集，形成标准规范化数据。档案條目和电子文件是分开存储的，分别存在关系数据库和全文库中。系统将关系数据库中的档案条目信息和全文库中的电子原文信息进行关联，成为系统的数据资源。

数据采集针对不同的数据来源，系统提供了多种数据采集录入方式。其中，纸介质档案可以通过扫描录入方式，多媒体档案可以通过音、视频采集系统转换方式；而用户老的历史数据可以通过“档案管理”中的数据转换功能直接转入关系数据库中；在用信息系统的归档文件则通过集成接口归入档案信息管理系统中，再由档案管理人员进行整理和归档。

3 需求分析

3.1 建设目标

系统以提高不同类型的档案和文件资料的整理速度并提供全面的利用为目的，实现各类档案的网上归档立卷、整理、编目、检索、浏览、下载、编辑、打印、统计、鉴定、销毁的管理；完成档案数据的录入、信息检索、报表统计、信息发布等功能。提高档案的管理水平和利用效率。实现各类档案信息资源共享和对各类档案形成的全流程监督。

3.2 功能需求

3.2.1 多全宗管理

公司与下属2个生产点之间的档案管理是分开管理的，但又有合并查询及管理的需求。公司档案室可根据权限查到生产厂的文件目录和文档附件；生产厂档案室通过设置权限可以查到公司和生产厂信息共享的文件。

3.2.2 档案管理

档案员通过档案管理系统对档案信息进行综合管理，包括档案信息著录、制定档案组成规则及进行档案统计、档案保管等。系统能对不同专业的资料文档（如基建资料、会计资料、合同资料、科研资料、图片、声像等）进行分类管理，并根据不同等级设置相应的权限。档案管理按权限设置提供给档案员对数据进行增、删、改、查的功能，实现档案数据的日常维护。

3.2.3 档案分类管理

根据公司档案的管理特点，系统建立文书档案、声像档案、实物档案等类型。系统提供每种类型档案的标准模板，模板包括档号组合原则、各类报表、排列顺序规则等。

根据公司档案管理的实际情况，系统的档案分类具备可扩展性，档案管理员可增、减档案类型，针对每一个档案类型可扩展分类，并可以对档案类型模板的属性进行自定义。

3.2.4 档号产生

档案管理信息系统可以设定不同的档号生成原则，使用不同方式数据采集到的文件、档案转入档案管理信息系统时，系统主动产生档号。档案人员可手动调整档号，不拘泥于固有生成的档号。

3.2.5 整理编目

进行档案的采集、整理，规范数据录入格式，保证数据完整、准确；系统控制录入信息的规范化，利用下拉框、必填项等规定数据类型，避免手工输入的错误。针对采集的数据进行整理，进入整编库。对不同的档案类型，会有不同的整理（立卷）规则，整编提供了分散、集中及混合3种整编方式。

3.2.6 归档管理

3.2.6.1 档案生成规则

档案管理系统设置各种档案类型的档案组成规则、档案所需的各种流水号等，通过各种途径收集整理的文件、档案在计算机归档时会自动生成编号、档号、序号、案卷分类、备考表盒号、件号、案卷号、卷内顺序号等。档案管理员可以限制案卷的总页数；可以灵活地进行流水号调整；可以进行案卷的拆分、合并等操作。

3.2.6.2 归档管理

在档案管理系统中，从OA系统导入的文件还未进行归档操作，只有经过档案管理员的归档操作之后，文件才固定在文书档案文件目录的某一目录中。

3.2.7 档案文件管理

档案文件管理包括文书档案管理、基建档案管理、会计档案管理、合同档案管理、科技档案管理、声像档案管理和电子档案管理。

文书档案包括党务、行政工作的档案，如公司的收文、发文、重要会议纪要、总结及其他外来（市、局）纸质和扫描件来文等；也包括公司的各项管理流程。基建项目进行过程中产生的项目文件是指经过检定，反映项目从立项到竣工等全过程的文件。会计档案管理是在公司财务运营过程中，由财务合同所形成的归档文件，具体由公司财务部负责整理归档内容，公司档案室进行目录管理。合同档案管理主要是指管理公司合同审批过程中所形成的需归档的文件。科技档案管理主要是指管理公司组织的科学研究中所形成需归档的文件。声像档案管理是公司的各类影像资料，采用原件归档，声像文件和图片文件采用光盘备份。电子档案管理是指管理公司在日常工作中形成的电子档案。

3.2.8 档案统计

档案统计是指对各类电子档案数据进行统计，是对档案数据总量及查借阅情况进行分析、了解的重要方法。它对档案工作发展方向和工作核心的指引有重要的意义。系统不但能提供常规的统计功能，还能提供各类自定义查询。档案员在满足一般统计功能的需求下，可以方便快捷地查询到系统数据，进行统计分析，形成统计图表。

3.2.9 档案鉴定与销毁

档案快到保管期时，系统要设有预警，提示档案员对过期档案进行鉴定，以确认是否需要进行变更或者销毁。

3.2.10 档案保管

系统在设计阶段，充分考虑到用戶对档案的实际管理需求，在系统中扩充了对档案的保管功能。档案的保管分为纸质档案实体的保管和电子文件的保管。

3.2.11 档案利用

档案的利用包括档案编研和检索。用户可以灵活地定制档案编研的类型。系统提供电子档案的信息编研自动核查功能，以方便档案管理员对档案进行监督检查。检索提供条件检索、按类型检索、跨类型检索、全文检索和关联查询等。

3.2.12 档案借阅审批

公司档案管理系统应对不同的用户设置有相应的文件查看权限，对文件有查看选取的用户，可以直接阅读原文，不用办理借阅手续。用户有权限范围外的查看需要时，需要走借阅审批的流程。提交档案员或领导审批。档案员根据实际情况借出文件或是再呈领导进行审批。可以借出的，反馈借阅单，并提供可借阅文件。因此，用户都可以简单、便捷地管理借阅申请单。系统设置有文件自动回收功能，在借阅时间到期时，系统会将借出的文件强制回收。

3.2.13 光盘制作

为使档案数据适应移动办公的需求，系统要含有光盘制作功能，可将系统数据转换为符合国家标准的光盘档案，可用在数据互换、离线保管、档案移交等方面，并将检索结果进行光盘打包。用光盘查阅档案时，不需要使用第三方浏览工具便可直接阅读数据文件。通过光盘制作，可以提供系统数据脱机存储、异地保存的功能。

4 结语

通过系统设计、建设，规范档案的信息化管理，为公司全面实现档案信息资源共享打下坚实基础，给公司各业务部门档案查询和利用的方式和效率都带来相应的变化和提高，在信息资源共享、提高业务工作效率、避免重复工作等方面起到了推动作用。

参 考 文 献

[1]金光明，袁定莲，沈晔，等.与OA集成的企业档案管理系统研究与实现[J].档案与建设，2014（11）：82-84.

[2]张琼.档案管理系统设计中三层结构模式的设计及应用[J].科技展望，2014（8）：141.

[3]符春伟.档案管理系统分析与设计[D].厦门：厦门大

学，2014.

[责任编辑：钟声贤]