大数据背景下施工企业档案管理的研究与思考

朱淑兰

【摘 要】大数据对施工企业的档案管理具有重要的意义。文章阐述了大数据时代背景下企业档案管理的意义，通过对大数据的特征分析，结合企业档案管理的现状，分析出大数据背景下的企业档案管理现状，并根据企业档案管理面临的机遇和挑战，提出加强企业档案管理的有效措施。

【关键词】大数据；企业；档案管理

【中图分类号】F426.92 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2017）05-0230-03

0 引言

大数据主要是指数据的规模很大，它有别于以往的统计模式，并且数据的种类具有多样性，而且比传统的软件数据分析要强很多，它能够更全面、更快捷地对获取、存储和管理的数据信息进行集合。此外，大数据的发展，不仅能够给各个行业的发展带来机遇，同时也会给各行业的管理带来前所未有的挑战，特别是大数据背景下的施工企业的档案管理工作。通常情况下，档案的管理工作都非常复杂和重要，而且有些重要的资料信息必须加密保存。为了更好地适应现在社会的发展，促进大数据模式的发展，企业档案管理人员必须及时地进行档案的储存更新工作。只有这样，才能方便日后档案查找工作。

1 大数据时代背景下企业档案管理的意义

首先，在大数据时代背景下对施工企业档案管理进行研究对档案管理工作的创新与完善是非常有利的，它能够更好地对施工企业档案的管理进行服务。其次，它能够有效地加快社会信息化的进程，提高施工企业档案的管理工作。最后，在大数据时代的背景下，它有助于提高企业档案管理人员的管理水平，在新模式完善档案管理工作的情况下，能够有效地提高工作效率。

2 大数据的概念及特征

2.1 大数据的概念

大数据的概念主要来源于美国。某家著名的公司曾经分析出数据可以占据任何一个行业的任何一个领域，并且将会成为非常重要的因素之一。我们可以这样理解大数据，在传统的IT技术没有办法利用常规的软件工具在规定的时间范围内进行处理，并且整理成企业所需要的信息的情况下，大数据模式逐渐产生。大数据所含的信息量的规模非常巨大，能够弥补传统IT技术难以处理的问题。

2.2 大数据的特征分析

2.2.1 大数据的海量性

由于网络技术迅速发展，产生的数据量是非常巨大的。各个网络设备的终端都能够成为数据统计的根源，现如今的数据单位已经从以前的GB、PB、EB发展到现在的ZB。通过大量数据的记载我们可以得知，截止到2013年，全世界的数据量达到了1.22 ZB，如果把这些数据全部都统计下来，它可以覆盖美国52余次；如果把这些信息量全部存储在光盘当中，它所组成的长度可以从月球到达地球5次。

2.2.2 大数据类型多样化

大数据的类型很广，种类多且复杂。它一般涵盖了各种格式，比如网页、文本、图片、音频、视频等不同类型。此外，它的数据来源也越发的多种多样，不但来源于组织内部的各个环节，还来源于组织外部。随着网络技术的发展，互联网的更新换代，有一些不带有任何结构性质的数据迅速传播。截止到2013年，这些数据大概占总体数据量的80%。

2.2.3 大数据的生成速度极快

大数据最大的特点就是数据的产生和处理的速度超极快，在数据的处理速度上，数据的价值主要体现在时间上，超出时间范围内，分析出的结果就完全没有价值了。据相关的资料显示，数据的增长速度大约是经济增长速度的5倍，而设备处理数据的速度是数据产生的2倍，只有这样，才能够确保大数据的资料和信息能够在可控制的范围内。

2.2.4 大数据创造价值很高

大数据中所含的信息是全面的，它主要包括经济、体育、科技、人文等信息。只有这些信息和数据被人们所利用和采纳，它才能够起到重要的作用，产生巨大的价值，从而促进社会发展。

3 企业档案管理的现状

3.1 观念上的落后

单纯地从企业的决策部门的角度来看，目前很多的企业都没有认识到档案管理的重要性。很多企业只是把档案管理工作理解为资料的整理，并没有引起重视，更没有给企业带来价值和效益，因此大部分的企业没有把资金投入到档案管理部门。

3.2 职能不断弱化

从档案管理部门的职能分析，它们的工作主要就是单纯地进行档案收藏，根本没有重视档案的利用价值。它的主要的工作内容就是收藏、整理和保管档案，并没有利用档案的价值为企业服务，也没有为企业带来效益和作用。

3.3 硬件管理水平低下

在网络时代，信息技术的应用涉及的层面特别的广泛。现在的企业都使用了电子文件，因此档案管理部门的职能越来越可有可无，企业对档案管理部门的需求也越来越低，这就导致很多的电子文件的管理存在很大的问题，这就对企业各部门的文件应用产生障碍和限制。

3.4 技术上的落后

现如今，企业在档案的管理过程中，必须加强档案管理的信息化。虽然现在我国大部分的企业都具有比较专业化的电子信息的档案管理系统，但是相比之下技术方面还是落后的，而且不排除有一小部分企业的档案管理方式还采用比较落后的人工管理方式，这在很大程度上削弱了档案本身的优势，不利于企业的发展。

4 大数据时代背景下的档案管理现状

當今社会，我国大数据背景下的企业档案管理工作迅速地发展和壮大，但是它也存在着很大的问题，主要体现在以下几个方面。

4.1 档案管理人员综合能力不高

在大数据背景下，企业对档案管理人员的要求越来越高，然而我国大部分企业的档案管理人员不能根据社会的发展提高自身的管理水平，依旧按照以往的工作经验和管理观念进行工作。企业当中有很多的管理人员不具备大数据的操作能力。随着企业的迅速发展，企业规模不断地扩大，这就在很大程度上增加了管理人员的工作量，因此能够承担这项工作的人员并不多，成为大数据背景下施工企业档案管理工作的主要难题。

4.2 多样化的数据整合难度较大

随着大数据时代的到来，很多企业从表面来看，其数据的渠道比以前有所增多，数据的收集也变得越来越方便和容易，但是现在的企业不单单要收集以往的数据，还需要收集很多图片、视频和音频信息。这就在很大程度上增大了信息的整理难度。大部分企业只能采用结构化的数据进行处理，对于非结构化的数据根本起不到作用。因此，不同形式的数据管理是每个企业都需要重点考虑的问题。

4.3 档案管理的信息安全指数较低

在大数据的背景下，企业的档案管理工作的信息量比较集中，并且很多重要的信息都能明显地表现出来，随着信息技术的不断发展，档案管理的工作效率得到很大的提高的同时，也相对地增加了信息的安全风险。导致这种原因主要有2个方面：一方面，网络黑客的出现，违法乱纪的行为比以前有所增多，一些企业的数据管理系统比较容易被黑客入侵，这就造成系统出现瘫痪的情况有所增加，致使很多有用的信息被盗，并且被黑客侵袭的数据大部分都不能恢复；另一方面，很多企业不重视信息安全培训，在很大程度上降低了档案管理人员的综合能力。因此，加强档案管理的安全性值得企业和管理人员的高度重视。

5 大数据时代背景下企业档案管理面临的机遇与挑战

5.1 大数据给企业档案管理工作带来的机遇

5.1.1 企业档案管理更为便捷

随着信息技术的高度发展，电子档案逐渐代替了纸质档案。企业档案的管理工作由旧的档案收集、整理的工作模式逐步转变成新的档案管理模式。新的档案管理模式使企业档案管理工作更为便捷。

5.1.2 企業档案利用率提升

旧的档案主要是通过纸质的资料通过长期的翻阅表现，这就使档案的信息不能被全方面地利用，从而流失了档案信息的存在价值。在大数据背景下，利用云计算有利于档案信息之间的联系，能够有效地利用档案信息，并且有效地发挥档案信息的作用。

5.1.3 档案的保存更为完整

由于企业档案使用的频率很高，而纸质的档案经过长时间地翻阅，会产生磨损，纸质的保存就会受到影响。但是，在大数据的背景下，通过信息技术，就能把档案的保存变成数字化，这样就能利用电脑直接查找浏览，这在很大程度上减少了纸质档案的复印次数。此外，在数字化进程中，能够有效地保持档案的原貌，保证档案的使用效率。

5.2 大数据给档案资源管理带来的挑战

5.2.1 档案信息安全性有待提升

在大数据时代，档案信息的储存数量越来越多，它虽然在很大程度上给数据的分析和利用带来有利的条件，但是它也在很大程度上给档案信息的安全性带来了挑战。由于部分企业档案管理人员不能够严格地对档案进行管理，这就使得档案管理工作的效率达不到标准，而且会发生档案信息泄露的情况，使企业档案的安全得不到保证。因此，安全性成为企业档案管理工作的重中之重。

5.2.2 对档案管理工作者专业素质提出更高的要求。

大数据的发展与应用给档案管理人员工作提出了更高的要求。电子化的档案管理与以往旧的档案管理方式相比有很大的不同，这就需要专业的技术人员进行有效的管理，同时还要提高管理者的专业素质。

6 企业运用大数据加强管理的有效策略

6.1 企业生产经营要以数据为基础

大数据时代，每个施工企业都应该以大数据为背景，根据施工企业的内部信息，增加对各个方面信息的处理和整理，健全企业的档案管理流程。施工企业的工作标准必须以真实的数据情况为基础，建立合理规范的管理平台，从而方便对数据的处理。此外，各个施工企业要与各个网络平台建立紧密的联系，只有这样，才能加快信息的处理速度，更好地提高数据的处理效果，从而达到提高企业内部管理水平的作用。

6.2 大数据在企业管理中的情报开采系统

在大数据的背景下，企业资料的来源主要是通过网络获取。企业通过免费或者付费的方式通过网络获得各种竞争信息、宏观经济信息及企业前沿的数据信息。其中，竞争信息就是指通过网站获得同行业竞争对手的详细资料，通过对企业数据库详细地了解竞争对手的情况，然后通过自身的渠道，企业就可以根据各个系统和网站，分析出企业本身的数据信息。

6.3 积极培养大时代背景下的档案管理综合型专业人才

人才是每个行业的基础，档案管理行业也是一样的。首先，鼓励学校开设信息和档案管理的相关专业，培养档案专业人才。其次，加强施工企业的档案管理工作，定期地组织培训，提高档案管理人员的业务水平。最后，企业应该考虑引进国外优秀的档案管理人才，进一步加强大数据背景下的档案管理工作。

当前，我国的档案管理人员普遍存在老龄化的现象，主要的原因就是企业对档案管理工作不重视，导致年轻人无法投入档案工作中，导致了企业档案管理工作的落后。因此，想要提高大数据背景下企业档案的管理水平，企业必须从根本上重视档案管理工作。

6.4 加强档案信息管理的安全性

当前，计算机网络发展迅速，在很大程度上加大了档案信息的风险，因此现阶段的档案管理工作的安全性非常重要。在大数据的背景下，许多的数据都是可以利用一个优盘或内存卡完成。它给企业带来的最大的优点就是便捷，但是企业也要加强安全风险的防治，如防止内存卡的丢失、防止电脑的病毒侵入等。企业要针对具体的问题进行处理，确保每个档案管理人员都具有保护数据安全的基本意识，对其所使用的电脑定期进行杀毒工作，避免数据丢失的情况发生。

7 结语

总之，在大数据的背景下，传统的档案管理方式逐步被新型的档案管理所取代，这在很大程度上提高了企业的档案管理水平，助力企业的发展。但是，在大数据的背景下，各个企业的档案管理工作也面临一定的挑战和问题，这就需要企业不断地调整档案管理的工作方向，从而达到促进企业进一步发展的目的。

参 考 文 献

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[责任编辑：高海明]