浅谈精益管理在企业档案管理中的运用

贾慕云

摘要：对于企业档案的管理运用精益管理的思想，不仅是企业全面管理的外在要求，更是企业档案自身的内在发展需求，是提升企业档案管理质量与水平的重要途径。为此，要想对企业档案进行精益管理，则需要不断加强精益意识，准确定位精益目标，合理制定精益计划，构建完善的制度保障措施。只有这样，精益管理才能取得显著的成就。本文主要研究精益管理在企业档案管理中的应用措施，希望为提升企业档案管理的质量与效率提供一定的参考与借鉴。

关键词：精益管理；企业档案；合理运用

企业档案的管理具有工作周期长、工作流程多、服务性强等多方面特点，而精益管理的管理理念是“持续追求高效”，注重优化工作流程，提升服务质量。因此，运用精益管理思想对企业档案进行管理，实现档案管理的规范化与科学化，以及提高档案管理的综合水平有着重要意义。其中，对于如何运用精益管理在企业的档案管理工作上，可以从以下四个方面入手。以下围绕着在企业档案管理中应用精益管理的方式展开简单的分析与阐述：

一、树立精益管理意识

精益意识是精益管理的重要基础，如果缺少精益意识，精益管理就会无从下手，精益管理也就难見成效。为此，只有树立了精益意识，精益管理的理论才能得到充分实践。其中，要想在档案精益管理中树立精益意识，则有必要要做到两个方面：

一方面，档案管理人员需要学会主动用精益意识去思考问题，不断提升自身的综合素质，重视优化以及改善管理。同时，档案管理人员应积极参加岗位培训，踊跃的参加档案学术交流，从而不断的完善自身知识结构。

另一方面，应采取有效措施以提高全体员工档案意识。只有这样，才能提高档案管理的质量，促进档案精益管理的落实。除此之外，企业档案管理部门应发挥自身主观能动性，持续开展多种档案业务指导、培训等方面工作，不断增强员工的档案意识。

二、定位精益目标

目标是一项工作中最基本的因素，其在管理中的地位也比较高。目标也是从事一切管理活动的主要依据，是组织和开展各项管理活动的基础。当人们的行动有了目标就会不断将自己的行动与目标加以对照，清楚地认识到自己与目标的差距，极大加强行动的积极性，这样工作才会更有效率，且员工会为了达到目标而不断努力。

档案精益目标处于档案管理阶段的最顶端，并连接整个管理过程，指引着一切管理活动。因此，合理定位精益管理目标是至关重要的。我国的企业档案管理部门通过综合地分析，将经营目标分为长期和短期目标两种。其中，从长期目标来看，档案精益管理就是要持续提高档案管理质量和管理的效率，从而提升服务质量。从目前国内的形势来看，档案管理部门都以“解决增量、避免积存、提升服务”为目标，将精益管理的目标变得可操作、可测量，并能及时对工作过程进行跟踪检查。

三、执行精益管理

在管理的实践中，先要制定好计划。计划是管理的重要前提和基础，是管理过程的中心环节。只有切实制定好计划，才能按照计划去达到管理的目标。有了计划，工作就有了明确的目的和每一步的操作，增强了工作的主动性，减少了盲目性，促进了目标的实现。除此之外，制定计划还能很好的约束和监督员工。档案管理部门依照企业相关计划，对各个门类的档案归档项目做出详细的计划要求，并叮嘱相关部门严格执行。

构建档案精益管理的监督体系，监督相关管理部门的工作。一个好的计划如果没有好的执行系统，那么就会难以实现。所以要构建一个监督体系，在企业档案管理部门接收、整理、上架的流程中采用动态管理表，适时监控档案接受整理周期，确保工作流程可以被监控，彻底解决档案积存问题。同时，开展对基层员工档案检查工作，对其中存在的问题加以总结并予以公布，监督基层单位加强管理。

档案精益管理是一个需要不断改进和完善的过程。近年来，我单位档案管理部门适时监控档案整理全流程，分析档案接收、整理中出现的问题，并对这些问题提出改进，逐步提高服务质量。不断缩短档案接收上架周期，提高工作效率。当前随着档案管理的不断改进，档案精益管理具有显著效果。

四、保障精益管理制度

规章制度是人们应该遵守的，其是良好秩序的保证，是企业单位顺利发展的保障。制度的功能就是约束和规范员工的行为，切实保障管理的有效进行与目标的能否实现。要将精益管理运用于企业档案管理中，更是需要制度的保障，确保精益目标能够实现。

如果企业没有制度约束和规范的话，那么员工的行为就会陷入混乱，企业就无法前进。只有完善精益管理制度，明确员工职责并对其进行规范管理，才能保证档案精益管理的有效运行。

从最近几年来看，我国档案部门加强了对档案管理的规划，在明确精益目标与梳理工作流程基础上，编制精益档案管理的有效方案，从而保证有步骤、有计划进行档案精益管理的各项工作。为了适应档案精益管理的新要求，还需不断完善档案制度修订，使得员工进一步明确自己的职责。同时，实施档案接收上架表管理制度。

五、结语

从以上的论述来看，企业档案精益管理并不是一蹴而就的，需要不断的改进与完善，根据市场的外在需求来调整管理目标。因此，企业档案精益管理是需要长期不断地持续进行，这样档案精益管理才能在实践中不断进行完善，进而推进档案管理的进步，精益理念才会得到不断的深化，档案管理质量才能不断得到提高，从而推动企业健康、快速的发展。

参考文献：

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