高校信息化档案管理的研究

伦凤梅

摘 要： 随着21世纪科学技术和信息网络技术的迅速发展，从事档案存储的单位面临着新的发展趋势，最值得我们认真思考和解决的问题是如何实现高校的信息化档案管理。本文通过文献和逻辑分析的方法，针对高校的信息化档案管理问题进行深入研究，针对高校的信息化档案管理的重要性进行解析，着重解析高校的信息化档案管理在新时期发展的重要战略。

关键词：信息化档案管理 高校 档案 管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）12-0136-01

在如今的计算机技术和网络信息技术综合发展的背景下，高校的档案管理表现出了一个信息化发展趋势。因此，实现档案管理的信息化开展工作有利于提高高校在档案管理工作中的工作效率及档案的查全率，使死档变活档，实现档案的真正价值。为了试着搜索和探寻高校的信息化档案管理发展战略，我试着从解析高校的信息化档案管理信息技术发展的重要作用作为出发点。

一、信息化高校档案管理的重要作用解析

現如今我国的网络信息和相关应用软件的研究和发展，为我国高校的档案管理打下了坚实的基础。从网络时代的延伸和相关档案信息化软件的研发的各方面角度来观察，档案管理的信息化工作是如今档案管理的重中之重，同时本人也对高校档案管理做出了以下几点分析。

在当今我国对于科学技术的研究和信息化储存信息的软件研发上的深入，为我国高校的信息化档案管理的量化和细化打下了非常好的基石。从信息技术和新的档案管理软件研发和发展的角度来看，原始文件的信息化是档案管理的首要作用，为此做了以下分析。

1.高校的信息化档案管理发展能够实现长久的保留档案信息

高校里传统档案管理模式最常用的保存信息形式是使用纸质文件。可是传统的保存方式，有很大的躲避不开的缺点，一方面，需要我们去花费大量的时间对相关信息进行查找；另一方面，容易受到天气和各方面因素的影响。同时，纸质文件在潮湿的环境下非常容易霉变，一旦出现霉变的纸张文件，那么原始文件信息将会不能继续保存，这将意味着一些重要的文件信息很可能会出现无法继续被人们利用的情况。

实现高校的档案管理信息化开展之后，将能够成功备份档案的各方面数据，同时，将档案信息存储在硬盘、阵列等存储设备中，将会大大节省档案信息存储的空间，还改进了档案信息永久存储的可能性，因为电子式的档案信息不受控天气和其他各方面因素的影响。

2.高校信息化档案的加深可以很容易找到相关信息

高校传统的档案管理的方式方法是非常复杂的，使用或访问档案信息往往是通过复杂或者更复杂的过程进行归类或者查找。启用高校的信息化档案管理之后，可以根据关键词查找所需档案信息，另外，操作程序的特点是十分容易。而且，对于档案信息的查找也可以随时随地，不受任何因素的影响。

二、高校信息化档案管理的发展主要方针分析

实现高校的档案管理信息化有着重要的作用和意义，这不仅可以储存高校档案的信息，也是研究高校的档案管理信息化完善和发展的方式，对其他企事业单位档案的管理有促进和完善的作用。

1.着重针对高校的相关档案人员加强专业技能的培训

提升高校信息化档案管理中档案人员的综合素质和专业技能占有非常重要的地位，信息化档案管理工作的深入程度直接影响了档案管理工作人员的综合素质。因此，在实施信息化档案管理的道路上，需加强对在岗的档案管理人员的专业技能进行培训，使他们能够熟练的掌握和操作计算机及其信息技术平台，提高他们使用计算机和信息技术水平来解决工作中经常面临的重要问题的能力，有效地促进我国高校档案管理的信息化发展。

2.在高校的信息化档案管理上加大资金投入，才能推进信息化档案的发展

在信息化档案管理过程中需要具有延续性的资金投入，使软件和硬件设备在更新过程中，能更好的提高高校档案管理水平，促进高校的信息化档案管理过程的快速发展。

3.不断完善与开发在高校的档案管理中的相关软件

在如今的信息化发展进程中，相关应用软件的档案管理也应当被给予相当的重视，对所需软件必须给予充足的配备并及时进行研发和更新，做好研发和更新软件的档案管理，对我国高校的信息化档案管理具有重要的意义。

4.对高校的信息化档案管理发展平台强化营销模式的建立

信息化档案管理平台，可以完善高校档案管理的发展模式，为广大用户的信息需求，提供更好的服务。档案管理信息平台的发展可以提高档案管理的可见性和显著性，并且增加档案管理信息平台的影响力。此外，需要大公司的信息化管理的先进理念和成功经验，以此提高档案管理平台的效率，实现高校档案管理平台的信息化程度。

5.要加强和重视对于高校的信息化档案管理发展的领导

对于高校来说，信息化档案管理发展具有非常重要的意义。必须更加重视领导方向，才能将信息化档案管理作为重要内容开展。第一方面，要注意保密性在档案管理方面的作用；首先，需要有一个安全、干燥和稳妥的地方进行档案管理工作，同时档案管理人员必须及时做好门、窗的加固工作，并确保安全；其次，在档案信息的保密和存储程度方面，信息化档案管理的办公及设备存放场所都需有人全天候看护，并且无关人员严禁进入，如确须进入该场所或相关系统时，必须做好注册和登记工作。第二方面，相关的高校对专门的档案管理人员需要进行定期的专业培训来提高他们的管理水平，使他们能够胜任信息化档案管理工作这个首要任务。

三、总结

高校的信息化档案管理是在如今信息和软件绝对发展的情况下，对档案管理趋势已经有了很明确结果，能够跟随我国社会经济情况和当今社会的发展状况，对高校具有十分重要的意义。高校的信息化档案管理的信息平台在新时期需要采取更多有效的措施来不断推广，为了档案管理工作的顺利进行，并且提高高校的档案管理工作效率，实现档案管理的多样化。只有这样，我们的高校才能够完成档案管理的时间和空间的延长性，确保今后的信息化档案管理工作有条不紊的进行。

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