谈电子档案管理中几个关键问题及其对策建议

屈民

【摘要】我国的电子档案在管理的过程中尽管已经取得了一定的进步，但是从总体的发展来看依然存在着很多的问题，这些问题主要包括原始性问题、格式问题、真实性问题、安全性问题和完整性问题，在电子档案管理的过程中，一定要重视这几大问题，这样才能够充分的保证整个电子档案管理的科学性与合理性。

【关键词】电子档案管理；问题；建议

社会在不断的发展，电子信息技术水平也在不断的提升，档案受到了科技发展的影响开始逐渐的向着电子化的方向发展，电子档案的数量在逐渐的增加，在电子档案发展的过程中，一定要重视整个电子档案管理中存在的问题，只有将这些问题解决才能够使得电子档案取得进一步的发展。

一、电子档案存在的问题

（一）原始性问题

传统的电子档案在发展的过程中，主要就是利用纸质的载体来对相应的内容进行展现，使用纸质的档案能够有成效的对档案的原始性进行鉴别，但是电子档案在鉴别原始性的过程中还存在着极大的难题，这主要是由于电子档案使用的是虚拟的图片来开展相应的工作的，是无法全面的保证整个档案工作的原始性与科学性的，而且电子文档在录入和传输的过程中也会存在着一系列的篡改和复制的现象，这些现象对于电子档案的安全性和保密性都有着不良的影响，因此使得原始资料的判定存在着极大的难题。

（二）格式问题

电子档案在使用的过程中存在着格式问题，这主要是由于电子档案在移交的过程中，使用的是一套的纸质档案和电子档案，例如住房建设部门，相关的建设单位需要向着承建档案馆来进行工程纸质档案的移交工作，其中需要移交的文件需要纸质档案和电子档案，对其进行备份。电子档案在形成之前，作为相应的单位需要选择一定的格式，这些格式问题对于word格式文件、彩色图像文件、图纸文件和lotusl-2-3表格文件等都需要有着一定的文件格式，从CAD图纸的制作来看，图纸的做作就有着300多种格式，这样也就导致了各种电子档案在格式上存在着严重的不统一的现象，对于各种资源造成了严重的不便，而且有的时候为了将一些旧的电子文档打开就需要专门的下载相关的软件，而且不同的单位之间也会存在着格式的差异，这样对于电子档案的保存是极为不利的。目前，档案的格式问题是极为突出的。

（三）真实性的问题

真实性是电子档案管理中面临的难题，真实性是档案自身的基本属性之一，作为电子档案自身的真实性就受到了严重的挑战，与纸质电子档案存在着极大的差异，这主要是由于电子档案的环境导致的，电子档案在操作的过程中是极为容易出错的，也就导致了电子档案极为容易出现丢失的现象，在使用的过程中容易被人们篡改，当电子档案的内容受到了改变的时候，那么电子档案的真实性就无法得到保证，经过篡改的电子文件在使用之后可能会产生无法预计的后果。

（四）完整性的问题

是电子档案的完整性是无法得到保障的，这主要是由于电子档案是处于一种流动的形态的，电子档案在使用的过程中，会导致相关的信息发生不及时录入或者是丢失的现象，在这一状态下，电子文档的相关文档信息在不断的进行叠加，导致了人们无法弄清所使用的电子文件的具体来源。

二、防范问题的对策

针对以上的几个突出的电子档案管理的问题，借鉴其他地区档案的工作经验，提出了一下的几点对策建议：

1）建立电子档案数据格式标准，这个标准能够推动相关的著录软件能够统一格式，形成电子档案库独有的电子档案模板，一种文件类型只是用一种文件格式，如此能够规范整个电子档案的著录工作。

2）技术人员的培训。电子档案的管理人才应该具备的是专业的计算机信息技术，他们应该除了完成档案的接受和管理之外，需要能够对破损的电子文档做出修复和重组，并且能够做档案库的安全系统维护和更新，针对黑客侵入日新月异的技术做出研究和防范。

3）进行元数据的背景数据采集。在形成原始电子档案的时候，需要采集电子文件的背景内容，形成一种有效的以元数据为依据的检验管理。

4）加入签署技术。在电子文件上面加入签署的技术，主要有光笔的签名技术和数字的签名技术。在数字签名技术是与元数据背景信息关联的，也就是当电子档案的元数据收到侵入或者改动的时候，那么这个数字签名也会跟随数据的改动而被破坏掉，在电子档案的复制过程中，签名会核对操作环境，修改后需要重新签署。在这个签署技术中同时达到了档案认证的效果，数字签名撇除了文件被篡改和替换的可能。

5）强化身份验证。为了能够确保电子档案的安全性，必须对于进入档案管理系统的人员进行严格的身份验证，管理员代码验证主要是由数字、字母和特定的符号组成，但是为了防止黑客的破译，应该加入系统访问的合法ID，也就是白名单。用户端申请进入请求，而档案系统会进行用户端的数据资料核对，在安全的用户端环境下才能够进入档案系统。

6）建立系统防火墙。这是除了上面的身份验证之外另外一种访问的控制技术，这个技术能够设立网络与系统之间的屏障，能够防止其他系统的用户对机构信息的非法访问，也就能够防止信息的非法输出和修改，通过监测数据流，防止不符合安全规范信息的通过。

7）加入防写措施。电子文档应该是处于一种不可逆的写入状态，也就是文档设置为只读状态，这样就能够确保电子文档的存储载体的一种防止更改状态。

8）存储载体的办法。目前主要的存储载体为CD-ROM，但是其容量相对小，对于大的电子档案文件难以著录，多张CD-ROM则增加了掉失的可能。所以应该以一种精密的硬盘式存储管理，这样能够加长电子档案的反复读取的次数和存储时间。但是无论是那一种的载体形式，它们都是一种磁光介质，需要确保一个安全的存放环境，应该控制空间湿度，保持在17度至20度之间。在档案库房的建筑上应该防止紫外线的直接射入，让电子档案避免阳光的照射。

三、结论

总之，电子档案的管理主要是确保档案的安全性和真实性的，通过电子档案的载体保护，做到电子档案的完整性、真实性以及有效性。

参考文献

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