办公室文书与文书档案管理存在的问题及解决

陈丹晨

【摘要】在我国现阶段的事业单位当中，都需要对办公室的文书以及文书档案做出一定的科学有效管理，而对于办公室的文书档案而言，其管理水平将会直接影响到整体的管理质量和完整程度。本文主要探讨了办公室文书与文书档案管理存在的各种问题，并提出了一定的解决策略，以切实提高办公室文书档案管理的有效性。

【关键词】办公室文书；档案管理；问题

在整个办公室文书的管理当中，文书与文书档案的管理属于主要的管理工作，并且为整个事业单位的管理形成了良好的保障和支持作用。在现代社会下的迅速发展当中，合理有效的档案管理是提高事业单位工作质量的必要手段。而现如今的党政机关事业单位，在日常的工作当中，总会产生一些文书档案信息，这些档案信息具有相当重要的作用，能够为党政机关事业单位未来的工作形成科学的引导和决策依据。但是，我国现阶段的办公室文书与文书档案管理却存在着相当多的问题，需要进行科学有效地解决。

一、办公室文书与文书档案管理的基本特点

我国当前的党政机关事业单位，已然对档案管理有了较为深刻的认知度，并且在办公室文书和文书档案管理的过程中，形成一定的基本特点。这些特点集中地体现在三个方面。首先是对一些党政机关事业单位的主要数据资料进行收集和保管，而这也属于企业档案管理的主体内容。其次是开展相应的办公室文书工作，需要有相应的文书人员进行。最后是对于一些复杂的文书工作，需要进行精细化的管理，进而实现档案管理的高效性。在整个办公室文书与文书档案管理的过程中，需要将纸作为主要的信息载体，并对一些事件发生的过程、内容以及时间进行相应的记录，并保存下来。而在这个过程中的工作重点主要是对信息进行广泛地收集和整合，接着进行科学的分类，实现管理与保存的高效性。现如今，文书工作也开展了全新的无纸化操作，因而除了纸以外，存储介质成为了新时期主要的信息载体，整体的办公效率有了很大的提高。此外，虽然这些文书仅仅是一些书面性的内容，但是它具有较高的真实性，能够被人们的决策所依赖，并且具有一定的法律依据。因而对其进行合理的保管，能够为党政机关事业单位的工作，带来相当多的实体利益。

二、办公室文书与文书档案管理存在的主要问题

1、基础的办公室文书与文书档案管理建设力度十分小

一般而言，党政机关事业单位都会将办公室的文书以及相关的档案资料放在档案管理建筑的底层部分，这一区域空间通常都不会很大，并且经常会出现潮湿的现象。如果无法实现有效的通风，并将这些文书和文书档案放置较长的时间，将很容易出现损坏的状况。而之所以会出现这些状况，主要是由于基础的办公室文书与文书档案管理建设力度十分小，党政机关事业单位对其也没有太大的重视度，使得整个办公室文书管理上缺乏一定的资金和资源配置，进而难以得到切实有效的发展。而在领导不重视的状况下，党政机关事业单位的文书管理员工也很难将这些工作内容切实地放在心上，而进行了随意地搁置，并且往往没有较好地进行分类，给整体的查阅和管理造成了一定程度上的阻碍。

2、办公室文书与文书档案管理的管理人员专业素质较低

对于办公室文書与文书档案管理工作，大多数党政机关事业单位都单纯地认为它是一种十分简单的工作，不需要投入过于专业的人手，仅仅需要一部分懂得管理的人员即可，因而经常会出现一些文化素质并不高的人员进行管理，他们仅仅懂得对这些资料进行储存，并不知道如何进行分类，对于其查阅的优化以及对现代档案管理设备的运用，几乎没有任何的了解。因而在实际的办公室文书与文书档案管理当中，涌现出了相当严重的问题，整天的档案管理效率十分低。同时，由于这些人员的专业素质十分低，经常出现文书档案损坏和丢失的状况，而对于这些状况的出现，这些管理人员都选择了忽视，并没有进行积极地恢复和查找，导致在需要这些文书的过程中难以查找地到，一定程度上给党政机关事业单位的工作形成了较大的阻碍

3、文书档案管理的方式过于落后

除去上述的管理人员自身素质存在问题以外，在管理的方法上也存在着许多的缺陷，不规范的管理方法对于档案来说，就是一场伤害，而在大多数的文书档案管理中，对于档案的管理方式并没有一个较完整的管理策略，在档案标题和档号的管理上。存在很多不科学的管理方式，这种不规范的管理对于档案造成也是十分严重的，其次，在管理的设施上，管理的工作方法一直处在过去阶段，事业单位对于档案管理没有具备发展的眼光，一味的采用传统管理手段，对于新时代下的新技术没有及时的进行吸取，在社会的快速发展下，网络时代为社会带来了很大的方便，计算机的产生既方便了管理人员对于档案的保存，还让管理工作的工作量得到了有效的减小，节省工作时间。但在实际的管理中，部分的事业单位并没有及时对网络保存的技术进行学习，而是继续使用传统的管理方式，而对于档案管理的工作，现实问题就是存在着部分的人仍旧采用以人工检索的方式，这种方式最为凸现的缺陷就在于，它不仅增加了工作量，还使得工作变的更加复杂，事业单位对于文书档案管理的成本增加，单位的管理方式严重与社会的发展脱节，导致文书管理的工作效率得不到提高。

三、办公室文书与档案管理的创新优化策略

1、加强办公室文书与档案管理的规范化

要想使得整个办公室文书它档案管理，实现较高的管理水平，必然要对其进行规范化管理，而要形成规范化的管理，必然需要建立一定的管理机制和条例。而这部分工作本身需要党政机关事业单位的领导来完成，为此，党政机关事业单位的领导必须重新审视办公室文书与档案管理的重要性，并将它放在党政机关事业单位的重点工作内容当中。在实际的管理规范中，党政机关事业单位需要对其中的管理机制和管理方法进行严格的控制，使得管理人员能够切实地对自身的管理职责加以了解，并建立一定的奖惩制度，促使员工形成较高的工作积极性，逐步提升整体的文书档案管理效益。

2、提高办公室文书与文书档案管理人员的专业素质

在整个办公室文书以及相关的文书档案管理工作当中，管理人员发挥着关键的作用，并且会对整个工作的质量产生最为直接的影响。为此，党政机关事业单位应当重视管理人员的管理能力，并采取一定的措施，对管理人员的专业素质进行综合性的培育和训练，使得他们具有较高的档案管理能力。对于这方面的措施，党政机关事业单位可以从两方面开展，首先是从外部招聘，企业需要吸收一些专业素质较高的人员，并对他们的素质进行考核，确保他们具有较高的专业素质后，再投放到实际的管理岗位上。其次是对党政机关事业单位内部人员的能力进行培养，党政机关事业单位可以选择自身内部的一些人才，进行档案管理知识技能上的培养，使他们具备较为先进的办公室文书与文书档案管理能力，并进行不断地更新，迎合当前时代的具体需求，为党政机关事业单位的发展做出切实有效的贡献。

3、构建信息化保存方式

对于传统文书管理方法中管理管理陈旧，管理方法落后的问题，构建网络化，智能化的管理方法是解决它的最好途径，在目前网络和计算机快速发展的情形下，事业单位对于文书档案的管理要建立电子化的档案，这就要求管理人员对于社会发展有较好的学习能力，对于现代化的技术有较完整的把握，在实行文书管理时，充分的将事业单位的档案管理和现代化的技术结合在一起，构建一体化的管理模式，从而实现档案管理高效、快捷、方便、安全的目标，促进整个社会组织及事业单位的快速稳定发展。

综上所述，在整个党政机关事业单位的工作进程中，办公室文书与文书档案管理起着相当大的作用，它能够对党政机关事业单位的很多决策提供依据，并完善当前的工作进程，因而对其进行科学有效的管理具有重要的意义。

参考文献

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