新媒体视角下高校档案利用管理探究

田佳妤

摘 要： 随着互联网技术的不断发展，新媒体得到了进一步的推广和应用，丰富了人们获取信息和传播信息的渠道。在新媒体视角下，高校档案管理利用工作中传统的管理模式表现出诸多不足，难以达到理想的工作效果，这就需要高校提供对新媒体平台的探索和应用，推动档案管理利用工作的创新和完善。本文对新媒体进行了简单介绍，并探讨了新媒体在高校档案利用管理中的应用优势和应用策略。

关键词：新媒体 高校 档案管理利用 优势 策略

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）12-0033-01

高效、完善的档案管理利用是学校开展各项教学和管理活动的重要保障，在新媒体快速发展和大众普及的背景下，高校要认识到新媒体在档案管理利用工作中的应用优势，并结合自身实际情况，进行档案管理的信息化建设，首先实现纸质档案向电子档案的转型。电子档案是高校利用新媒体技术的一项重要表现，通过移动硬盘和虚拟网络空间存储各类档案资料，优化信息资源共享机制，可以大大提高档案管理和利用效率，避免纸质档案管理利用中难查询、易遗漏等问题。

一、新媒体简析

新媒体指的是以信息技术为基础发展起来的新生媒体，主要包括网络系统、无线移动终端以及触摸媒体、电子杂志等与信息技术相关的媒体形态，随着科技的不断进步，新媒体会得到更好的丰富和发展。新媒体的显著优势是能够实现信息的双向传播，用户不仅能够获得大量的信息，还能够进行自主的选择和传播，从而得到更好的发展和延伸。目前新媒体的表现形式主要包括微博、社交网络平台、手机媒体、网络媒体等，通过手机、计算机以及数字电视等终端为人们提供分享、评价、交流、讨论的技术平台，同时还能够为人们提供娱乐方面的服务。

从高校档案管理利用角度分析，传统的媒体平台难以实现信息的便捷、高效的管理和利用，不满足高校创新发展要求，而新媒体可以更加直观的展现信息，符合高校教师和学生获取信息的需求，大大提供了档案管理利用效率。高校档案具有较丰富的信息资源，利用价值较高，受到高校师生和社会的广泛重视，通过新媒体平台可以实现档案管理模式的创新，从而提高高校档案信息资源的开发和利用效率[1]。

二、新媒体在高校档案管理利用中的应用优势

1.通过电子技术查阅，提高档案管理效率

高校原有的传统档案管理方式主要是以人工进行纸质档案的管理，具有一定的局限性，管理成本较高，管理效率较低，难以实现档案信息的共享，从而影响档案利用效率[1]。通过应用新媒体技术，实现电子档案的建立，拓展档案管理方式，有效改善了传统管理中的不足，使得管理人员和用户能够通过计算机系统和网络平台更加方便、快捷的检索和查阅档案信息，提高档案管理的科学性和高效性。

2.通过网络平台展示，发挥档案利用价值

传统档案管理工作中，管理人员需要人工进行档案的搜集、收录和检查，耗费了大量的时间和精力，但是档案管理效果还得不到保障。在新媒体视角下，进行电子录入，提高了信息收集和整理效率，减轻了管理人员的工作压力，同时借助网络平台展示档案信息，为档案记录、查询、修改等提供了更加高效的技术途径，同时方便了用户的利用，调动了档案利用者获取信息的积极性，提高了档案管理和利用效率[1]。

3.利用微博、微信、校园网站，扩大档案宣传影响力

从档案管理利用的传统模式分析，目前高校档案管理部门主要通过内部汇编和索引资料实现档案的交流。档案管理部门制定的宣传刊物在校园内的影响力较小，同时宣传范围受到局限，难以实现档案资料的高效管理和利用。在现代化新媒体技术的推动下，高校档案管理部门可以借助微博、微信、校园网等网络平台，建立公共账号，摆脱时间和空间的限制，扩大档案宣传影响力，实现档案信息的公共性和开放性，提升档案的社会利用价值。

三、新媒体在高校档案管理利用中的应用策略

1.科学选择新媒体平台

新媒体虽然具有明显的应用优势，但是新媒体开放化程度较高，信息在发布和传播的过程中，难以得到全面的管理和控制，常常出現一些虚假或诈骗的信息，对用户构成危害。因此，高校开展档案管理利用工作必须科学的选择新媒体平台。高校选择的新媒体平台需要具有一定的权威性和针对性，为有需求的社会部门（例如人力资源和社会保障局）以及个人提供更加安全、快捷的途径，进行档案资源的查询和利用。此外，新媒体平台要符合大众的使用习惯，高校可以选择较受欢迎的媒体平台，提高档案的宣传和利用效率，例如新浪微博、腾讯的微信等具有一定的代表性。同时，高校档案管理工作者还可以借助现代化信息技术建立高校专属的档案管理门户网站，并通过网络和移动终端的结合，使得档案资源获取更方便。

2.建立健全高校档案数据库建设

应用新媒体技术进行高校档案管理利用工作需要完整的数据资源作基础，这就需要高校档案管理部门将传统的纸质资料转化为计算机系统中的电子数据，从而建立健全高校档案数据库。首先，高校档案管理工作者需要对不同性质的档案进行严格的分类处理，设置清晰、准确的项目划分，确保档案资料用户能够方便的找到自己所需要的资料；其次，档案管理工作者还需要加强高校档案数据库的维护和更新，保障新媒体下的档案资源具有较高的实效性和先进性，不仅要更新档案内容，还需要根据新媒体平台中用户反馈的意见，进行及时调整，分析档案资源的利用情况，及时采取有效措施进行调整[2]。

3.增强档案管理利用的社会性

高校档案的资源应仅局限于高校内部，还应该积极搜集社会中各方面的教育资源、人才管理资源、人才就业信息等，这就需要借助新媒体技术，利用社会力量完善高校档案资源。新媒体的双向性特点使新媒体运营人员和受众可以实现双向交流，其中，新媒体受众包括社会团体、企业、事业单位等机构。高校档案管理工作者可以在分析本校档案资源结构的基础上，充分结合档案受众的需求，利用社会资源提高档案的收集和管理效率；通过网络渠道，高校可以实现与社会机构在网络平台的合作，进而实现网络档案资源的开发与利用。此外，高校还可以与社会档案管理部门、图书馆等进行交流共同，拓宽档案的收集和利用渠道，确保档案管理利用工作的顺利开展。

4.规范档案管理利用工作

在新媒体视角下，高校还需要通过法律法规和各种规定对档案管理利用工作进行规范化管理。网络环境的发展在推动了高校档案管理工作的同时，也为一些涉密档案带来了一定的冲击，很多不法分子利用新媒体平台盗取档案信息，谋取利益，因此，规范新媒体下档案保护相关条例势在必行。

在新媒体视角下，高校档案管理利用工作需要进一步加强信息化建设，利用新媒体平台，提高档案的管理效率和利用效果。高校档案管理部门要积极进行创新探索，开发出更加高效的管理模式，提升高校档案资源价值。

参考文献

[1]张晓伟.新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析[J].新媒体研究，2015，14：41-42.

[2]郑爱军.新媒体视角下高校档案管理工作探究[J].山西档案，2015，05：102-105.