论档案信息化实践与档案工作创新

丁虹

摘 要： 随着科学技术的不断发展，我国已经进入信息化的时代，档案工作也紧跟时代发展潮流向着信息化的方向推进。与其他工作相比档案工作对信息化的需求更加迫切，这种需求并不是源于档案馆的内部，而是外部。此外不仅是国家相关机构，各个企业、事业单位以及普通大众都对档案信息化有着迫切需求。因此本文将对档案信息化实践以及档案创新工作进行分析，为档案工作信息化建设提供帮助。

关键词：档案信息化 档案工作创新 信息化实践

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）12-0014-01

引言：在档案管理朝着信息化发展的过程中，国家档案局和中央档案局是最具眼光的两个档案管理机构，早在2000年的时候国家档案局和中央档案局就已经下发了加快档案信息化建设的通告。但是由于各种原因，多年之后我国仍存在许多档案馆没有彻底完成档案信息化的建设，更没有档案工作的创新。因此为了满足我国不断向前发展的需求，档案信息化的建设与档案管理上的创新势在必行。

一、档案信息化实践的重要作用

1.档案信息化能够改善档案工作

档案信息化的管理能够使档案工作获得充足的发展空间，完成从纸质化到数字化的巨大转变。这种转变能够将档案管理部门的封闭式管理逐渐变为开放式管理，为档案管理工作提供有效的帮助。档案的信息化管理不仅仅是将以往的纸质档案转变为电子档案，而且还可以在互联网的帮助下将全部的传统档案管理工作流程应用到网络上面，使传统档案收集在可以在计算机的辅助之下实现档案收集的自动化。这样不仅能够节省档案馆的人力物力，还极大地提高了档案管理工作的工作效率。

2.形势发展的需求

在信息化时代，档案管理的信息化建设必需要摆在档案管理改革的主要位置，在所有行业都向着信息化发展的今天，档案管理必须紧跟时代发展趋势，尽快的完成档案管理的信息化。档案的四化是任何一家企业或者单位都必须尽快完成的一项企业现代化内容，只有实现了档案的四化过程才能使得企业的档案信息化建设更快的完成，为企业的发展带来积极影响。企业最为宝贵的资源都存在于企业的档案室中，但是我国企业的档案室大部分都是大门紧锁，无人管理，档案室中无数的宝贵信息就会被白白浪费掉，这对不仅仅是对企业，对国家也是一种巨大的损失。因此必须要尽快完成档案信息化的建设，使员工能够通过计算快速方便的查找档案中的有效资料，对于企业提高工作效率与经济效益都具有很重要的作用[1]。

3.企业现代化管理的需求

档案信息化的建设是企业实现现代化管理的基础建设，随着企业管理逐渐向现代化迈进，企业之间的竞争日益激烈，有些企业决策往往需要决策者在一瞬间做出快速反应，否则就有可能失去发展机会，这就需要对档案的快速查找与阅览，只有提高寻找资料的速度，才能够帮助决策者快速准确的做出判断。因此就需要对企业档案进行信息化建设，使决策者能够快速找到有效资料，从而做出正确判断，为企业发展抢占先机。

二、档案信息化建设实践内容

1.建立档案数据库

由于将档案信息化之后，数据库中包含的信息量巨大，因此就需要选用可靠耐用并且功能强大的大型数据库系统，只有这样档案信息化的建设才能够顺利开展。从2001年开始，我们已经把室藏档案的案卷级目录、文件级目录输入到数据库中，截止到2009年，文件级目录的输入量已经达到12万多条，案卷级目录的输入量也达到了1万3千多条。在建立数据库的过程中，可以一边输入一边打印、一边补齐卷内文件目录一边检验输入的正确性，以此来保证档案数据库中信息的完整率与正确率。此外，档案信息的录入还可以采用图纸扫面议、数码相机等现代设备对图纸文件进行扫面与拍摄，从而实现原文件的信息化处理，加快档案信息化的进程[2]。

2.加强电子文件的收集和积累工作

电子文件是将来馆藏文件的主要来源，以往移交档案室的信息资料都是纸质档案或者纸质文件目录，导致档案管理员整理起来很麻烦。在档案信息化建设之后，我们要求档案文件的移交要做到电子档案与纸质档案同步进行，这样不仅能够做到及时移交档案，还可以方便档案管理员的管理，从而提高工作效率。

3.加强电子文件的整理与保护

电子档案数据的归档类型一般为：磁盘、光盘以及磁带，为了将这些数据保护好，就需要按照文件的种类对其进行分类整理，此外，企业内部文件的电子档案管理应该根据以年度、组织机构、保管期限为依据进行组盘，从而使档案管理工作有条不紊的进行。

三、档案信息化建设创新

1.推进档案信息化

就目前状况而言，档案信息化建设处于档案标准化、规范化滞后的现状，并且档案信息无法做到与单位之间进行资源共享，在加上档案管理人员的业务水品参差不齐，这些都严重影响了档案信息化建设的进程。因此就需要不断提高档案管理人员的业务能力，从而提高档案标准化、规范化水平，推进档案信息化进程[3]。

2.信息化建设要着眼与提高系统整体水平

档案信息化建设的重点应该是整个数据系统的不断完善，使系統的纵向与横向的每个结点都达到相应的水平，并通过网络加以联通，从而发挥数据系统的整体优势，提高系统的综合能力，为档案信息化建设提供有力支撑。

3.有重点地抓好数据库建设

目前国家档案的信息化系统仍处在一个由文件处理向数字化系统处理的过渡阶段，想要实现完全的信息数字化处理，就需要不断完善数据库。因此建设和完善数据库是国家档案信息化进程中的核心部分，是信息工程的主体。

结论

综上所述，要完全实现档案的信息化建设是一项复杂且艰巨的任务，这就需要我们不断探索与创新，从而加快档案信息化进程。因此我们一定要认识到档案信息化建设的重要性，并且要培养档案管理人员，不断提高其业务水平，使档案信息化建设能够顺利开展，从而有效地促进我国档案管理的建设与发展，为国家发展带来积极影响。

参考文献

[1]王磊，乔永会. 高职院校档案工作信息化建设的实践及改进对策[J]. 黑龙江科技信息，2012，27：138-139.

[2]朱丽梅. 档案信息化建设的绩效评价研究[D].华南理工大学，2014.

[3]韩芳. 探讨档案工作创新及档案信息化实践[J]. 科技风，2016，01：210.