浅析交通运输行业档案资源管理体系建设

闫文静

交通运输行业档案承载着记录交通线路的维护、施工、管理，准确反映交通工程项目建设具体情况等功能，科学完备的交通运输档案信息体系为交通运输事业发展提供重要参考和依据，对确保交通工程的安全使用和正常运营具有重大意义。但随着交通运输事业迅猛发展，特别是交通工程建设有力推进，交通运输行业的档案管理工作存在制度不健全、管理不规范、档案资料收集不全、丢失损毁严重、开发利用不足等现象，严重影响交通工程顺利推进，亟需完善交通运输行业档案资源管理体系，推动档案管理工作科学化、高效化建设。

一是档案管理机制不健全，保存价值不足。档案管理工作的有效开展有赖于完善的管理制度。但部分交通运输单位在实际的档案管理工作中，缺乏科学的档案管理制度，档案管理人员职责不清、操作流程不完整，操作步骤随意，档案管理缺乏安全性和完整性，档案资料保存价值不足。比如部分建管单位只对建设项目档案验收工作十分重视，却不重视建设项目档案的前期收集工作，使许多重要前期文件资料因收集不及时，而流失，损毁，空缺，导致项目建设档案验收不过关，最后整个建设项目验收推迟或整体不过关。

二是档案管理方式落后，信息化水平低。面对信息化和网络化的时代特征，部分交通运输单位的档案数字化水平低，管理方式仍在沿用旧有的检索方式与纸质档案模式，不仅环节复杂、流程重复、耗时耗力，更容易导致档案文件损坏和老化，管理方式难以满足信息化档案管理的共享性、服务性和开发性的需求。

三是档案信息过于封闭，利用率不高。档案管理工作的目的是最大限度地开发利用档案信息资源，但目前一些单位对档案管理工作重视不够，档案利用观念不强，虽然进行了收集、整理和保管，但对档案信息资源开发得不够全面、深入，档案信息过于封闭，闲置现象严重，档案管理工作表现为一种高积累、低附加值的现象。

四是管理人员专业素质不高，归档能力缺失。部分交通运输单位的档案管理从业人员业务素质和专业技术水平较低，其中一些档案管理人员身兼数职，整天忙于事务性工作，根本无暇顾及档案业务学习、钻研和培训，对基本的档案工作程序缺乏了解和掌握，归档意识，文件归档分类能力差。特别部分管理人员受专业限制，根本不考虑交通运输行业档案的内容构成、专业特点和归档要求，缺乏特色管理和细节管理的手段，很多管理工作没有实际效果。

针对交通运输行业档案管理工作存在的问题，建议在今后工作中，应通过积极完善档案管理制度，改进档案管理模式，加强档案队伍建设，推进档案资源管理系统化建设。

一要加强档案收集整理。收集整理是档案管理工作的重要基础，没有收集就没有档案，档案工作也就失去了对象。交通运输单位必须建立完善的档案收集制度，明确分工、职责、管理规则，使档案收集工作贯穿交通工程项目建设的始终，做到全面覆盖、全程跟进、全程受控。同时，对本单位的重点工作、重大活动、重大建设项目等，档案部门要积极参与，加强统筹协调和业务指导，确保相关文件材料同步收集、同步整理、同步归档。

二要完善落实归档制度。文件管理人员不光只是简单的登记文件、传阅文件，还需要有很强的归档意识和文件归档分类能力。要建立健全文件材料归档制度，及时制定或修订本单位文件材料的归档范围和保管期限表，管理人员要对照规定，分门别类地归入到相应的档案类别中，切实做到检索文件准确及时，利用文件方便快捷。

三要创新管理服务形式。依法做好档案利用服务，改进查阅方式，简化查阅手续，优化工作流程，最大限度地为利用者提供便利。同时，要经常对档案信息资源进行数据的统计分析处理，从而获取肉眼看不到的深层次二次信息，帮助单位领导清晰的掌握当前的交通运输状况，深入了解交通事业的发展不足，推动交通事业不断发展。

四要积极开发档案产品。根据现有档案的特点及利用情况，有针对性地编纂一些《专题文件汇集》《重要文件汇集》等史料，为单位日常检索和查阅提供良好服务。同时，将档案资料归纳分解为不同类别，形成新的文献体系，把“死档案”变成“活信息”，更好地为领导决策、政策研究、行政管理、生产建设、经营管理和科研教育等提供参考和依据。

五要提升档案管理信息化水平。切实树立便捷化、数字化、共享化理念，从人力、财力、物力上统筹安排，统一部署，同步实施，切实推进档案存储数字化和利用网络化。首先，建立网络档案信息系统。在交通运输系统内部建设数字化综合应用平台，即通过建立健全内部服务网和公众服务网， 发挥网站的作用，实现系统内部各单位信息资源的合作共享。其次，推进档案资源数据化转变。档案管理人员要应用OCR软件、平面制图软件、视频处理软件，将传统的档案全部转化为电子数据文件，然后将数据文件分类管理，确保电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

六要提升管理人员业务能力。积极创造条件，引进培养档案专业人才，不断提高档案干部的业务技能。首先，加强教育培训。积极选送档案管理人员参加档案部门组织的业务培训，使其牢固掌握档案学概论、档案管理学等相关专业知识。其次，提升管理意识。鼓励档案管理人员自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案管理人员的业务能力。

（作者單位：张家口市交通运输局档案中心）