村级档案乡（镇）管理的利与弊

于晓佳+由迪+高俊

近些年，党和国家非常重视农业农村工作。“十二五”期间，明确提出加快社会主义新农村建设；“十三五”期间，提出脱贫攻坚和美丽乡村建设工作。随着农村工作的深入开展，村级形成了很多文字、图表、声像等资料，这些资料是村级依法开展村民自治形成的对国家、集体和社会具有保存价值的各种载体的原始凭证；是村级自我管理、自我教育、自我服务、自我监督的全过程；是实施村务公开、民主管理、招商引资、解决纠纷、编史修志、宣传党的惠民政策及传播农业科学技术和知识的重要依据。为此，做好村级档案工作是关系到农业农村发展和农民切身利益的重要工作，也给做好村级档案工作提出了更高的要求。通过深入农村乡镇调研与实践，我们认为村级档案采取乡镇集中统一管理的方法是一种行之有效的管理措施，但也存在一定的弊端。本文就村级档案乡镇管理存在的利与弊，浅谈几点看法。

一、村级档案乡镇管理的利

1.村档乡（镇）管，有利于乡（镇）村两级人力物力资源整合

村级建档的基本要求是达到“四有一能”，即：有库房、有符合档案安全保管所需要的档案装具、有兼职的档案工作人员、有档案、能查阅利用。当前，由于诸多因素的制约，大部分村委会无论是从硬件建设上，还是软件建设上，办公条件基本达不到要求，尤其是经济欠发达地区的村，办公条件更是简陋，很难腾出专门的库房以供档案之需。村委会的组成人员一般为村支书、村主任、村会计等3-4人，有的身兼多职。村干部的工作涉及面既广又繁杂，对档案工作无暇顾及，存在着“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”现象。加之兼职管理档案的人员素质参差不齐，多数人员没有经过基本的专业技能培训，工作起来成了门外汉，久而久之，档案工作被搁置，使档案在当地失去了“存史、资政、惠民、信息”功能。另外，若各村都建成比较规范、标准化的档案室，加大了人力、物力、财力的投入，造成资金的浪费。所以，村级档案乡（镇）集中统一管理，既节省了资金，又丰富了乡镇的档案资源，实现了资源的整合。

2.村档乡（镇）管，有利于乡（镇）村两级档案信息资源的共享

村档乡（镇）管，把乡镇所辖区域内的所有行政村的档案进行集中统一管理，乡镇能直接方便快捷的掌握全乡镇各行政村第一手情况和现状，做到情况清、底数明，对于乡镇正确决策和开展农村各项工作，提供可靠的依据和真实的参考。村级在查阅利用本村档案的同时与乡镇沟通联系，随时随地了解党和国家的政策，把党的各项惠农政策及时地宣传到千家万户，让广大农民真正的享受到国家为解决“三农”问题所带来的好处。为服务“三农”、服务“新农村建设”，提供更加翔实的信息资源。

3.村档乡（镇）管，有利于村级档案的科学和有效开发利用

乡（镇）对村级档案进行集中统一管理，包括统一收集、统一整理、统一制度、集中保管的管理模式。改变了村干部档案意识不强，认为自己负责工作形成的文件材料就归自己保管，换届时档案不予交接或交接不及时，造成档案丢失，村级档案管理混乱的状况。乡（镇）对村级档案集中统一管理，建立健全各项制度，包括收集、归档、保管、查阅利用等相应制度。收集时，杜绝只注重乡镇下发的文件，坚持“以我为主”的收集原则，把村委会自身工作中形成的文件材料，做为主要收集范围，特别是涉及到农民切身利益的档案，如：户籍、婚姻、低保、养老保险、医疗保险、土地承包、土地流转、土地确权、宅基地、合同协议及民事纠纷解决等，做到应收尽收。同时，由于不存在村级换届时档案的交接工作，减少了档案丢失的环节，保证文件材料的齐全完整，从而做到有档可查，提高村级档案的有效利用；村档乡镇管理，档案的集中性有利于编写大事记、组织沿革、编研乡镇史（志）以及农业农村工作建设专题，为农村工作的开展和农村的稳定和谐奠定基础。

4.村档乡（镇）管，有利于村级档案的安全保管和有效防护

虽然大部分行政村都建有村部、办公室，由于村级干部属于半工半农，除开会或上级领导及有关部门检查工作时到村部外，大部分时间都在外务工、务农或家中，使得部分档案都散落在村干部家中，少数放置在村部的档案即无人看管，又随意的存放在橱子里，随时都有丢失的可能，极不利于档案的安全保管。村级档案乡（镇）集中统一管理后，有专门的档案库房和必要的设施设备，能够做到“八防”，还有符合档案安全保管所需要的档案装具，有专职的档案工作管理人员及建立的各项规章制度，使村级档案得到安全的保管和有效的防护。

总之，村档乡（镇）管解决了村级档案工作意识薄弱、制度不健全、人员业务素质偏低、保管条件差等问题，杜绝了村级档案管理混乱及无档可查的现象，全面提升基层档案的管理水平，有效的保障了村级档案的齐全完整、安全保管和有效利用。

二、村级档案乡镇管理的弊

1.村档乡（镇）管，有时会因村干部的档案意识不强、大局意识不强，重要档案不交给乡镇保管，总觉得在自己手里安全，利用起来又方便，换届时又因各种情况不移交，造成村级重要档案的缺失，不利于下届村干部工作的开展和档案的查考及有效利用。

2.村档乡（镇）管，有时会不利于村级档案及时提供利用。随着解决“三农”问题和扶贫攻坚工作的深入，村级的职能也由原来的协助政府工作向为农户提供服务转变，村级的工作量日益加大，村干部要具体负责具体操作执行，工作时需要可信的依据和参考，特别是上级下派的应急工作，需要按时完成，由于乡（镇）档案员因事不在岗，还有一些距离乡镇偏远的行政村，都不能及时地利用档案开展工作，影响了工作的进度和按时完成，这是村档乡（镇）管的弊端。

三、解决弊端的方法

1.在乡镇一级设置综合档案室，专职档案人员负责本乡镇的档案工作，同时要负责全乡镇各行政村的档案工作，具体到收集、整理、保管等各项工作，要亲力亲为，使村级重要文件材料也应完全归档，保证村级重要档案不缺失、不流失，以便查考和利用。

2.根据当地的实际情况和工作经验，进行调查研究，本着为开展工作服务的需要，在不违反相关规定的原则下，划定具体的保管范围，做到应管的管，不该管的下放到村里自行管理，不能全管或管的过死，并根据不同阶段不同需要进行随时调整，做到灵活掌握。

3.对于利用率高的基本情况档案和重要档案，可以实行双套制。乡镇、村级分别保管，即防止丢失又能及时的提供利用，使村级档案的作用得以充分发挥。

（作者單位：承德市双桥区人力资源和社会保障局）