浅谈如何加强基层土地档案管理工作

梁英

摘 要：随着我国市场经济的不断发展和逐步深入，土地档案管理的作用日益显现出来。土地档案管理作为宏观调控的重要手段和土地管理的一项基础性工作，在社会生活中起着越来越重要的作用，具体表现为对现有的土地资源是否能够合理地进行开发利用、对现有的土地资源是否能够有效地进行管理。

关键词：土地档案；现状；管理；对策

1 土地档案管理工作的现状及存在的问题

1.1 土地档案思想认识不到位

当前，国土资源管理部门都把加强土地档案管理工作放在重要位置，积极开展档案升级达标活动，但有些同志思想认识上存在着偏差和误区，档案意识淡薄现象依然存在。一是思想观念陈旧。没有把土地档案工作放到夯实基础的战略高度去认识，对档案工作缺乏必要的了解，存在档案工作是一般事务性工作、没有业务工作重要的思想，对土地档案管理工作流程和方法不清楚，不知道如何做好档案工作和怎样加强档案管理工作；二是重视程度不够。没有认识到土地档案在当前信息化时代的实用价值，认为档案管理工作需要投入大量的人力、物力和财力，往往是得不偿失；三是管理意识不强。不注重日常土地资料的收集与积累，不用时档案资料随意乱摆乱放，要用时到处翻箱倒柜查找，一些涉及土地重要信息的资料没有及时归档保存，造成档案资料丢失、遗漏，无据可查，给工作造成了隐患。

1.2 土地档案收集整理不规范

在土地档案文件收集整理环节上，常常曝露出一些问题，存在“四重四轻”的现象。一是重文件，轻报表。收集的大多数是单位和部门的红头文件，而本级在工作活动中形成向上报送的各类材料和表格存档相当少。二是重文书，轻实物。注重收集文件、会议材料、内部刊物等经收发登记和流转的资料，忽视照片档案、电子声像、荣誉奖励、科技档案等实物档案的整理，实物档案库存量较少。三是重类别，轻单项。重视加强综合文秘类、地籍管理类、建设用地类等档案资料的归档，采取限时催交、全面核查、及时归档等措施，确保保存完整，但是对突击、临时的单独项目档案却很少收集，有的虽然收集了，也是随意堆放，或私自留存备查，没有进行系统整理。四是重数量，轻质量。土地规划、土地登记、土地出让、土地征（转）用等档案都能做到门类齐全、案卷完整，数量清楚，但质量不高，要求不严，图纸折叠、页码标注、档案装订等不符合规定，有的甚至对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清，出现编错号、盖错章的情况，制约了档案规范化管理进程。

1.3 管理体制不健全

一是职责不明确。国土资源管理工作量大、任务重，由于受编制限制，档案管理人员一般由办公室人员或勤杂人员兼任，职责不明确，文件资料收集整理归档知识缺乏，难以独立完成立卷归档工作任务。二是制度不健全。土地档案有的规章制度没有建立健全，管理流于形式，随意性大，工作中形成的文件资料在归档、保管、利用方面缺乏制约机制，档案资源个别流失，存在断代现象。三是管理力量薄弱。土地档案管理人员缺乏，兼职过多，变动频繁，不能专心从事档案管理工作，有的甚至没有经过专业档案知识系统培训就上岗，档案专业化程度不高，业务不熟悉，运用现代化管理手段较少，致使档案管理水平差，质量不高，档案使用利用率低。

2 加强土地档案管理工作的几点思考

2.1 统一思想，提高认识，切实更新土地档案工作的新观念

一是端正态度，提高认识。土地档案事业是一项崇高的事业，是国土资源管理工作一个不可缺少的方面，要切实提高对土地档案工作重要性和必要性的认识，把档案管理工作真正列入议事日程，贯穿工作始终，作为一项经常性、基础性工作常抓不懈。二是深刻理解，增强责任感。增强做好土地档案工作的责任感和使命感，提高档案工作的自觉性。全面加强档案法律法规学习，增加必要的投入，积极主动汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，不断提升土地档案管理质量和公共服务水平，发挥档案的信息资源共享作用。

2.2 强化培训，健全制度，不断注入土地档案事业发展新动力

一是着眼长远发展，加强土地档案队伍建设。做好土地档案工作，需要一支精通业务、求真务实的高素质队伍，将热爱档案管理工作、细心勤快的人员选配到土地档案管理的岗位上来。二是着眼长期建设，强化土地档案业务学习培训。一方面积极选拔档案人员参加档案部门组织的业务培训，提高档案人员的实际操作技能和业务指导能力，另一方面根据档案工作发展的需要，适时举办土地档案基础知识和业务技能培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，培养适应档案工作发展的合格人才，促进档案工作健康、平衡发展。三是着眼长久建设，完善土地档案工作制度。按照档案工作目标管理考核制度的要求，将文件材料的形成、积累、整理、归档纳入业务工作程序，纳入岗位目标管理机制考核内容进行考核，切实调动档案工作的积极性和创造性。

2.3 突出重点，规范管理，努力开创土地档案工作发展新局面

一是完善制度，规范材料收集工作。制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集，遵循土地档案的形成规律，创新收集手段，采取广泛收集和重点收集相结合，运用事前监控文件、主动寻求等形式，既收集纸质载体，又收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。二是严格要求，规范档案整理工作。严格按照土地档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。三是改善条件，规范档案管理工作。积极改善土地档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备，实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用，坚决杜绝档案丢失、破损或发生失窃、泄密事件的发生。

2.4 瞄准目标，提高效能，全面拓展土地档案工作发展新思路

一是加强土地档案信息化建设，提高科技含量。切实加强电子文件的管理，确保电子文件的真实、完整、安全，开展档案信息数据库和网络建设，建立和完善内部局域网，实现档案信息网上资源共享，积极开发应用档案管理软件，确保档案信息及时、准确地输入、检索和利用，实现土地档案信息基础设施现代化、信息传递网络化、查询简便科学化，为档案信息全方位服务奠定基础，使土地档案成为宣传工作、服务社会、服务群众的重要窗口。二是加强土地档案资源建设，开发信息资源。建立档案征集工作新机制，主动了解工作动态，积极探索重大活动和重大事件档案管理机制，调查档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发挖掘档案信息资源，主动开展土地特色档案材料的收集工作，加大对散存散失档案的征集力度，着力做好档案的维护工作，使“死档案”变为“活资料”，优化结构、丰富藏量，更好地为国土资源管理工作发展服务。三是大力推进档案服务功能建设，改进服务措施。立足自身优势，依托有效载体，注重研究土地档案的利用的规律和特点，开发档案信息资源，充分发挥档案信息资源的独特优势，完善档案管理、改进服务功能，不断完善检索手段，建立多途径、多形式、多载体的检索体系，突破传统单一、狭窄的案卷目录“一本账”的状况，

参考文献

[1]沈彦.浅议土地电子档案管理[J].企业导报，2010，（4）.