事业单位档案管理中的信息化建设分析

孟燕

（山东省北镇中学 山东 滨州 256600）

摘要：本文对事业单位档案管理中的信息化建设进行了分析，阐述了我国事业单位档案管理中信息化建设的情况，并对事业单位档案管理中信息化建设的优势进行了说明，同时还对事业单位档案管理中的信息化建设提出了具体的措施，最后总结了事业单位档案管理中信息化建设的特点和要点，旨在不断的提高事业单位档案管理中的信息化建设，提高事业单位的档案管理水平。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2016）34-0289-01

一、我国事业单位档案管理信息化建设的情况

随着科技的不断发展，我过事业单位档案管理也应该改变传统的档案管理方法，朝着信息化的方向不断发展。但，我国事业单位档案管理信息化的建设中还存在许多问题：

（一）事业单位档案管理信息化平台不完善

在利用信息化的手段对事业单位的档案进性管理时，主要是通过信息化平台实现的。但是，目前许多的事业单位信息化平台的建设并不完善，主要表现在以下两个方面：

1.事业单位档案管理信息化平台未完全投入使用，虽然在许多事业单位之中已经建立起了档案管理信息化平台，但是大家对信息化平台的使用率极低。这就会造成档案管理信息化平台空置，不仅浪费了一定的资源，还不能实现高效便捷对事业单位的档案进行管理，最终导致档案管理信息化平台不能发挥其降低事业单位档案管理资金的作用。

2.事业单位档案管理信息化平台更新维护力度不够，由于信息化的档案管理方式还没有在事业单位之中得到重视，所有在实际的档案管理工作中，许多工作人员还是采用传统方法对档案进行管理，这就导致了大家不会去关注档案管理信息化平台，当然也不会对信息化平台进行更新和维护。这会导致档案管理信息化平台不能获得最新的数据，也不能得到相应的维护，容易发生故障，从而影响事业单位的档案管理工作。

（二）事业单位档案管理人员素质不高

在事业单位档案管理信息化建设之中，并没有强调高素质人才的引入和培养，这就导致了档案管理信息化建设缺乏专业的人才，这就是导致档案管理信息化建设出现问题的人为因素。事业单位档案管理人员素质不高就会导致他们不能很好的应用信息化管理的管理方式对事业单位的档案进行管理。具体表现在以下几个方面：

1.档案管理人员的知识水平有限，不能适应信息化的管理手段，对计算机等基础设施不了解。

2.档案管理人员的专业技能不高，许多档案管理人员的专业水平都很低，远远未达到业内标准。

3.档案管理人员工作态度不认真，事业单位的档案管理本来就是一项工作量较大的工作，又因为许多工作人员不会利用信息化的手段对档案进行管理，他们的工作量就更大了，这难免会使档案管理人员产生疲劳感，从而导致了工作态度的不认真。

二、进行事业单位档案管理信息化建设的具体措施

（一）推广档案管理信息化平台的运用

虽然我国事业单位内已经构建了档案管理信息化平台，但是信息化平台的使用率极低，这就需要不断地对档案管理信息化平台进行推广，最大的发挥档案管理信息化平台的作用。可以建立信息化平台管理机制，要求所有的档案管理工作人员利用信息化平台进行档案管理工作，同时加强档案管理信息化平台的优化升级，不断提高信息化平台的服务质量，注重对档案管理信息化平台的资料更新，保证信息化平台拥有最新的档案，便于档案管理工作人员查询。

（二）提高档案管理工作人员的综合素质

事业单位档案管理在信息化建设的过程中要注意对高素质人才的引进和培养，同时对原有的档案管理工作人员进行培训，指导他们正确的利用信息化的手段对事业单位的档案进行管理。同时，严格按照档案管理工作人员具体标准招聘档案管理工作人员，保证档案管理工作人员的专业水平。

（三）对事业单位档案管理信息化建设进行合理的规划

事业单位档案管理信息化建设应该是逐步进行了，不是一蹴而就的，所以要对信息化建设进行科学合理的规划。在信息化建设工作开展之前，要做好调研工作，同时为档案管理信息化建设确定明确的目标，对事业单位档案管理信息化建设成果进行预估。进而为事业单位档案管理信息化建设作出科学合理的规划，保证信息化建设顺利进行。

三、事业单位档案管理信息化建设的优势

（一）可以永久保存档案资料

在传统的事业单位档案管理工作之中，都是对纸质的档案进行管理，但是纸质档案不便于保存，会受到外界诸多因素的影响发生：损坏、发霉、丢失等问题，给档案管理工作带来了极大的困扰。但是利用信息化的手段对事业单位档案进行管理就能够有效的解决这个问题。档案管理的信息化会利用计算机技术对档案资料数据进行收集、整理和储存，这样不仅能够十分安全的保存档案资料，还在很大程度上精简了档案管理的时间。

（二）可以便捷的查询档案资料

以往要查询档案资料都必须要经过十分复杂的查询程序，而且查询结果也容易有误。在使用信息化的手段对档案进行管理之后，就能够直接通过计算机中的档案管理系统对档案资料进行查询，既简单便捷有精确无误。为档案资料的查询工作提供了极大的便利。

（三）优化事业单位档案管理职能

事业单位档案管理信息化的建设在根本上改变的传统的档案管理方式，优化了档案管理的职能。传统的档案管理职能只是简单的对档案进行整理和保存，但是通过信息化的手段对档案进行管理可以利用计算机等科技对事业单位的档案进行档案的收集、整理、记录、存储和输出，更加全面的对档案进行有效的管理，促进了事业单位档案管理的优化升级，推动了事业单位的发展。

四、总结

综上所述，对事业单位档案管理进行信息化建设意义十分重大。但是目前我国事业档案管理单位信息化建设还存在许多的问题：事业单位档案管理信息化平台不完善和事业单位档案管理人员素质不高。本文针对这些问题提出了一些具体的解决措施：推广档案管理信息化平台的运用，提高档案管理工作人员的综合素质以及对事业单位档案管理信息化建设进行合理的规划。希望通过以上措施解决事业单位档案管理信息化建设中遇到的问题，促进事业单位档案管理水平不断提升。

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