刍议水运工程档案管理方法

岳翠平

摘 要：水上交通在我国有着悠久的历史，并适用于当下，水上交通有其自身的便利性，对经济发展有着重要作用。在利用其便利性的时候也要为其建立档案，保证各项资料与数据都有据可查。本文就水运工程档案管理方法作简要阐述。

关键词：水运工程；档案管理；方法

水运在整体交通体系中占有重要地位，在新的历史时期下水运工程建设面临着新的任务与挑战。需要及时了解工程情况及对其进行分析与判断。而水运档案则是在项目建设过程中形成的，除过其涉及的面广点多特点外，还具有持续积累的特点。鉴于这一特点， 需要在项目建设过程中随时注意收集形成的材料与文件。

1 水运工程档案

水运工程档案指的是在项目建设过程中从项目立项到项目建成投入运营，在这个过程中所产生的能够反映工作建设情况，并且对工作后期管理与维护有利的各种资料。水运工程档案与水运工作建设的关系十分密切，水运工程档案是水运工程项目建设工作安全，质量，资金，科研等项目的基础，是对工程建设情况的反映。水运工程档案管理工作是参与建设工作各单位的一项基础性工作。档案管理工作的有效开展对于其它各方面工作开展都是有利的，水运工程管理工作水平也会由此而得到提升。因此在工作中，需要对该项工作重视并采用科学有效的方法促使相关目标达成。

2 当前档案管理工作存在的问题

首先是管理工作人员意识不强。档案管理是一項系统性较强的工作，需要参与建设工作的各单位人员予以重视并给予必要的配合。主要负责人思想认识不到位，相关人员在工作开展过程中就不会重视，工作结果得不到保证。工作开展过程中需要通过某些新的方法应用获得更好的效果，由于工作人员思想上松懈，不会主动去学习，充实自己。档案管理团队的教育学习工作没有开展或者是不会开展。在整个工程建设过程中，所有人工作的重点在于项目本身，而轻视了档案管理工作，将其视为一种事后性的工作。

其次是管理机构自身存在问题。由于参与建设各单位间缺乏有效沟通与交流，责任没有具体落实到位，管理工作存在空白地带。部分企业考虑到企业成本问题，往往没有设置专门的部门负责档案管理工作。而在人员构成方面，非专业性现象非常突出，档案管理人员通常不是水运工程专业，并且人员具有流动性。专业技术人员对于工作不重视，与管理人员缺乏有效沟通。在资料收集环节存在缺失。所有的这些因素都不利于档案管理工作高效规范开展。

档案管理制度有待健全。由于水运工作涉及到大量技术性的资料，但是管理人员的知识与技能又无法有效满足工作需要。在档案管理工作方面，缺乏统一标准，资料收集归整无序，缺乏系统性，资料收集与整理往往不能够与项目建设同步开展。同时对于档案存放没有明确的制度规范，存放场所及管理设施无法满足工作需要。档案管理信息化程度低，不仅不利于当下工作开展，也不利于后期工作开展。

档案质量问题。由于工作在各方面存在不到位情况，导致了档案质量达不到预期标准，无法发挥其应有的作用。

3 加强档案管理的相关措施

3.1 项目档案管理的制度要完善

在工程建设过程中由于参与建设的单位较多，因此有必要制定统一的制度。就档案格式内容等方面进行规范，创建标准化的管理工作流程，规范操作，从而来保证档案能够真实的反映项目建设情况，并且发挥其本身应有的作用。

要明确责任人，对档案管理工作全面负责。同时要明确该责任人及档案管理工作人员相关权限与职责，便于后期工作开展。同时要明确参与建设人员责任，配合档案管理工作人员开展工作。档案管理工开展的流程要明确。并将上述内容以制度形式确立，传送至各参建单位，各单位要对所属部门人员开展学习工作，便于后期档案管理工作开展。

3.2 流程规范与标准化

档案管理工作人员要制定一套规范的流程，工作流程要合理可行。涉及到工作具体内容要制定相应标准。流程与标准要以书面文字形式传送至各参建单位。各单位在相关资料形成过程中依据标准进行。包括了在施工过程中用到的表、单，便于后期资料收集与整理。流程规范与标准化不只是将档案管理部门考虑在内，而是要将项目建设的所有单位与建设环节都考虑到其中，形成完整的体系。

3.3 管理人员

由于项目建设涉及到的专业性内容非常多，在管理人员配备方面，要考虑到专业性与非专业性的合理搭配。同时要考虑到管理人员与工程技术人员合理搭配。在档案管理队伍中要保证至少有一名经验丰富的技术人员。档案管理人员要不定期开展学习工作，了解档案管理相关知识和国家在此方面的标准与规范。加深管理人员对于工作的认识。学习不必局限于某一种形式，可以灵活进行，只要保证达到最终想要的效果。

除此之外，在日常工作中要重视人才培养工作，培养适应水运项目档案管理人才，以此来满足水运项目建设工程不断发生的变化对于管理工作及档案管理人才的要求。

3.4 重视信息技术的应用

对于收集到的资料应该包括两种形式，纸制的与电子的。作为对纸制资料的补充，电子资料在管理与利用方面更加方便快捷。同时可以借助于计算机强大的计算与分析功能，对已经收集的资料进一步深挖，从中获取有用的信息。从另一个方面来看，电子信息不会占用太大的物理储存空间，资料保存较为安全。而计算机办公已经普及，只需要利用已有设施或者是稍作升级就可以满足工作需要。对于已经收集归整的信息资料要定期进行检查。

3.5 档案管理其它方面的辅助性措施

任何一项管理工作都不可能只依据单一方式实现理想的管理目标。在档案管理工作方面可以适当的将考核与激励结合。在整个项目建设期间，对于档案管理工作出色的部门与人员予以适当奖励，而对于管理工作存在问题没有成效的，则要予以相应考核。激励与考核可以是物质性的也可以是非物质性的。另外也可以从工作的不同环节来约束。如工程验收环节，财务结算环节。从而督促各单位在建设工作中做好档案管理工作。

4 结束语

项目档案是工程建设过程的见证，具有重要的研究与利用价值。目前在水运项目建设过程中，档案管理工作还存在某些方面的问题，影响到了档案管理工作正常开展。作为管理工作人员，要结合项目实际情况，对现有工作存在的问题找出解决方法。在已有的基础上创新，发挥档案的最大价值与作用。

参考文献

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