浅谈企业公文处理常见问题的对策与思考

郭彩彩

摘 要：本文研究了企业当前公文处理中存在的主要问题以及形成的原因，结合新时期企业发展现状，指出了如何做好公文处理工作。

关键词：企业公文处理；问题；对策

公文处理工作就是指关于制订公文、办理与管理的工作，公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序；公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。企业实现正常运行主要依赖公文处理工作，可以达到有效沟通与联系的目的，也是一种重要的领导方式和处理公务的手段，有力推动着企业经营管理工作的正常运行。如果能够做好公文处理工作，有利于实现政令畅通，促进企业工作的规范化、精细化与科学化发展。

一、公文处理过程中的常见问题

（一）公文处理效率不高。1.明确时限，确保公文处理及时高效。2.加强沟通，明确公文处理意见。3.规范行文，减少公文处理障碍性因素。

（二）公文格式要素方面。1.最新格式要素要求。2.公文标题中出现标点符号。3.附件说明位置标注。4. 标点符号适用不正确。

（三）公文文种方面。1.文种使用有误。当前应用的公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要等十五种文种。2.“请示”与“报告”文种混淆不分。（四）公文处理程序不规范。公文拟制要求依据一定的程序进行，主要有下面这些表现：第一，存在着较多的公文“倒流”现象。正确的公文处理程序应该是：部门拟稿、部门负责人审核、办公室审核、领导签发。但有的部门不依据这一程序进行，拟制的文稿不送交办公室审核，直接上报有关领导签发，然后才返回到办公室，这种情况属于公文的“倒流”。第二，有的公文直接送到领导手中或多头主送，出现越级现象，上交报告等公文时存在请示内容，一般情况下这种现象存在于上行文中。第三，没有认识到协商会签的重要性。公文内容要求得到多个部门共同处理时，要实行协商会签制度，要积极取得有关部门的支持，与其做到广泛沟通，防止出现错误的决策，但在实际工作中往往忽视了协调会签。

（五）公文处理不及时。公文办理时间要依据规定进行，但在实际工作过程中，公文不能及时得到处理，有的还会出现相互推诿等现象，导致公文不能依据规定的时间处理，影响了工作效率。主要有下面这些表现：第一，在办理公文过程中，如果意识到存在一定的困难或不在本部门处理范围内，不会积极取得有关部门的联系，有时会私自扣压公文。第二，不能应用限时办结制。在处理公文过程中，文件运转环节存在一定的问题，导致不能正常运行。在发文处理过程中，如果不能及时处理某一环节的问题，那么就会占用上级部门的决策时间或下级部门的贯彻执行时间，阻碍了公文效能的正常发挥。

二、提高企业公文处理对策

（一）提高思想认识。公文具有“严格的格式与一定的程序”，因此企业在处理公文过程中要高度重视公文的权威性。对于企业管理人员特别是各个部门管理人员来说，要认识到公文处理工作的重要性，要引起思想上的高度重视，要淘汰“只抓生产经营，不搞文字工作”的错误认识，要认真对待公文处理工作的领导与检查，同时公文处理工作要责任到人，要配置高素质、高能力的文秘人员管理公文工作，要做到正确对待公文工作，要保证公文工作的权威性。要求管理人员应积极学习公文处理知识，才能带动广大职工认真遵守公文工作的程序；要求文秘工作人员对公文工作高度负责，严格依据公文审核程序进行，进一步规范本单位的公文处理工作，要严格依据公文的正确格式制订公文，应用正确的体式，才能不断提高公文处理效率，有利于保证企业各项工作的健康开展。

（二）加强文秘队伍建设。进入新时期以来，对公文处理工作提出了更高的要求，企业在选择文秘人员时要严格控制人才的进出，尽量选择那些业务能力强、综合素质高的文秘人员。第一，企业要帮助文秘人员认真学习公文理论，要求全面掌握公文理论知识，在提高政治理论素养的同时也提高了政策水平。工作上要求做到精益求精、严格要求，要求全部文秘人员拥有高尚的职业道德，对本身工作高度负责，要认识到自身工作的重要性，要积极主动投入到公文处理工作中去。第二，企业还需为文秘人员创造良好的培训机会，应用新型业务交流活动载体，实行以会代训与业务技能竞赛的做法，开展一对一帮扶，开展广泛的业务培训工作，保证企业全部人员都掌握公文处理的基本流程与基本知识，要随时了解政策的变化情况，要及时掌握不同法规与不同方面的实际情况，争取利用最短的时间掌握高水平的业务能力。

（三）促进公文处理制度化、规范化。公文处理工作存在较为繁琐的程序、较为严格的时间限制，同时要求也较高。为了做好公文处理工作，就一定要责任到人，实现公文处理工作的规范化与制度化，企业要根据本身实际情况，建立完善的公文处理制度，要自源头杜绝出现公文差错问题，文秘部门要做到在公文处理工作中严格把关，要求公文的拟定、审核、审批都需依据严格的程序进行，要实行收支登记与流转记录的做法，争取在公文处理过程中不出现任何差错，尽自身最大能力防止出现公文错误的情况，在公文处理的每一个环节都要做到精益求精、认真对待，争取做到制度完善、程序规范、档案完备、管理严格、有效考核。

（四）规范公文处理程序。在公文处理过程中要求做到科学有序、层层递进、有机连贯，要想保证公文处理工作的健康运行，则需制订严格的处理流程。在公文处理流程中存在着大量的工作步骤与工作岗位，不管哪一个环节或岗位出现问题都会影响到整个公文处理流程，所以要求不同岗位应积极配合，协调运转，达到不同环节不同岗位的有序连接，公文处理工作才能达到科学运转。

办公室要负责公文的收发、批办、传递、催办等各个环节的正常运行，要随时掌握公文的处理情况。不得出现“为公文而公文”的情况，不能只做一些收收发发的工作，要认识到公文管理与应用的重要性，要积极研究如何做好公文处理工作，要保证每一份公文内容及时传达到公司、各部门、项目部当中，同时监督其执行，使公文处理工作有力支持企业管理、领导决策等工作的正常运行。

（五）定期考核，完善的激励机制。上级部门要严格要求下级部门，要做好指导工作与监督检查工作。要在规定时间内总结公文处理工作，同时应用合理的公文处理考核标准。利用检查、考核等做法，及时表扬在公文处理工作中表现积极的部门，同时也要批评那些达不到考核标准的单位或个人。

（六）加强公文处理人员素质的培养。要求公文处理工作人员正确对待本职工作，要在思想上高度重视，要拥有大局意识与全局观念，要不断提高政治素质。不具备政治素质就不可能做好這一工作。

三、结语

总之，公文处理工作涉及到多个方面多个环节，要想高质量地完成公文处理工作，则需要各部门和办公室人员对本职工作高度负责，要拥有较高的政治觉悟与理论水平，具备扎实的专业技能，严格依据公文处理的流程操作，遵守国家制度与工作纪律，应用考核制度，认真做好公文处理的每一项工作，公文处理工作就能得到高效运行。

参考文献：

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