Word文字处理软件使用中常见问题及解决措施分析

王玉凤

【摘要】信息技术不断发展，计算机的应用普及越来越广泛，Word文字处理软件已经成为人们日常生活办公中不可或缺的常用软件之一。本文就对Word文字处理软件进行简述，总结分析Word软件使用中一些常见问题，并针对性的提出解决措施。

【关键词】Word软件 文字处理 计算机操作

【中图分类号】G71 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）12-0212-01

一、前言

对于当今科技时代的发展，计算机技术起到至关重要的作用，大幅提升了人们生活、办公的效率和准确性。其中Word文字处理软件的广泛应用，更是改变了人们的办公模式。

二、初学者在Word软件使用中常见问题及解决措施

1.文档保存

信息技术的不断发展，Word软件也不断革新，功能愈加丰富，初学者在学习、应用Word程序进行文字处理时难免会出现一些问题。如用户在用Word软件进行文字处理到一定阶段时，为防止因误操作导致文件丢失，需要将文件进行存档，既有助于自己进行后续处理，也便于交由其他人查看。然而在实践操作过程中，初学者在对文档加以保存时，有些时候会弹出提示内容：文档是“只读模式”。之所以会这种情况，最可能的原因是Word文本经过用户的修改变动，因此不可以再保存为只读文件。这是因为在同一个文件夹中，不允许同时出现两个名字相同的文件。针对这种情况，通常可以采用的的解决对策是，为文件重新命名。即修改Word文本之后，以另一个名字存档该文本，为其创建一个与之前不同的新文件名。具体操作流程可简述为：选择“文件”→点击“另存为”→在文件名框内，编写一个新的文件名。但是需要注意的是，框内的“.doc”字符绝不可以删除→点击“保存”确认，完成存档[1]。

2.输入文字

Word软件的研发就是为了对文本加以处理，而且相较于传统的手写模式，更加精准、快捷、高效。在文字处理方面，Word软件具备智能编写、导向服务、针对用户操作问题自动提供帮助等优势特性。文字输入作为Word软件最为常用的基本功能，对于用户来说，也是Word应用过程中最重要的内容之一。部分初学者在输入文字时，有可能会出现，新输入的文字内容替换掉了之前输入的文本，之所以会出现这种情况，最可能的原因是用户在使用键盘拼写文字是，在没有注意的情况下，按下了Insert键，这个键位的功能就是切换文本输入模式，将之前的文字输入模式转变成了文字改写模式。找到问题的原因之后，就可以针对性的加以解决，即用户只需再按下一次Insert键位，就可以切换为常规的文字输入模式了。

3.剪切复制

剪切、复制功能可以为用户文本输入提供极大的便利，减少重复操作次数。初学者在利用剪切、复制功能时，常见的问题有：用户将剪切或复制来的文本粘贴到文档中时，会莫名加入“空格”。这种情况的原因在于，Word程序设计中添加了“智能粘贴”功能，不仅在粘贴文字时自动加入空格，在删减文本时，也会智能化删减无用空格。然而，这项功能在进行英文编写时能起到一定方便作用，在中文编辑过程中，反而造成不必要的麻烦。对于这种问题的解决，用户只需针对性的禁用“智能粘贴”功能即可。具体流程为：选择“工具”→点击“选项”→选择“编辑”→进入“智能粘贴”的设置选项→点击“取消”完成操作[2]。

三、常用者在Word软件使用中常见问题及解决措施

1.文件恢复

因为突然停电或未将文件保存即退出编辑的误操作，引发的文件丢失问题着实令人困扰。针对这种情况，可以采取的补救措施有：打开Word软件→选择“文件”→点击“另存为”→在保存方式的选择中，找到“RTF格式（*.rtf）”，然后选择保存→打开RTF格式文档→选择“另存为”→选择“Word文档（*.doc）模式”→“保存”确认。当然，文件恢复的过程毕竟有些麻烦，用户也可以采取一些措施，用来预防文件丢失问题的发生，最常见的就是利用Word自动备份文件，不仅人性化而且方便。其具体流程为：选择菜单中的“工具”一栏→点击“选项”→在“文件备份”提示框中，选择“确定”，完成保存。利用Word这一功能，可以实现文档的自动备份，可以有效避免文件丢失现象的发生[3]。

2.文件加密

在一些情况下，为防止文件内容的泄露，用户会对Word文件进行加密设置。接下来，就简述一下文档加密的常用方法。通常情况下，文档加密可分为三种方式，对密码进行打开以及修改等操作，起到保护文档的作用。首先的流程为：打开“密码设置”→选择“修改密码”→在提示框内会显示要求，用户需要在框内填入正确的密码，才可以查看文档内容信息。其次，就是密码修改阶段，在一部分情况下，加密的文档可以供其他用户查看，但是无法被其他用户加以修改，这是就需要运用密码修改功能对文档进行操作。但是需要注意的是，在不知晓文件原密码的情况下，是无法完成密码修改操作的。

3.格式及公式

即使是Word软件的常用者，在面對文档的格式编辑，也会出现一些问题，常见的有：为文档添加“页眉”后，页眉下端显示有一条用户并不需要的横线，接下来就简述如何消除这条多余的横线。首先要选择“页眉设置”→将页眉内容全部选定→将页眉切换为正文样式。几步操作就将横线消除了，而且不会影响到页眉内容的正常编辑。在Word文档内添加公式时，往往会出现行距加大的情况，而且针对这种问题，简单的进行段落修改是无法解决的。以下流程是一种切实有效的解决方法：打开菜单栏中的“文件”→进入“页面设置”选项→选择“无网络”→点击“确定”完成修改。这种方法有效而且简便，无需对文档内所有公式一一修改，也不用对公式加以操作，就可以完成整篇文档内的公式行距调整[4]。

四、结语

不仅是初学者在使用Word软件时，可能会显得有些生疏，就连一些常用者操作Word进行文字处理时，也会存在一些问题。这就需要人们在使用过程中，不断总结归纳，加深对软件的了解和运用，进一步提升工作效率。

参考文献：

[1]张霆.如何针对高职院校学生进行文字处理软件Word教学[J].科教文汇（下旬刊），2016，02（02）：106-107.

[2]祝亚英.Word的使用技巧[J].中国市场，2016，14（04）： 185-200.