公文格式常见错误探析

刘文森

作为与《党政机关公文处理工作条例》配套的国家标准，《党政机关公文格式》在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效。然而，公文格式不统一、不规范的情况仍时有发生。看看下面10种公文格式常见错误，你中过吗？错误1：不急的公文标注紧急程度，且未按规定位置标注；在标题中的文种前面加注紧急程度，如“紧急通知”“紧急请示”“紧急报告”等。正确做法：紧急公文应分别标注“特急”“加急”，用三号黑体字，顶格编排标注在公文首页版心的左上角；如需同时标注公文份号、密级和保密期限，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。错误2：发文机关标志标注为发文机关名称后加“任免通知”“情况通报”“值班通报”等。正确做法：发文机关标志由发文机关名称加“文件”二字组成（也可不加“文件”二字），但发文机关名称后不能加文种。错误3：发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重，字数过长；年度使用“（）”或“[]”括入，发文顺序号前“0”占位，且加“第”字；上行文的发文字号标注的位置不准确。正确做法：发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；发文顺序号用阿拉伯数字标注，前不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）；上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置，居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。错误4：没有标注签发人；标注的签发人不是该机关的主要负责人或其他经授权的负责人；签发人标注了职务。正确做法：上行文应标注签发人姓名，签发人应是机关的主要负责人或者其他经授权的负责人，签发人员标注姓名，不标注职务。错误5：公文标题中省略发文机关名称；把文种作为公文标题；公文标题的字体字号使用不规范，排列呈长方形或沙漏形等。正确做法：公文标题由行文机关名称、事由和文种组成；使用二号小标宋体字标注；标题回行时，排列应为梯形或菱形。错误6：公文正文中，结构层次序数语后的标点符号一律使用顿号， 如：“（一）、”“1、”“（1）、”；同一篇公文中结构层次序数语书写不统一，使用好几种结构层次序数语，如：使用“首先”“其次”“再次”，又使用“其一”“其二”“其三”，再使用“第一”“第二”“第三”等。正确做法：公文中的结构层次序数语及标点符号为“一、”“（一）”“1.”“（1）”；字体第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注；一篇公文中的结构层次序数语，使用同一种书写，以体现上下文表述的一致性。错误7：附件说明中的附件名称字数较长换行时顶格标注，未与附件名称的首字对齐；附件名称后使用标点符号“；”或“。”。正确做法：附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。错误8：发文机关署名与发文机关标志不一致或使用不规范简称；公文成文日期中的数字使用汉字小写数字书写。正确做法：发文机关署名应当署发文机关全称或规范化简称，并与发文机关标志一致；成文日期中的数字应当使用阿拉伯数字书写。错误9：公文需要说明的事项标注在版记的上一行；附注内容未用“（）”括起来。正确做法：附注应标注在居左空兩字加“（）”编排在成文日期下一行；标注内容应该用“（）”括起来。错误10：抄送机关未按党政军群团的顺序或未按上级、平级、下级的层次标注；抄送机关要素栏内随意标注“内部领导”“打印、核对人”“印数”“联系人”“存档”等内容。正确做法：抄送机关的排列顺序按机关性质或隶属关系确定；对于不同级别的应依上级机关、平级机关、下级机关的次序标注；抄送机关栏内只允许标注主送机关外需执行或者知晓公文内容的其他机关，不可标注与此无关的内容。（摘自《秘书工作》）endprint