浅析商业银行档案外包的风险管理

赵古花

【摘要】本文通过对当前商业银行档案外包的背景、成因进行分析，探讨商业银行在档案外包过程中存在的风险因素及风险管理重点，提出对风险因素控制的评价内容及准则，以防范商业银行在档案外包业务上可能产生的风险，供大家学习、参考、研究。

【关键词】商业银行档案外包 风险管理 风险重点 风险控制

档案是机关工作和生产活动中产生的文书材料和技术文件等在办理完毕后，为了满足日后查考利用的需要而归档保存的，并且任何档案都是适应机关工作和生产的客观需要形成的，不是人们凭主观愿望随意编写的，更不是按照档案人员的要求产生的。档案在不同阶段具有不同的价值形态，对社会具有不同的具体作用。

商业银行档案外包是指银行在档案管理人员、存储设备不足或管理成本不经济条件下，整合利用外部优质专业化档案管理资源，将银行档案委托外包单位管理，从而达到降低档案保管成本，提高管理效率的一种档案管理模式。

档案外包商应具有以下特征：

第一，是一种实体性管理机构；

第二，是一种社会化、集约化和专业化程度高的档案管理机构；

第三，有较大的规模，服务对象也较多；

第四，对其保管的文件只有保管权，而无所有权；

第五，是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构，它要对双方负责，作为一个过渡性的、中间性的档案管理机构，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同时又要担负起为档案馆积累档案的重任；

第六，可以承担文件管理咨询与培训的职能。

一、银行档案外包的背景

二战后，美国大量的文件需要归档保存，文件中心应运而生。1950年，美国《联邦文件法》以法令形式肯定了文件中心这种新型管理机构。把使用次数不多，但又必须保管一段时期的文件集中存放在造价较低的专门库房里，受到人们的认可。

从某种意义上讲，商业银行就是“经营风险”的金融机构，以“经营风险”为其盈利的根本手段。商业银行是否愿意承担风险，是否能够妥善控制和管理风险，将决定商业银行的经营成败。随着业务发展和竞争加剧，商业银行面临的风险也呈现出复杂多变的特征，对这些风险进行识别、分析、计量、监测并采取科学的控制手段和方法，是商业银行保持稳健经营的根本所在。健全的风险管理体系在银行可持续发展过程中具有重要的战略地位，具备领先的风险管理能力和水平，成为商业银行最重要的核心竞争力。利用先进的风险管理技术，最大限度地减少银行档案外包可能造成的损失，是商业银行档案外包风险管理目的。

二、商业银行档案外包的风险管理重点

风险是一个常用而宽泛的词汇，频繁出现在经济、政治、社会等领域。就银行风险的定义主要有以下三种：

一是风险是未来结果的不确定性（或称变化）；

二是风险是损失的可能性；

三是风险是未来结果对期望的偏离，即波动性。风险是一个明确的事前概念，反映的是损失前事物的发展状态。

从风险的定义上可以看到，风险是对未来结果的不确定性，是可能存在的损失，银行档案做为银行经营活动的历史记录，是传承银行社会记忆，再现银行历史面貌的凭证，为银行经营、管理提供信息支持，并为银行业务相伴产生的法律风险提供原始的凭证依据，其重要性不言而喻。因此，防范银行档案外包过程中可能产生的风险，是确保银行档案外包安全的首要工作，银行档案外包风险管理的重点是：

（一）档案外包风险的评估

商业银行在制定档案外包政策时，应当评估以下风险要素：

1.外包活动的战略风险、法律风险、声誉风险、合规风险、操作风险、国别风险等风险因素；

2.影响外包活动的外部因素，因外包供应商的过错而造成的服务中断或撤销而引发的风险；

3.银行对外包活动的风险管控能力；

4.外包供应商的技术能力、业务策略和业务规模、业务连续性及破产风险，风险控制能力及外包服务的集中度；

（二）外包供应商的尽职调查

1.外包供应商的主体资质、经营管理能力、经营声誉、行业地位；

2.财务稳健性、技术实力和服务质量、对银行业的熟悉程度；

3.对银行托管档案客户信息的安全性；

4.外包供应商对突发事件的应对能力；

5.外包供应商的关联关系；

（三）外包合同的审查要素

1.外包合同中的服务内容、范围、标准、期限；

2.外包服务的业务连续性安排；

3.外包服务的保密性和安全性的安排；

4.外包服务的结算、支付方式；

5.外包服务的审计和检查；

6.外包争端的解决机制；

7.外包合同或協议变更或终止的过渡安排、违约责任；

8.外包供应商的应急管理；

三、商业银行档案外包的风险评价标准

商业银行档案在外包后，定期对档案外包商进行风险评估，做到早发现早预防。将银行档案外包风险纳入银行日常管理并持续监控、评价，就能及时发现档案外包风险，并在发现风险后及时采取有效处置措施，将损失减少到最低程度。

日常工作中可采用平衡计分卡方式设计评分标准，可按月、季、半年、年度要求进行档案外包业务检查，检查内容包括：

（一）外包供应商的评估：

1.资质：是否符合专业资质；

2.财务：收费是否合理，程序是否完善；

3.日常经营：是否出现异常；

4.及时性：是否能及时办理档案的收、取、查阅流程，在办理过程中有无差错发生；

5.差错性：资料能否及时、准准、无差错地领取、归还，不存在遗失情况；

6.沟通性：沟通是否顺畅，是否对银行服务需要的反应能迅速、及时、有效完成；

7.保密性：无违反保密原则，业务合作期间能保护好银行信息及银行商业秘密；

8.监督检查：是否能积极配合商业银行开展外包监督工作，及时报送外包工作情况；

9.违规性：是否存在违规行为，是否存在隐瞒事实，阻挡、抗拒检查、伪造、隐匿、篡改、毁灭违规证据行为。

（二）外包人员的评估

1.人员：有符合要求的档案管理人员，能够高效完成各项工作；

2.外包業务人员能够妥善保管商业银行委托保管的各类客户资料、档案资料；

3.服从银行管理，无主观故意，通过内外勾结、恶意操作等措施规避银行风险控制措施；

4.无擅自向客户做出不实承诺行为，向客户提供虚假资料或误导性宣传；

5.无假借银行名义进行客户约谈行为，无冒用银行商誉的行为；

6.无利用职务之便，窃取客户资料等进行违反职业操守及银行管理规定的其他行为；

（三）突发事件的应急预案及演练

1.是否事先制定建立档案外包风险突发事件应急预案和机制，确保档案外包业务活动的正常经营；

2.是否建立替代方案，寻求合同项下的保险安排等措施；

3.是否定期组织外包商开展演练，建立外包业务连续性计划，确保业务活动的正常经营；

四、商业银行档案外包的前景及展望

银行将部份档案外包是弥补人手不够，存储场地、设备受限、管理成本不经济的有效办法，但外包不等于不管，恰恰相反，银行档案外包工作必须在银行档案室的控制下，以保证方向正确，成果符合要求。银行档案外包风险应对策略的目的是力图将风险降低到可以接受和控制的程度。

自商业银行诞生之初，风险就与之相伴。通过对银行档案外包风险的识别、计量、监测、控制，采取分散、转移、规避和补偿等措旋，确保外包风险能及时发现。通过对风险诱因的分析，及时发现档案外包中存在的问题，决定采取何种有效措施。通过识别和评估档案外包风险，采用合理的技术、方法对档案外包加以防范和控制，以最小的成本使档案外包风险所致损失降到最低程度。银行档案外包做为银行档案管理的一个部份，是随着银行近年业务的发展而成长起来的新兴行业，具有广阔的市场前景。相信在银行档案工作者的辛勤努力下，将银行档案外包风险纳入日常管理并持续监控、评价，就能做到早发现早预防，确保银行档案外包业务的连续性，为银行档案外包业务健康稳定发展做出积极贡献！

参考文献

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