计算机技术对现代文书档案体系建设的影响

常莹

摘 要：随着我国经济的快速发展，计算机技术的快速普及，在现代文书档案管理过程当中计算机技术也被普遍的应用起来，不仅是建立相应的信息统计机制来对文书档案的记录信息进行统一的管理，还在信息使用的过程当中对文书信息进行仔细的搜集，统一成专业的计算机数据库来方便使用者进行查询。对于现代的文书档案体系来说引进计算机技术来说，不仅可以从整体上提升现代文书档案体系的工作效率，还可以有效避免文书档案体系在档案信息处理过程中错误的发生，有效的满足使用者档案信息查询的需求，帮助档案工作者及时准确的获取信息。

关键词：计算机技术；文书档案；管理体系；管理模式

1 现代文书档案体系的信息化建设

在我国信息技术快速发展的今天要想充分提升文书档案体系的工作效率，不仅要对现代文书档案体系的档案管理模式进行有效的分析，还要从档案信息获取的渠道来做出仔细的定量分析，对获取的档案信息进行集中的分类，满足档案信息精准查詢的需要。另外，在文书档案信息体系的建设过程当中，除了要有针对性的方法来满足现实信息使用和查询的需求之外，还要从信息档案的获取渠道对档案信息进行详细的分类，一方面是便于查询，一方面是保障档案信息的有效性，确保档案信息能在较大的时间和空间范围内进行有效的传递，保障档案信息的真实可靠。当然从另外的角度来说，现代文书档案体系的建设还要在计算机技术的支撑下建立相应的数据平台，其功能一方面是满足文书档案信息存储的需要，另外一方面是要保障信息的合理获取和使用，档案信息不同于普通信息，不仅在使用上有着较大的局限，同时还要保障信息的安全，因此文书档案的信息化体系建设要充分的衡量信息平台的安全性，对建设的档案信息系统平台的安全性进行有效的评估，保障文书档案信息的及时获取和有效传递，满足使用者的档案使用需求。

2 文书档案信息传递机制的建设

在现代文书档案的信息化体系建设的过程当中，一方面是档案信息平台的开发，一方面是档案信息体系信息传输机制的建立，因为信息传输机制与档案信息平台是相互联系的，没有档案信息平台的支撑，档案信息是不可能稳定传递的，二者是相互保障和相互依存的关系，必须相辅相成的进行建设才可。在文书档案信息平台开发完成之后就需要对平台的信息传递机制进行开发建设，首先要保障信息传递机制与档案信息平台要有着高度的契合性，在保障信息有效传递的同时，要保障信息的安全，其机制的重点就是信息安全和信息的稳定传输，信息安全需要平台在开发过程中实现准确的信息接口对接，并对信息接口进行加密，防止信息的泄露。信息的稳定传输在于信息逻辑机制的建设，如何选择准确的信息通道来满足信息的交互和实时对接是在信息传输机制建设中要全面考虑的。只有在保障了信息的稳定传输和信息安全的前提下，信息传递机制才能最大化的发挥出其价值，满足现代文书档案信息的管理和使用。

3 文书档案信息系统的交互性保障

计算机技术对在现代文书档案信息管理的最直接影响就是电子信息档案管理系统的开发，除了要保障纸质文书档案信息与电子档案信息高度匹配以外，还要对文书档案信息资源进行充分的整合，根据文书档案信息的具体情况做出系统建设的解决方案，满足集成性信息系统建设的需要。纵观文书档案信息管理体系的发展，要想真正的突出电子档案信息的价值，就需要电子信息平台作为信息传播媒介，打造资源共享机制，最大程度上来满足信息交互的需要。俗话说，共享为主，要想在建设有价值的文书档案信息管理体系，不仅要有着广泛的信息分发机制还要打造最便捷的信息使用平台。信息时代，技术发展的引领作用毋庸置疑。信息平台的快速崛起，是因为有先进技术体系的支撑。电子档案信息使用平台要实现智能匹配、融合发展，就要充分利用各种先进技术手段，创新信息共享形式。另外，随着现代各种各样信息的广泛使用，文书档案信息平台的信息交互功能也是越来越强大，不仅可以实现空间和时间范围内的人机信息交互，也可以依据档案信息使用者的具体需求来融合各种各种的信息资源，满足信息使用者查询的需要。现代的文书档案平台对使用档案信息的用户进行精准的测算之外，还要对档案信息针对使用需求的不同进行大数据化的测算来预判档案信息使用的趋势，因为对于文书档案信息系统来说无论是现实资源亦或是信息资源都是在定位用户需求的基础上来整合的，因为资源的对称主体是信息使用者，只有在充分满足使用者的信息需求之上才能有效的衡量档案信息的价值。缺少使用者支撑的信息资源不能称之为资源，所以在平台信息的融合性发展下，文书档案信平台的建设要进行信息资源整合，然后对信息作出使用趋向预判，在满足信息交互的前提下为信息使用提供保障，指明信息使用的方向，确保使用性的档案信息安全可靠，以此来保障系统的就共享性。

4 文书档案信息管理体系的建设

对于信息化的档案系统来说，确保档案信息的交互性使用还需要建立相匹配的信息管理体系，依据档案信息系统的不同建设针对性的信息管理体系可以有效保障信息的安全和档案信息的合理使用，能够对偷窃信息的人员进行仔细监察，有效保障文书档案管理系统的稳定运转。随着现代计算机智能技术的兴起，很多的档案管理体系都实现了信息资源的可视化，文书档案信息不仅可以通过相应的终端设备让使用者进行获取，通过相应的移动设备还可以进行信息的直接获取，既加强了信息的移动性，也从传统固化的信息传播形式跳脱出来，增强信息的趣味性和科学性，让受众者可以更加自由的畅享信息海洋，获取有价值的信息资源。在现代档案信息资源架构方面，文书档案的管理体系的人工智能化在便捷性也有了很大程度上的提升，不仅可以通过信息引擎来进行直接的信息搜集，而且信息搜索引擎还可以基于用户的信息搜索习惯来对用户信息获取数据进行计算，通过大数据信息处理器来模拟用户的信息获取环境，最大程度上方便用户的信息获取，帮助用户更加便捷的查询数据，获得信息数据资源。同时，计算性的数据形成了集中性分析和分布式传播，在满足信息价值可靠计量的前提下有效的进行数据的基本分析和运算处理，既要在相应的时间节点将媒体信息快速的传播出去，同时也要对数据进行有效的保存，防止文书档案信息数据的泄露，确保档案信息的安全。

5 信息多元化使用体系的建设

在现代的文书档案信息体系的建设过程中，除了满足档案信息使用的需求之外还要建立相应的信息使用体系，既要保障信息的安全性，也要从根本上满足全方位的信息使用，因为文书档案信息的使用范围是广泛的，因此其信息系统的建设要满足多元化使用的要求，确保各个领域都能享受到高质量的文书档案信息。

6 结语

在现代文书档案的信息体系的建设过程当中，要从信息使用者的角度充分考虑，满足信息高效率使用和传递的需求下，保障档案信息系统的稳定运转，提高工作效率。

参考文献

[1]试论文书档案如何逐步实现计算机有效管理[J]. 李媛媛. 黑龙江史志. 2010（05）

[2]文书档案计算机管理刍议[J]. 刘姣莲. 湘潭师范学院学报（社会科学版）. 2005（03）

[3]利用计算机管理文书档案的优点及需要注意的问题[J]. 姜海英. 黑龙江档案. 2005（01）