档案信息化建设存在问题及解决对策

摘 要：随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，计算机等信息技术被人们普遍应用于各个领域，并成为人们生活、工作中不可或缺的重要工具。在档案管理方面也不例外，各级档案部门为提高档案管理的质量，进行了档案信息化建设，经过近几年快速发展，取得了重要成果，但是还存在着不足之处。对档案信息化建设过程中出现问题的研究分析、处理，有助于提高档案信息化建设质量，提升档案管理质量，便于社会公众的查询使用。

关键词：档案；信息化；问题；对策；探讨

档案信息化建设是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。

1 档案信息化建设的内容

（一）基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

（二）档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

（三）应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。

（四）标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。

（五）人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

2 档案信息化建设存在的问题

（一）功能不健全，比较单一。目前，各种数字化档案管理系统仍然利用传统的管理模式，主要用于档案查询功能，仅仅是管理和利用手段的变化。缺少一套适合计算机系统档案管理的规范，不利于档案信息的查询利用，以及对档案信息进行更深层次的统计分析。

（二）缺少规范的电子文档管理标准和制度。随着电子政务的广泛使用，电子文件的大量产生，由于缺少管理规范和标准，导致电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导不到位，致使归档电子文件不完整、不及时。

（三）档案信息资源分散，未能实现资源信息共享。由于信息需求量的增加，人们的注意力就不只局限于某一方面，而会更多地注意到档案部门之间的联系，着眼于档案信息与其他信息的联系，由于管理体制的问题，档案管理存在条块分割、横向联系堵塞，各系统间沟通少，标准规范不统一，造成档案信息交流困难的现象。

（四）人们的档案意识淡薄，使档案信息化缺乏应有的精神动力，良好的档案意识是档案信息化建设的有力推动。只有具有良好的档案意识，才能真正有从社会信息的角度去看待档案，才能有把档案信息融入于社会信息系统的具体行动。

（五）信息化档案应用系统存在着网络安全问题。 信息化档案是通过计算机、网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，由于缺少一套完整的安全措施，容易遭到黑客的攻击和病毒的入侵，使数据和应用系统受到破坏，系统不能保持正常运转，信息在传输的过程中重要信息被泄漏或修改。

3 档案信息化建设过程中存在问题的解决对策

（一）增强档案管理人员的信息化管理意识。通过各种形式，加大对法规和法律的宣传力度，增强档案管理人员对档案的管理意识，明白档案文件的归档和累积是他们的重要工作。另外，培养人们良好的档案意识，增强对档案信息化建设价值的认识，提高档案信息化建设质量。

（二）明确档案信息建设的标准和规范。按照国家推荐的信息化管理标准，并根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。

（三）加大基础设施建设。加大资金投入，增上计算机、数码相机、扫描仪、打印机等数字加工设备，为档案信息化建设提高可靠保障。安装网络系统，构建信息数据库，确保资档案资源共享及信息交换，推动档案信息化建设持续稳固向前发展。

（四）构建完善的档案信息资源共享系统。充分能利用网络和数字加工设备，对档案资源文件进行归档和鉴定，并予以监督，防止出现归档不及时、不规范和不完善的现象。建立统一标准，打破各自为政局面，使资源共享得以实现，让使用者能够更方便的获取档案信息资源，并获取核心内容。借助信息资源的网络化管理，最终形成一个更大的信息系统，建立一个范围更大的信息管理体制，实现档案信息资源的共享。由于档案的信息资源是社会发展和国民经济重要的战略资源，利用和开发信息资源是对案资源能更有效的为社会提供服务。

（五）不断建设完善各类信息化建设应用系统。一是开发利用功能更加齐全的档案管理系统软件，提高档案信息的数字化和电子化，为档案管理人员加工档案提供便利，为社会提供高效、快捷的服务。二是定期对应用软件进行升级，提高系统的应用能力。三是建设档案网站，通过网页的形式，向社会提供档案信息的网上咨询、查找。

（六）建设安全的网络防御系统。一是严格执行身份认证和权限管理制度，运用动态口令 、身份认证等形式，加强档案的安全保密。二是配置新型防火墙产品，配備入侵检测系统和信息传输加密产品，安装防病毒系统。三是建设备份与灾难恢复系统，保证档案信息在遭受攻击后，迅速恢复。另外，可将档案信息存储在专用服务器上面，确保其具备自动备份的功能，与此同时还需定期对其进行刻录备份处理。

（七）建设一支专业技术雄厚的技术人才队伍。对管理人员进行有针对性的教育，让他们能具备良好的业务水平、纪律观念、思想品质。注意确保管理人员的稳定性，进而保证档案管理工作能连续进行；有组织有计划的安排管理人员学习新知识；根据档案管理对软硬件的相关要求，对复合型人才的培养和引进予以重视。

作者简介

王彩云（1971-），女，山东省枣庄市公路管理局206国道峄城收费处，从事档案管理工作。