基于企事业单位信息化建设的OA系统应用实施

周丽梅+王炜

[摘 要]企事业单位通过自身改革，不断加强公司运营能力的关键任务就是，要加速信息化创建工作，对现有资源进行合理分配，从而提升工作水平。信息化是企业管理进入自动化和现代化管理最为高效的途径，合理发掘和使用OA系统是企业信息化创建的关键步骤。本文在描述信息化创建的背景、影响以及使用状况的前提下，进一步给出了信息化创建和OA程序的选择、架构功能以及使用运行策划。

[关键词]企事业单位；信息化建设；OA系统

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.040

[中图分类号]F270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-00-02

随着社会与技术的前进和发展，在企业改革与变型的重要时期，信息化创建发挥了不可替代的作用。电脑技术与电脑网络技术，或是二者的派生产品的创建及使用，也是信息化在企业中最为直观的展现。可是，有很多企业信息化水平还处于基础实习时期，还没有把OA系统当作管理核心去开展信息化建设，未以有关准则来探讨OA系统的能力及使用价值，从而给信息化建设工作制造了阻碍。直接影响着OA系统在国内公司中的运用。

1 企事业单位信息化建设的情况及其开展原则

日本早在20世纪60年代末就提出了信息化的概念。平时人们所讨论的信息化说的是在经济社会活动中，广泛应用现代化信息技术手段，更为高效的发掘和应用信息，加速社会经济发展和社会进步，推进人们生活方式的转变，从而变成了一种社会经济过程。

企业信息化是指运用先进信息技术，将信息资源开发出来并普及使用，逐渐加强生产、运营、服务等活动的能力，从而提升公司的经济效益及核心竞争力。给企业在市场发展中不断壮大带来一定的基础力量。

信息化是由多个子系统共同配合形成的一个完整复杂的系统工程，所以需要巨大的人、财、物的使用。当这些条件不足时，可以利用下面几项原则。

（1）整体策划：按照公司主要的发展方向去拟定IT发展策划，促进公司整体目标的实现，达到加强企业的经营能力及关键竞争力。

（2）逐步推进，急用优先：按照真实情况，让那些对公司来说最主要、最迫切需求的系统优先获得使用。

运用这些原则的运用，可以减低风险，提高成功率，同时经过试验可以替公司培育出很多理论和实战相结合的实用性人才，他们将作为公司信息化建设所需的最重要的人力资源。

2 信息化建设的必要性

现在大部分企业，都会建立起各种管理运营系统，例如，财务管理系统和人力资源管理系统以及ERP系统等，由于这些系统互相之间没有联系，相互独立的系统经常会形成同样的信息反复记录的状况。比如，不同的系统需要对公司內部的人员变动或组织机构变化同时做出相应的改动。假如工作流程发生变化，对于系统来说就会更严重。另外，每个系统中也有不相同、不及时和不同步等信息出现的概率。比如，员工调动时，人力资源系统及时产生了变更，可是OA系统却可能还没有及时做出调整；公司财务系统也没有及时进行改变。在现实中，想要避免不一致信息出现，一般将会花费较多的精力。此外，信息的零乱收集也无法逃避，职工与顾客交流的文件、造访顾客的信息以及职工的考核信息分别记录在OA、CRM和人力资源系统中等。使用这样的程序，不但会给管理人员造成管理上的困难，也会对职工的工作效率造成阻碍。

所以，对于一家公司来说，将所有独立的系统通过一个平台或者一种接口统一集合起来，且能使不同的系统相互关联以及不同的信息保持一致，是现代企业面临的重要问题，也是现代企业急需解决的问题。

3 OA系统的应用实施

3.1 OA系统的概述

在各种子系统里，OA系统是信息化系统的主要构成成分。OA系统是以公司的结构组成为基础，尽量实现公司关于内部管理限制以及职位分工的需求，具有整体参与的研发特征，能够满足所有客户业务需求的计算机系统。OA系统相较于其他信息系统在各方面有着巨大的优势。

3.2 OA系统的选型标准

按照企业信息化创建的发展状况，笔者给出以下选型意见。

3.2.1 功能上：注重网络化、无纸化、智能化、标准化

网络化：同步创建信息、人员资料及公共邮件等数据信息，运用数据分享功能实现异地办公、联合办公、移动办公以及协同办公等功能需求。

无纸化：公司系统内利用电子形式传输文件，并实现人员之间互相发送、抄报信息，将政府行政单位下发的文件转换成电子文档相互转发交流，尽量不使用纸质材料，在减少企业费用的同时，也避免了环境污染，加强了工作效率，从而实现网络办公。

智能化：科学的工作方式，不但能使高管及时掌握公司动态，还能让职员摆脱平时重复机械的工作，充分运用信息技术，改变过去劳动方式，进一步加强决策实力及业务能力。

标准化：规范工作方式，加强工作流程及工作制度，规范工作行为，推进各级行政组织机构规范有序办公，保障其高效运转。

3.2.2 技术上：注重实用性、安全性、先进性、开放性

实用性：简单明了，设计形式独特，运用信息技术对企业的原有工作模式进行改造和完善，体系组成明了，使用功能强大，管理和维护及使用方便，便于学习和使用。

安全性：软件和硬件同时考虑，保证系统能够平稳可靠的使用，另外，制订详细可靠的安全秘密策划、紧急处置方案以及安全管理制度，保障网络与信息安全可靠。

先进性：寻求突破，参照电子政务建设的成功案例，利用网络最新的研究结果，使用先进可靠的网络及通信技术，指导将来的发展方向，始终保持先进性。

开放性：不断融合和发展，确保与其他系统之间的相互融合，同时也要不断发展，满足系统升级的需求，在提升系统功能的同时，扩大客户范围，使网络系统的功能充分得到体现。

3.3 OA系统的功能架构

OA系统关键由私人办公、企业办公、实用工具、信息库和系统管理5大模块组成。根据B/S结构，它关键完成流转种类的行政办公类使用，如拟、审、签、办、归档等工作处理能力。

4 OA系统的检验

4.1 OA系统的检验方法

（1）功能检验：检验OA系统各部分功能的准确性，依据需求说明书中介绍的关键点验证，并分析各项功能是否达到各单位的工作要求，并从三方面加以证明。①单功能证明：在考虑包含所有可能出现的情况下，检验单功能是否达标。②工作流证明：检验单点组合后所有程序能不能达标。③功能间交换：所有单点功能交互场景的检验。

（2）易用性检验：OA系统通常由B/S结构实现，需要对Web页面的直观性、一致性、灵活性和舒适性进行检验。①直观性：表现在客户使用界面是否干净有序，不能给客户产生阻碍。②一致性：即检验版面上所有专业名词是否准确无误。③灵活性：即检验其在完成工作和数据传递等过程中的简便性。④舒适性：即检验系统的外形和感受是不是和所需完成的任务及操作人员的需求一致。

（3）规格和性能检验：在规格检验时，应对OA系统能接受的规格进行检验，证实系统规格是否合格。性能检测是证实系统各功能部分性能是否完成需求，比如关联检测的能力，客户集中使用同一流程的性能等。

（4）安全性检测：在检验安全性时，应包括以下几个方面。

①网络安全：检验系统是否能够确保公司数据安全，拦截外界系统及黑客非法入侵。②内部安全：关键是客户账户和登陆的安全性，并对OA系统各个输入界面，尤其是输入后要进行数据库分析，非常可能被SQL语言打击，应进行专门检测。

（5）可靠性检测：检验系统及功能模块能否在各种突发状况下准确完成工作。

（6）长时间检测：①检验系统过度使用后，服务器会不会出现使用功能减低和内存缩小的状况；②是否能够使用自动化技术，实现机械重复运作。

4.2 OA系统的测试策略

（1）在检验产品时，操作员工应向专业设计者进行详细咨询和了解，最佳方案是由专业设计者指导，操作者亲自检验运行。

（2）假如存在特殊需要单独设计的OA办公流，希望使用敏捷研发和检验流程，每迭代一次交换一个工作流。

5 结 语

企事业单位的特别性奠定了企事业单位信息化创建的特别性和困难性。由于网络信息化是将来变革的助推剂，因此，OA系统是信息化创建的重点。正所谓三分技术、七分管理、十二分数据，因此，应对员工进行全体教育，加強数据资源的保存和转移，逐步完善管理制度，提高人性化设计和管理水平，从而使OA系统充分在企业生产活动中体现价值。

主要参考文献

[1]余丽萍，熊伟.浅析办公自动化系统（OA）的测试[J].网络与信息，2010（10）.

[2]李季一，任春莲.浅论如何实施企业信息化[J].网络与信息，2010（9）.

[3]姜永涛.“OA系统”系统测试策略与方法[J].信息技术，2010（3）.