浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理探究

叶力卡提?库尔班

摘 要：任何组织或是个体想要更加细致地处理内部事务，保存重要信息，就必须开展办公室文书档案收集和归档工作。笔者在此主要针对办公室文书档案管理工作的特征，以及收集和归档等细致化工序内容处理要点等，加以有序论证解析，希望能够引起相关工作人员重视与灵活化参考沿用。

关键词：文书档案；特征；收集和归档；处理要点

日常生活、工作环境之中，包括个人、组织之间，都存在着微妙的联系，主要是因为他们在处理相关事务和沟通过程中，都会沿用文书这类特殊性的文字材料。持续至今，文书管理已然成为办公室工作体系之中不可或缺的结构单元，而这部分文书档案的收集和归档工作是否有效，将直接决定不同机构、人员之间信息传递的精准性，以及各类管理事务布置交接的顺畅性结果。所以说，预先理清办公室文书档案收集、归档工作的处理要点，显然是非常必要的。

1 办公室文书档案管理工作的特征研究

1.1 文书档案管理活动组织的重要性

所谓办公室文书档案管理活动，实际上就是针对各类业务性信息进行整合、认证、检索、应用、维护的行为流程，这部分工序流程彼此之间存在着缜密关联，占据主导地位的便是应用，至于其余环节则主要是针对信息应用服务而设置的。处理好办公室文书档案管理事务，进一步为相关机构提供富有针对性的发展建议，这是办公室人员的重要性职责之一，主要是因为文书档案能够为企业各类工作方案推广执行提供参谋作用，既可以作为宣传教育的素材、历史的凭证，又可以被认证是科研研究活动中的基础性服务条件，其应用的重要性，自然无法被轻易地忽视。

1.2 文书档案载体形式和涉猎内容的多元性

正如上文所闡述的一般，文书档案是办公室工作体系中的必要性结构单元，主要是由于能够针对各个部门工作状况加以真实化地记录，并为日后各类合理化改革方案制定实施，奠定基础。不过需要注意的是，这部分档案的载体形式和涉猎内容往往极为多元化。

首先，在档案载体形式方面，将包括机构之间签订的合作协议、电子档案、责任书等多重表现形式。

其次，档案本身涉及到的内容方面，主要透过科技、会计、行政等不同类型档案之中予以逐步深层次地舒展。

1.3 文书档案管理工作流程的一体化

顾名思义，文书档案主要是在文件工作环境之中沿用，同时也主要在文件工作过程中衍生。透过实际调查认证，文书档案整理工序可以被认定是文件工作布置交接的最终结果，主要是在文件收集、运行、催办、承办等基础条件下延展的，而在此期间，有关文书档案和文件工作两者之间的关系，往往是相辅相成的，换句话说，即文书档案源自于文件工作，而文书档案日后的收集和归档应用的可靠性，也将直接决定整个档案工作的运行质量。

2 新时期下办公室文书档案收集和归档工作的科学化处理要点解析

2.1 文书档案收集工序中需要全面关注的操作要点

在不同企业之中，为了确保相关档案资料收集地更为健全完善，有关工作人员则有必要在文件衍生阶段中便细致化观察认证其完整性效果基础上，组织文件管理全过程的监督活动。一旦说其间发现任何弊端迹象，则需要在第一时间内向有关机构领导报告，进一步搭建起完善化的组织控制体制，并且确保辅助内部文书、承包机构，以及有关职员，完成办公室档案文书在衍生、传输、处理、归档等环节中遗留缺陷的整改任务。毕竟唯独这部分文件齐全了，有关机构文书档案的收集和应用工作的实效性，才会得到合理的保障条件。

相比之下，办公书文书档案收集工作组织的核心要点，将主要锁定在档案室对本机构需要归档档案的接收层面上。在组织该类接收活动期间，作为现代专业化的办公室档案工作人员，必须全面贯彻后续诸多规范要求，即实时性优化改造既有的档案内容、全面强化对档案室外工作环境的调查和认证力度、长期维持入室档案内容和形式的标准化特征，再就是归档档案务必要同步彰显出齐全、完整特性。事实证明，唯独确保将这几类处理要点予以按部就班地执行之后，才能充分满足现代办公室档案收集工作的数量充分、结构和质量优良、工作实时、特色彰显等诸多规范要求，避免上级领导在今后各类发展类决策活动中产生思维模糊的现象。

2.2 文书档案归档环节中应该谨慎对待的处理要点

归结来讲，文书档案归档工作务必要秉承三类基础性规范守则，即维持文件之间的历史关联特性，包括文件来源途径、归档时间、涉及内容等都要维持紧密的关联效果；确保准备工作处理完毕之后延展出全新样式的整理工序内容，就是要求相关工作人员合理沿用前人整理的工作基础和相关档案资料，开发出全新的文件体系；方便实时性地加以保存和沿用，就是要求工作人员在整理档案的同时，想方设法维持档案自身的可查找性和利用性特征。至于这部分文书档案归档过程中需要遵守的操作要点则表现为：

第一，科学化分类。办公室工作人员在组织合理规模的档案整理工作前期，有必要依照特定标准针对既有的档案内容进行分类处理。如今经常使用的分类方式包括年度、机构、保管期限等分类模式，它们在工作环节中通常会进行组合式沿用，借此维持档案类别的清晰性效果。

第二，高效率装订。就是要求办公室工作人员针对各类档案进行合理程度地拆顶和修裱调试，尤其是在一些破损档案维修期间，需要注意尽量维持这部分文件的原始面貌。

第三，有序化排列组织。强调工作人员在处理好档案装订任务之后，在分类方案之中的最低一级类目之中，结合特定模式进行归档文件的先后排列次序确认。目前经常沿用的排列形式主要就是时间顺序法，此类模式不管是针对相同事务的衍生变化顺序，或是进行不同事务发生顺序认证过程中，都能够保留较强的操作特性。

第四，细致化地编号。要求工作人员将各类归档文件在全宗中的位置进行特殊形式的符号标识，并且保证凭借归档章的模式在最终的归档文件之中予以注明，这类工序的核心存在意义，就是为后续诸多繁琐的编目工作交接，奠定基础。

第五，清晰化编目。归根结底，就是针对归档文件进行目录编辑。在实际处理期间，编目理当以件为单位布置拓展，其间更应该注意在文件目录之中一件只可体现一类条目，一旦说来文和复文作为一件时，在归档文件目录之中，便只可以针对复文进行编目处理。

第六，妥善化装盒。要求工作人员依照件号的有关顺序，将档案分别装入档案盒之中，并且注意要维持档案盒顺序和归档文件目录之中对应条目顺序的一致性，这样就能够方便日后进行高效率地检索和应用。

3 结语

综上所述，办公室文书档案收集和归档等管理类工作，本身极为繁琐复杂。笔者在此阐述的意见，都是经过自身实践认证和整理的，相信能够为广大办公室文书档案工作人员完善自身职务，提供较为可靠的指导性效用。长此以往，为我国各类企事业单位可持续化经营、竞争和发展，提供不竭的支持服务动力。

参考文献

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