浅析科研院所外事管理工作存在的问题

2017-05-15郎凯

现代企业文化·理论版 2017年8期

关键词：科研院所管理

郎凯

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）04-000-01

摘要科研院所外事工作因国际交流的频繁而增多，但是科研所对此方面的管理存在很多问题。本研究在分析科研院所问题的基础上，有针对性的提出解决对策。

关键词科研院所外事工作管理

随着我国经济的快速发展，与世界各地的交流越来越多，也预示着外事管理量和难度的增加，这给科研院所的外事管理工作带来新挑战。本研究笔者通过自身工作经验，对科研院所外事管理工作进行反思，总结外事管理工作中存在的问题，并提出改善建议。

一、科研院所外事管理工作简介

（一）工作岗位设置

科研院所的外事管理工作一般无专门部门，只单独设置办公室，一般设置办公室主任一名，办事员以科研院所大小设置若干名。办公室主任负责统筹协调亲所有外事工作，办事员专项负责某部分内容。

（二）工作内容

科研院所的外事管理工作主要是服务科研和生产工作，内容分为“出”和“入”两大类。“出”是指科研院所的工作人员因公临时出国或出镜相关事宜。该项主要是指工作人员根据本单位的实际情况，选派一定资格及数量的管理或技术人员出国（境）执行合同、洽谈合作、技术交流、共同研究、工程承包、参观学习等。“入”是指邀请国外人员来我国科研院所的相关事宜，内容是与我国“出”相类似的事情。这是科研院所外事管理工作的大概内容。

二、科研院所外事管理工作存在的问题

（一）不够规范化

科研院所外事管理工作管理不能够规范主要表现在两个方面。一是外事工作人员身兼多职，除了本职工作外还要兼任其他的职位或工作。这就导致其不能专心外事工作，易出漏洞。二是外事管理工作财政模糊。科研所一般在财政方面会得到国家较大支持，用于科研所硬件设备的建设，而对于外事管理工作的财政预算和规划则不清楚。

（二）缺乏团队建设

身兼数职使得外事工作难形成一个团队，团队建设则无从谈起。若团队人员过少也易忽略团队建设，包括忽略应用培训或培训不足等。这是科研所外事管理工作常有的问题之一。

（三）工作人员专业素质亟待提高

部分外事管理工作人员专业素质不够高，主要原因有三[4][5]。一是管理层及领导重视不够。管理层或者领导认为外事工作只是为科研所国际交流或合作项目处理外出问题，将该工作看的太过简单。二是招聘标准低且培训不足。很多科研所招聘的员工，只要求是名校毕业，对其他能力考察不够。三是部分外事工作人员自身对工作的责任心不够。很多应聘者认为工作比较稳定不需要成绩，因此在工作的过程中不负责任。

三、关于科研院所外事管理工作的建议

外事管理工作对科研所来说很重要，鉴于以上问题对科研所的工作会产生负面的影响，笔者提出以下建议。

（一）管理层及领导团队要重视外事管理工作

要提高外事管理工作的成效，科研所的管理层及领导团队要给予外事管理工作的足够的重视，要充分了解外事管理工作给予其他工作的支持和辅助作用，给予适当的重视。

其次，对于外事管理工作要有明确的财政预算，用于外事管理工作团队各方面建设，既包括外事管理办公室设备等硬件设备，例如電脑及学习设备；亦包括软件建设，例如培训及学习费用。

再次，外事管理工作是不断发展的，科研所要给予外事管理工作人员适当的对外交流工作，以便其能够学习到国际最先进的外事工作管理理念，进而更新本科研所的外事管理工作，提高的外事管理工作的水平。

（二）建立高素质的外事管理工作团队

要建立高素质外事管理工作团队，首先要提高招聘标准。高标准并不意味名校毕业，而是要看候选人员的综合素质，包括责任心、积极性以及解决问题等能力。招聘流程可采用全体面试及个体面试等流程，以确保招聘到优秀人长。

此外，进行入职培训。入职培训的内容包括科研所的整体情况的介绍、外事管理工作的职责等内容。还要采用适当的方式去检验是否掌握基本内容，确保每个人能了解这些内容。

外事工作管理的理念、方法等是不断发展的，外事管理工作的团队要持续进行在职培训，更新工作理念，改善方法，提高外事管理工作成效。

（三）创新科研所的外事管理工作

外事管理工作要重视外事工作档案的整理。外事工作的主要内容主要包括“出”和“入”两类，但每项具体工作都有差异。系统的档案记录有助于掌握某类外事工作的主要特点及注意事项，这样就能为类似的工作内容提供丰富的经验。