信息多跑路 群众少跑腿—舟山市定海区智慧档案云综合利用平台建设工作纪实

舟山市定海区档案局

群众在区档案馆查档

在舟山市定海区，以前老百姓查档须凭本人有效证件到区档案馆办理，这对许多群众不太方便，尤其是上了年纪又不识字的老年人更是困难，可如今这样的情况已大有改观。例如，一位在宁波务工20多年的上了年岁的村民，到马岙街道查询个人婚姻登记资料，可她记不清结婚年月日，也说不清自己的名字，工作人员使用本单位账号，进入定海区智慧档案云综合利用平台，把与姓名读音相近的字都搜索一遍，最终查到了她的婚姻登记记录。她高兴地称赞说：“现在真好，我在自己家门口就可以查档了，真是方便啊！” 统计显示，目前平台历史访问量达11500余次，服务群众达1100余次，区智慧档案云综合利用平台推广至全区11个镇（街道），群众查档只需到居住地的镇（街道）办事大厅办理即可，实现了“家门口”查档的目标任务，大大方便了群众。

馆室联动，同步开展数字化

档案数字化是档案信息化的基础，也是打造智慧档案云综合利用平台的先决条件。区档案局积极开展档案数字化工作，专门成立了档案数字化项目工作领导小组，明确相应权责，确立“馆室联动，平衡发展”的原则，辐射带动室藏档案数字化。2012年，正式启动馆藏档案数字化三期计划；2015年3月，正式启动全区室藏档案数字化三年行动计划。馆藏、室藏档案数字化工作均由区档案局统一安排，采用项目外包方式，由区档案局提供工作场地。截至目前，完成190个馆藏档案的全宗数字化，占应数字化量的97%；完成43家单位2006年至2010年室藏档案数字化及在线系统数据挂接工作，其中17家完成2006年至2014年室藏档案数字化。区属单位的室藏档案数字化成果，全部采用数字化副本的方式在馆内备份。

系统对接，实现文档一体化

2010年，定海区面向区属各单位推广榕基OA协同办公系统和博通档案在线接收管理平台，实现无纸化办公。2011年，区档案局对两套系统进行有效整合，在榕基OA协同办公系统上设置通用数据接口，只要一键点击归档按钮，区属各单位的电子公文数据即通过网络直接写入档案管理平台，两套系统间可以实现跨平台的数据传送，实现了全区文档一体化全程管理。2014年，区档案局将博通档案在线接收管理平台并入区政府云平台中，实现安全访问控制管理、政务网边界入侵防范管理，提升了平台的安全性，并通过对平台的软件进行升级，解决了平台缺少身份鉴别与信息复杂度鉴别、处理登录失败难度较大等技术问题，为建设智慧档案云综合利用平台提供了技术前提。

馆室一体，构建智慧档案云综合利用平台

按“先集中统一保存，再逐步规范管理”的原则，依托政务外网，升级博通档案在线接收管理平台，搭建对区属各单位电子档案产生、存储、管理、归档、集中、中转、发布、进馆等全过程进行管理的软硬件平台系统，即“智慧档案云综合利用平台”，实现对全区档案数据管理进行统一指导，并对档案数据进行集中保存和提供共享服务。平台以政务外网为通道，统一标准、统一软件、统一流程；构建档案馆室一体化利用服务集成平台网络构架，设立在线指导、在线接收、在线查询、在线答疑等功能；建立以档案馆为点、各基层单位档案室为面的分布式管理模式，具备大容量储存、高密度整合的特征；形成全区目录、全文、多媒体三个大型档案信息基础数据库，实行一体化网络全程管理。

2015年下半年，对智慧档案云综合利用平台进行测试，着重对平台性能进行测试，发现漏洞及时通报开发商，商榷解决措施，并邀请开发商技术人员来单位进行现场指导，就平台存在的问题和需改进之处进行商议，做到现场发现问题现场解决，不断优化平台性能。目前，区属各单位档案管理员只需使用区档案局统一分配的专用账号登录平台，即可查阅检索本单位的民生档案。

突出民生需求，确定试点单位

结合“进村入企大走访”活动，由区档案局主要领导带队，对全区11个镇（街道）的档案工作情况进行摸底调研，与社区（村）、企业、群众代表等座谈，掌握社会对档案利用的需求及在查档过程中面临的实际困难，确保平台运行“接地气”；积极对接博通软件有限公司的项目专家，听取加强平台各方面功能的专业意见。在此基础上，确立“以点带面抓示范，辐射带动促发展”的工作思路，选取近五年档案工作年终考核稳居前列、先后通过浙江省档案目标管理认定二级、省级规范化数字档案室测评的马岙街道为试点单位，试点运行智慧档案云综合利用平台。

以民生为重，“一对一”返还档案数据

根据对查档窗口档案利用情况进行分析，确定婚姻、户口迁移、土地征用、土地承包、精简下放、山林、自留山等7类民生档案为群众平时查询利用最多的档案。在馆藏档案基本实现数字化的基础上，优先上传挂接这7类民生档案数据至平台，并将相关数据“一对一”授权返还给各镇（街道），使本镇（街道）居民能够检索查阅本镇（街道）的档案数据，实现了档案效用最大化，保障了档案信息安全。

精准培训，提升档案员实操能力

智慧档案云综合利用平台正常运作的关键，在于档案员具备一定的实操能力。区档案局加强与各单位档案员的沟通，将他们在实践中遇到的各类问题进行汇总，据此调整培训策略，并按需提供“菜单式”培训。2016年3月，区档案局分两批对各立档单位档案员进行系统操作培训，介绍智慧档案云综合利用平台的主要功能和操作方法，讲解数字档案的归档、检索、查看等内容，并着重对数字档案的导入和原文批量挂接进行演示；考虑到各镇（街道）面临的困难各不相同，区档案局组织了技术小组，开展上门指导。此举有效提升了全区档案员的数字档案管理能力和水平。

总之，智慧档案云综合利用平台是定海区档案信息化建设的最新成果，平台建设不仅强化了对全区档案资源的有效监管，还极大地提升了档案公共服务能力。但是，目前平台暂不具备电子印章功能，尚未实现在线跨馆出证。今年，区档案局将进一步扩大档案数据利用范围，力争全区所有进馆单位可以馆室异地查档，完成成为全市首家实现馆室一体化全覆盖县区的目标任务。下一步，区档案局将配合市档案局尽快建成以互联网、政务网、局域网和PC电脑终端、手机终端、市民卡终端、电话应用为基础，以全市各类档案信息资源为主要内容，能提供跨馆查档出证、室馆异地查档、城乡（海岛）异地查档和公众网上查档、自主查档和被动推送相结合的智慧档案云综合利用平台，推动舟山市档案事业再上新台阶。