高等教育教学发展中高校档案收集和利用工作研究

裴应胜

摘 要：就近年来我国高等院校发展现状来看，高效办学规模不断扩大，办学模式进一步深化和创新，这给高校档案管理工作提出了更多的要求。高校档案是我国档案资源的重要组成部分，因此在高等教育发展中科学地抓好高校档案管理工作，顺应档案资源复杂化、多元化管理趋势十分必要。针对我国高等教育教学发展中的档案收集和利用工作展开详细探讨，以期促进高校档案管理实现科学化、现代化，为高等教育教学发展提供有力的参考。

关键词：高等教育教学；高校；档案管理；收集；利用

中图分类号：G278.6 文献标志码：A 文章编号：1001-7836（2016）10-0149-02

在高等教育教學发展过程中，高校档案管理工作是重要的工作内容。丰富的档案资源能够为高校发展提供多元化的参考意见，对促进高等教育教学深化发展有着至关重要的作用。因此，要加大对高校档案管理的重视力度，进一步规范高校档案收集和利用工作，提高工作效率[1]。高校档案工作中收集和利用是两个最活跃的环节，即首先通过收集，最后实现利用。就目前我国高校档案工作现状来看，加强这两个环节管理十分必要。

一、高校档案收集工作

在高校档案工作过程中档案收集为整个过程的起点，对档案工作管理有着至关重要的影响，换句话说档案收集工作质量好坏，直接影响档案工作分类、检索、利用等其他环节。在高等教育教学不断发展的过程中，档案收集工作的质量水平有所提升，如收集范围不断增大，从党群、行政档案收集扩大到对教研、教学档案的收集等等。同时档案内容也日趋多元化，对高校职能活动以及相关工作进行有效收集整理，不断丰富馆藏档案[2]。在信息化社会发展过程中，档案收集工作的载体已实现突破和创新，例如从纸张收集到录音收集到现在的计算机收集，实现了档案收集载体材料的多样化。

1高等教育教学发展中档案收集工作的原则

就目前高等教育教学发展趋势来看，为提高档案工作效率，加强档案收集，应遵循以下几点原则：

完整性原则。档案材料收集过程中首先要保证材料的完整性，以保护档案原始记录。在保证档案材料完整、准确的基础上才能更加客观地反映高校活动情况，体现档案材料的自身价值，为高校发展提供可靠依据。

原始性原则。要保证档案材料收集具有其原始性特征。在进行材料收集时无论是上级下发的文件还是学校自行制定文件都应保证其元件，不能采用复制件取代原件，即要最大限度保证源文件的历史材料面貌[3]。

真实性原则。只有保证档案材料收集的真实性才能为后者应用，充分体现其档案价值，对档案资料反映的内容以及相关数据信息等进行引用，也对揭示高校实际发展情况有着重要意义。

2档案收集基本方法

高校档案收集的基本方法主要包括三种：

第一，定期集中收集。主要是指以归档制度为前提，参照指定的归档时间，档案相关工作人员与各部门展开联合工作，实现定时、定内容、定人收集。这种档案收集方式具有集中性特点，主要按照年度、文件类型等进行归档，如教学内容整理、党政管理等等。

第二，重点收集与普遍收集结合[4]。为维护档案收集的完整性，要做好全面收集工作，但同时要保证收集具有针对性和重点性。通过对重点部门、重点资料的收集形成有价值的重要资料，包括教研、办公室等部门。同时，针对高校举办的重大活动以及重大项目等要进行档案重点收集，这样能够促进档案收集工作更加完善和准确。

第三，现场收集。在高校档案收集工作中由于高等教育教学改革步伐较快，不断开展各类型工作和活动，因此针对这些档案材料要采取现场收集的方法，避免出现收集时间不当，错过档案资料收集机会。例如，高校举办重大活动，档案收集工作人员只有在特定的时间和环境下才能实现档案收集。当重大活动开展过程中高校领导进行发言，或对高校成果进行鉴定和验收，这些均属于重要材料应予以收集，因此应授权档案部门负责，通过专业人员进行现场及时收集，或进行追踪收集，实现对档案文件源头的控制，并及时展开归档收集，通过有效鉴定后实现完整文件材料收集。

3加强档案收集工作应注意的问题

首先，要不断增强归档意识。除了专业档案收集人员应增强归档意识外，还要对高校广大职员进行档案意识培养[5]。在实践调查中了解到，高校各部门或基层单位，兼职档案员远远多于专职档案工作人员，因而，兼职档案员有无档案意识将在很大程度上决定归档材料是否完整、是否有价值。此外，由于高校自身的特点，大量的教职工本身就是高校档案的“资料源”。例如，高校科研项目是教职工主持和参与的，科研过程中形成的文件、记录、成果、荣誉证书等都可能成为档案资料，而这些材料往往都掌握在当事的教职工手中。由于平时在档案工作中，只注重文书档案、财务档案、教学档案、干部人事档案等，忽略了教职工手中的材料的收集，再加上部分教职工档案意识淡薄，导致教职工手中的档案资料收集难。通过归档意识的培养，能够有效避免这些问题的出现，提高档案收集效率和收集质量。

其次，加强档案收集范围管理。档案收集工作在高校管理中通常具有集中性特征，即在限定时间内进行通知的发布，并对相关归档内容和归档范围进行明确。但在调查中了解到，目前高等院校中对档案范围的规定具有一定的模糊性，且随意性较大。因此，为适应高等教育教学发展形势下的高校档案收集工作，要加强对档案范围的管理，通过积极地调整政策的应用，对完善学校职能，促进档案完整都有着积极重要的意义。

最后，要丰富档案收集的载体。高等教育教学发展逐渐深入，传统的纸质档案收集无法满足现阶段档案收集工作需求。目前我国已步入现代信息化社会，多媒体技术应用越来越广泛，在高校教学以及相关活动中产生了大量的电子资料和信息，这要求档案收集也要实现数字化管理，打破传统纸质收集工作形式，提高工作效率，并保证收集工作的完整性和全面性。在调查工作中了解到，目前我国诸多高校尚未实现信息化档案收集管理，使很多重要档案资源无法得到保存。在现代科技不断发展的时代背景下，高校档案收集要充分利用现代化设备，有效实现档案资源准确、全面收集。

二、高校档案利用工作

档案利用服务工作，是通过一定的方式方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。其任务在于及时、准确、全面、有效地为用户提供所需的档案信息材料。它是档案工作的中心内容，也是档案管理工作最为活跃的一个环节。高校档案利用服务，主要是以高校档案为基础，为全校师生、教职员工及社会服务的活动。

为充分发挥高校档案利用的作用，要从多方面进行服务优化，主要可以从以下几个方面入手：

1高校档案部门要提前进行相关档案工作的把握，根据学校具体工作安排对重大活动或重大项目的开展提前做好介入，对所涉及的档案进行提前服务。

2要深刻认识档案展览工作的重要性。通过档案展览发挥档案资源的教育功能以及传播信息功能。同时，档案展览也能够为高等院校教育教学发展做出积极贡献，提供重要信息依据。

3加强档案的编研，丰富编写形式，加大材料分析，保证决策依据的可靠性。做好档案的开发利用，丰富档案资源类型，从而进一步创造出更高的社会效益。另外，为了保证档案提供的准确性和全面性，提高档案利用的整体效率，要通过档案信息资源的开发利用，实现检索体系构建，以促进档案信息资源开发利用综合能力的提升。

三、结束语

综上所述，在高等教育教学发展中，高校档案收集和利用工作应进一步完善，提高档案工作效率，充分发挥档案工作的功能性作用。针对高校档案收集工作，应不断强化归档意识，进一步保证档案资源的完整性。同时，要对归档范围更加明确，避免出现宝贵档案文献资源在档案管理范围之外的情况。在信息化社会发展背景下，要认识到信息档案管理的重要性和高效性，促进档案收集效率的提升。通过完善工作体系，建立档案工作制度，保证档案资源有效收集归档。针对档案利用工作要从服务创新角度出发，不断强化档案展览以及超前服务，发挥提供决策依据的重要职能作用。同时，要加强档案的编研，丰富编写形式，加大材料分析力度，保证决策依据的可靠性。做好档案的开发利用，丰富档案资源类型，进一步创造出更高的社会效益。

参考文献：

[1]孙大东.基于用户需求的高校档案利用工作研究——以陕西师范大学档案馆为个案[J].档案管理，2011，（5）：23—25.

[2]刘丽男.谈如何做好文化艺术档案收集和利用工作[J].黑龙江档案，2014，（6）：61.

[3]王兴娅.基于要素分析的高校数字档案信息服务模式研究[D].南京：南京大学，2013.

[4]叶柱琼.试述高校档案利用工作的走向[J].中山大学学报：社会科学版，2001，（4）：132—136.

[5]沈莉.淺谈新形势下成人高校学籍档案的管理和利用[J].常州工学院学报，2007，（1）：94—96.

（责任编辑：陈 树）