探索新农保业务档案管理的数字化途径

摘要：在信息时代背景下，新农保档案管理应用渠道、工作载体、工作环境均发生了变化。本文主要分析了新农保业务档案数字化系统建设的重要性，以及新农保档案管理数字化系统建设的有效措施。

关键词：新农保业务 档案管理 数字化

随着我国新农保政策的广泛实行，农村的参保人数也在逐年攀升，这就使新农保档案管理工作面临更加巨大的压力。因此，在这样的形势下，规范新农保档案管理工作，探索新农保业务档案管理的数字化途径，是一项亟待解决的问题。

一、新农保业务档案数字化系统建设的重要性

（一）拓展档案管理的空间

传统的新农保业务档案管理，通常都是有专门的档案室和档案架，这样的管理方法占用了较多的有形空间，而随着档案文件的增多，档案室和档案架往往都容纳不下。新农保业务档案数字化系统建设彻底转变了传统的档案管理的模式，既提高了档案管理的有效性，又使得档案管理突破了有形空间的限制，还可以实现档案信息资源网络共享。另一方面，传统的新农保业务档案都是纸质材料，在整理、储存、查阅等工作过程中，就有可能出现损毁、遗失的情况，将新农保业务档案进行数字化管理，既能方便整理、储存、查阅，又可以避免档案的损毁、遗失，而且在计算机系统中还可以实现网络传输和远程调用，提高了档案的使用效率。

（二）减少档案管理的费用

传统的新农保业务档案管理对于各项配套的人员和设施往往都有较高的要求，一般的档案室都会安装空调、灭火器、去湿机等设备，还会安排专门的人员来管理，这些都是管理档案的费用。实行档案管理数字化系统管理后，可以极大地减少档案管理的人力、物力、财力的投入，既节约了占地空间，而且可以避免纸张浪费、材料损耗等问题。

（三）有效保护原始档案文件

新农保业务档案是重要的资料，通常需要长期保存，因此如何有效地保护原始档案文件极为重要，由于传统的档案文件都是纸质载体，因此管理、储存和保护这些文件具有较大的难度。浸水、火灾以及长年累月的翻阅都会对这些档案文件形成彻底的破坏。采用数字化的管理，既能在网络上替代原件来使用，还可以在机或者相关电子产品中永久的保存，而且数字化的档案资料可以实现电脑检索，可以在极短的时间内进行准确的查找，既能提高工作的效率，又可减少逐卷翻阅的次数，可以有效延长档案文件的使用寿命。除此之外，数字化的管理还可以防止别有用心者在查阅档案时撤换、篡改资料，有效保护原始档案文件。

二、新农保档案管理数字化系统建设的有效措施

（一）提高相关人员对于新农保档案管理数字化的认识

数字化系统是档案管理发展的方向，相关领导人员和档案管理人员应该转变陈旧的观念，对于数字化系统树立起新的认识。领导人员应该认识到实行新农保档案管理数字化是提高新农保工作效率的重要举措，加大对于新农保档案管理数字化系统建设的投入与培训的力度，及时调整管理方法，促进的有序发展，使其发挥最大的作用；档案管理人员应该正确认识到数字化系统的重要作用，努力提高自身的理论水平与实际操作水平，以适应新的需要，更好开展新农保档案管理工作。

（二）采用规范的系统和软件

随着计算机技术的普遍应用，各种档案管理的系统和软件层出不穷、五花八门，对于政府机构而言，应当采用中央组织部统一推行、规范的、符合《信息结构体系》的系统和软件，这样既能保证电子新农保档案的安全性和有效性，还能避免出现资料混乱、上下级之间无法共享的问题。在采集文本、照片、声像等资料方面，应制定统一的标准，采用统一的文件格式，这样既能保证档案文件的统一规范，还能避免不必要的转换。除此之外，还应该加强信息輸入管理，既能保证信息录入真实性、合法性、完整性，更能保新农保档案的安全性与准确性。

（三）使数字化系统规范化、法制化

在理论层面上，学术界对于新农保档案管理数字化系统建设还没有形成具有指导意义的理论成果。因此，需要相关学者对于数字化系统建设开展深入的研究，形成具有指导性意义理论成果，并引导这些理论成果运用于实践，使新农保档案管理的数字化系统的发展有良好的理论依据；在法律政策层面上，应尽快建立健全相关的法律法规与相关制度，使新农保档案管理数字化系统建设有章可循、有法可依。可结合我国的具体国情，明确新农保档案管理数字化系统建设的责任与义务，并建立相关的监管机构，使规范化、法制化。

（四）加强数字化系统的内部控制

首先，要明确档案管理人员的各项职责，对于档案管理人员的工作进行指导与监督；其次，完善数字化系统环境下的管理、授权、批准制度，严厉禁止无关的人员对于相关软件及程序进行操作，对于每一环节都进行监督与检查，档案管理人员应该做好每一次的操作记录，减少甚至杜绝错误以及舞弊行为；再次，保证良好的运行环境，建立各项数字化系统的管理制度，谨防由于突发事故引起的档案文件的丢失与损毁，加强对于软件、硬件的检测与维护，另外还应该做好机房管理、计算机维护制、数据备份等方面的工作，必要时以制度的形式加以规范；最后，保证网络安全，利用现代杀毒与隔离等网络技术，防止病毒与黑客的入侵，同时还要加强对于档案管理人员的安全教育与培训，不断提高其信息安全意识。

三、结语

综上所述，新农保档案管理数字化系统建设既是一项创新，也是一项系统的工程，相比较于传统的新农保档案管理，数字化系统具有不可比拟的优势，因此，是新农保档案管理的发展趋势。在实际工作中，应该遵循相关法规和制度，遵循科学的方法，有效开展新农保档案管理数字化系统建设，不断提升新农保档案管理水平。

参考文献：

[1]王兴涛.浅析新农保险业务档案管理[J].人力资源管理，2014，（04）.

[2]李琳萍.论新农保档案管理存在的问题及对策[J].知识经济，2013，（08）.

[3]孙艳梅.浅谈新农保档案管理的风险点及防控措施[J].档案天地，2013，（09）.

（作者简介：沈军，四川省盐源县机关事业和城乡居民社会养老保险中心，职称：中级-档案管理，研究方向：业务档案管理。）