科研档案的深层整理与社会利用

郭娜娜

摘要：科研档案是科技活动成果的留存，含有丰富的科技信息内容，是从事科研工作的宝贵财富。每个单位的档案工作者对其所有科技资料的收集与建档，是生成科研档案的必要基础，对于单位的学术研究与同行业的竞争，推进社会的快速发展有着积极的作用。

关键词：科技文件 收集 建档 社会利用

高速发展的单位，必然是人才聚集的地方，也必然会有一系列科技活动的开展。科技工作者的辛勤工作，会带来科研成果的产生。科技工作者在从事科学研究的过程中，开始的准备、调研、实验、学术讨论、科技论坛，直到科技成果的产生，每一个环节，都会生成大量的学术资料，包括各种纸质资料、实验数据、信息化处理资料、图文声像等形式的科技信息材料。科技档案工作者，逐一分类，收集汇总，建档封存，在此基础上，进行汇总收集，对重要的科技资料更要进行重点的保护，开发成具有直接与间接利用或再开发利用价值科技信息资源，确保单位科研技术的再传承，为单位信息化的科研档案的社会利用打下基础。

一、当前科研档案的现状分析

一是部分单位科研档案的收集水平不高。由于单位科研档案收集的人员专业不对口，收集的环节不够科学，科研档案的管理部门配置不合理，等等，造成在科研档案的收集过程中，流于形式，只做一些表象的档案收集，不可能从根本上收集真正科研资料，尤其是一些关键节点的科研项目数据与资料，没有及时分门别类的跟踪收集，更是无法收集建档起作用的数据库。还有就是一些具体从事科研的工作者，自己本身就没有建档立卷的意识，对科研的每一个环节，没有认识到科研项目建立档案的重要性，从而在环节上不归类，不留存，不总结。致使费心费力收集的科研档案总有不完备的地方，对生成的科研档案的再利用就会大打折扣。

二是科研档案的建档规范化不够。许多单位的科研档案质量不高，建档细节不完整，缺七少八，在查阅时，不是一个完整的档案整体材料，尤其是重要的科研项目，在关键的材料上，缺少资料支撑。造成这一状况的原因，主要还是建档要求不规范，细节上把关不严，首先是科研工作者自身对科研档案的建档认识不足，因为一个完整科研档案的生成，少不了具体从事这项科研任务的工作者的参与，因为只有科研的具体的工作者，才知道真正的重要的科研资料是那些，那些数据，图片，影像等关键资料是最主要的，该在那个环节介入，进行收集建档，并且与普通的材料区别开来，有真对性的收集，这样的科研档案建成后，才会有真正开发利用作用。现实当中，科研工作者在帮助完成科研档案的收集中，其自身的价值不能在档案中真正的体现出来，也就是说，没有把科技工作者的热情与自身的价值等额的反映出来，让具体从事科研的工作者的地位得不到应用的得视，这一点要引起促够的重视。

三是单位科研档案的归档机制不顺畅。单位的科研档案不同于一般性的文件檔案，包含有大量的科技资料信息，往往又不是一个部门单独能完成，需要多个部门的联合协调，分工负责，现实当中，常会发生部门之间的协调不好，管理机制不清，各自为政，导致科研档案不能系统的反映问题，因此从机制上理顺科研档案的收集方法，让档案工作者与科研工作者在科研档案的收集过程中，都要发挥出自己的最大的责任性，消除在档案整理方面的不同意见。科研工作者，要有高度的责任心，培养收集科研档案的主动性与自觉性，在工作过程中，主动把科技信息资料的相关的内容，归类整理，完整成套，及时上报，单位科研档案的管理者，在以后的档案建档过程中，各司其职，权责分明，建立完整的科研档案的收集与奖励办法，从多个方面保证科研档案的数量与质量。

二、如何完善科研档案归档

每个单位的科研档案都是单位的宝贵的财富，记录着单位科技发展的全部信息，对单位的后续的发展，科技的创新，具有无可替代的作用，任何单位都不能对科研档案等闲视之。科研档案的收集与归档，对单位的后续的发展有着重要的意义，因此必须对科研档案的收集归档进科学的分析和科学的定位。从事科研档案收集归档的工作者，要对自己所从事的业务从全方位抓起，对科技活动全程跟踪，随时掌握科技活动的进程，孰悉科技活动的发展规律，同时收集，同时归档，同时完工，保质保量地完成每一项科技活动的科研档案的归类与建档。

每一项科技活动的开始，科技档案工作者，要在开始时，有一个协调会发布，强调该项科技活动每一个过程，有一个专人负责，不能有遗漏，这样才会在科技活动结束后，生成的科研档案有系统性，更加完善。每项科技活动中，如果有多学科同时参入，要做好分类，收集的科研文件，立足要科学，学术观点要一致性，最终互为协调，生成一个完整的科学体系，以备将来进行科学的论证。对于大型部门开展的多部门协作的科研项目的档案收集，要采取逐级逐报，统一归档与分部门归档的方式进行，在统一的基础上，再分级分部门归档管理。就是由单位科研档案管理工作者统一进行科技档案的归档，整理后再由相关的分级分部门进行归档保存。

三、实现科研档案的资源共享与社会化利用？

科研档案保存单位重要科技信息资料，对单位的后续发展，科技技术的后期借鉴有着重要的作用，其社会利用价值的发挥如何，也关系着单位发展的方向以及单位软实力的竞争能力。

（一）科学的发展的连续性与发展性，为人类文明历史的生成做出了不朽的功绩。新形式下的科技工作者与科研项目，不单是创新科学技术，还要在过去科研的智慧里加以借鉴，与新技术进行结合，从而创造出更高新科学技术，在这里科研档案将发挥出前所未有的能量，创造出更多的科技成果。

（二）任何科学技术的进步，都不是凭空面来的，都是在前期科学的基础上逐步形成的，正是大量前期科研资料的归档，到后期科研档案资料的借鉴便利，才会真正减轻了科技工作者的大量脑力劳动与体力劳动，减少许多不必要的重复工作，提高科技工作者的工作效率。科学技术发展到今天，任何一个行业发展，都离不开科研档案信息的利用，从农业到工业，从科研到军工生产，都需要科研档案的支撑。重大科研项目的档案信息，即是科技活动历程记录，又是新技术开发的基础，这种事半功倍的科研档案信息利用，定会为科技的发展，带来翻天履地的变化。

总之，每一项科技活动都充满科技工作者的智慧，其智慧的延续就是科研档案工作者的对科技资料的收集与归档，根本的目标就是科研档案的社会化利用。为了实现这一目标，就要建立健全科研档案的收集与归档机制，逐步规范化，并要有高标准、高要求的科研档案数子化开发，与网络充分结合，相信科研档案质量提高了，它给社会带来的利用价值会越来越大。

参考文献：

[1]尉晓莉.高等函授教学档案的收集与整理[J].现代中医药，2001，（04）.

[2]邓绍兴，陈智为.档案管理学（修订本）[M].北京：中国人民大学出版社，2000.

[3]杨敏.论教师家庭教学档案的建立[J].曲靖师范学院学报，2002，（06）.

（作者单位：潍坊市公共资源交易中心）