谈年鉴文献信息选辑

詹跃华

年鉴是系统汇辑上一年度重要的文献信息，文献信息的选辑是否科学合理，直接关系年鉴质量。如何选辑文献信息，保证年鉴质量。笔者认为，编纂人员要认识区分文献信息的类型，合理配置一、二、三次文献的比例，把握选辑文献信息的环节。

一、认识区分年鉴文献信息的类型

编纂人员选辑年鉴文献信息，首先要认识年鉴文献信息的类型，区分不同类型的特点。年鉴中的文献信息，按照编纂人员加工程度分为一次文献、二次文献、三次文献。这三种文献又有不同的类型与特点。

1.一次文献的类型与特点

一次文献又称原始文献，是指没有经过编纂人员加工的原始性资料，主要包括法律法规和行政规章、工作报告、权威人士重要言论、学术论文和调研报告四种类型。

（1）法律法规和行政规章。法律法规和行政规章是由国家机关和行政机关依法制定，具有权威性、强制性、普遍性、指导性，因而有重要的检索意义。法律法规和行政规章的条文关联性极强，不可断章取义，必须原文照登。

（2）工作报告。工作报告是指党的机关、行政机关、企事业单位和社会团体按照有关规定，定期或不定期向上级机关或法定对象汇报工作。工作报告的内容特点：一是涉及面广，具有普遍性意义；二是反映领导机关的立场，具有权威性；三是与年鉴的其他内容有密切的联系。常见的党代会报告、政府工作报告等，都具有这些特点。

（3）权威人士重要言论。权威人士重要言论是指某个专业领域具有一定影响力的人士所发表的重要言论，在年鉴中往往以文章形式出现。而年鉴刊载的文章，通常作为附属性参考资料收录，无需加工，原文照登。

（4）学术论文和调研报告。学术论文和调研报告常常代表人们在特定时期认识世界和改造世界所达到的水平，尤其是其中一些对于科学发展具有标志意义的理论成果，以及一些与人们生活密切相关的调查报告，具有重要的存查价值，查检率较高。

2.二次文献的类型与特点

二次文献又称线索性资料，是指对一次文献进行加工整理后形成的资料，主要有文摘、目录和名录、大事记和专项年表、解释性资料、统计表和统计示意图、照片、索引七种类型。

（1）文摘。即文献摘要，是对文章、书籍内容准确而不附加任何解释或评论的简要表述。文摘按其内容，通常分为指示性文摘、报道性文摘、指示报道性文摘三种。文摘题材广泛，信息浓缩，重点突出。

（2）目录和名录。目录是将一批标目按照一定次序编排而成的一种文献报道和检索工具，包括文献目录（法规目录、图书目录、文章目录、专利目录、报刊目录、档案目录、文物目录等）、产品目录（工业品目录、农产品目录、进出口商品目录、展品目录、科研成果目录等）和事实目录（资源目录、供求目录、行情目录等）。名录也是有序编排的一种文献线索，常见的名录有人物名录、领导机关名录、事业单位名录、工商企业名录、科研机构名录、学术团体名录等。目录和名录的特点是内容简明、信息单一、排列有序、检索方便。

（3）大事记和专项年表。大事记是指将重大事件按时间顺序记载下来，以备查考的资料。大事记是年鉴中最为常见的二次文献形式，多数年鉴均以单独的类目收录。大事记有编年体、纪事本末体、分类编年体等多种体式。年鉴中的大事记通常采用编年体，按照事件发生的时序逐项记载。专项年表是大事記的一种补充形式，类似大事记的分类编年体。

（4）解释性资料。即条目、文章涉及某些独特资料、专门知识和新名词、新概念的说明解释，是条目和文章内容的重要补充。国内年鉴则从表现形式出发，称其为小资料或链接资料。

（5）统计表和统计示意图。统计表是用简练的文字、数据，对事物进行归类、概括、分析、比较的表达方式。年鉴中的统计表通常分为两个部分：一部分是篇幅面积较大、综合性较强的，集中编入统计资料类目；另一部分分散于动态信息各类目或附录。统计示意图也叫线条图，是用少量的文字、数据、线条和几何图形，概括说明事物发展变化的一种资料形式。

（6）照片。照片是对生活的真实记录，具有纪实性，可以补充和辅助文字信息，使年鉴内容形象化，对于扩大信息量、提高可读性具有重要的作用。一些重大事件、社会珍闻、重要人物活动转瞬即逝，无法再现，反映这些事物和人物活动的照片，便是弥足珍贵的文献和史料，具有长久的存查价值。

（7）索引。索引是把书刊中的内容或项目分类摘录，注明页数，并按一定次序排列，附在书刊之后，或单独编辑出版。索引是查找信息内容的检索工具，也是二次文献的重要形式。常用的索引类型有主题索引、条目索引、人物索引、机构索引、图片索引、表格索引六种。年鉴中的索引一般为主题索引，附于卷末。

3.三次文献的类型与特点

三次文献是指在利用大量一次文献的基础上，对其内容进行综合、分析、研究而撰写出来的文献。三次文献在年鉴中以条目形式出现，是年鉴内容的主体，分为综合性条目和单一性条目两种类型。

（1）综合性条目。综合性条目分为综述性条目（综述、概况、简况）和综合记事条目两种形式。综述性条目是记述上一年度某一部门、某一行业、某一领域、某一区域的全面情况；综合记事条目则记述上一年度某一部门、某一行业、某一领域、某一区域的某一侧面的综合情况。综合性条目涉及内容较广，要求综合概括记述。

（2）单一性条目。单一性条目是记述上一年度发生的某件事情或某个典型事物的具体情况。根据其记述对象的不同，可分为重要会议条目、重大决策条目、重大活动条目、重要工作条目、重大科研成果条目、新机构条目、改革新举措条目、新成就条目、新发现条目、新经验条目、事物发展新态势条目、新贡献条目、新趋势条目、新风尚条目、新问题条目、突发事件条目、异常自然现象条目、典型案例条目、新产品条目、人物条目20种形式。单一性条目一事一条，要求内容记述具体。

二、合理配置三种文献信息的比例

编纂人员选辑年鉴文献信息，要合理配置三种文献信息在年鉴中的比例。一、二、三次文献在年鉴中的构成比例是否合理，同样影响年鉴质量。在设计年鉴框架结构和安排记述内容时，应注意三种文献信息的比例关系。一次文献，具有篇幅大而有效信息容量少的特点，不可不收，但也不可多收。因为有些一次文献是权威经典，存查价值较高，不可不收；一次文献不论有多么重要，在年鉴中也只是附属性参考资料，而且年鉴篇幅有限，不能多收。二次文献、三次文献是基础信息和大事要闻的主要载体，它们都经过深入加工、压缩和整理，具有篇幅小而信息量大的特点，在年鉴中应占绝大多数。选辑年鉴文献信息，要以二次文献和三次文献为重点，使一、二、三次文献在年鉴中的比例为1：4：5，即一次文献占年鉴总篇幅10%左右，二次文献占40%左右，三次文献占50%左右。

目前，有些年鉴存在一次文献、三次文献篇幅较大，二次文献篇幅较小的问题。这就需要编纂人员从实际出发，对一、二、三次文献做出恰当的配置。

1.控制一次文献的篇幅

编纂人员选辑一次文献，要制订一个严格的入选标准，保证其质量，使其占年鉴总篇幅的10%左右，防止年鉴变成文件汇编。一次文献入选标准的制订，应优先照顾读者的检索愿望，充分考虑文献的存查价值，而不能简单地以其“衙门”大小、职位高低、资历深浅为标准。各部门、各单位提供的一次文献，编纂人员要组织专人按照入选标准进行界定，特别是选择权威人士重要言论和有重要存查价值的学术论文、调研报告，业外人士往往难以掂量其轻重，需要聘请相关专家组成评估组，对其评估认定后方能选入年鉴。

2.扩大二次文献的规模

编纂人员选辑二次文献，要从增加其种类与数量人手，使其占年鉴总篇幅的40%左右，避免年鉴出现资料形式单一、表现手法单调的现象。

（1）增设文摘。年鉴卷首设有特载、专文或重要文献类目，全文收录党代会报告、政府工作报告或重要文件，但设文摘类目或分目的寥寥无几。年鉴应增设文摘类目或在相关类目设文摘分目，收录一些文献摘要。

（2）增加目录和名录。年鉴设有目录和名录，多数收录党政重要文件目录、法规规章目录和领导名录，部分收录工业园区（开发区）名录、历史文化名镇名村名录、湿地公园名录、森林公园名录、自然保护区名录、生态乡镇名录和科研成果目录、行情目录，但缺少报刊目录、图书目录、文章目录和机构名录。年鉴应根据条目内容，适当增加目录和名录的种类。

（3）增设专项年表。年鉴卷首或卷末设有大事记类目，安排适当篇幅记载重大事件，但普遍没有设置专项年表。年鉴可以考虑增设专项年表。

（4）增加解释性资料。有些年鉴在有关类目中附有少量的解释性资料，其内容比较单一，属于补白性质，没有起到条目内容的补充作用。年鉴要根据条目内容需要，增加解释性资料的种类与数量。

（5）增加统计表和统计示意图。年鉴卷末设统计资料类目或在附录类目设统计资料分目，收录国民经济和社会发展主要指标、国民经济主要比例关系、地区生产总值等数据表格，但正文条目中很少附有统计表，统计示意图就更别说了。年鉴要在正文条目中增加统计表或统计示意图，扩大其信息量。

（6）增加随文照片。年鉴卷首设有以彩照反映情况的“年度要览”，在人物类目下人物条目中附有黑白标准像，但正文条目中的随文照片偏少，且多半是补白方式。年鉴应在正文条目中增加随文照片，把随文照片作为条目内容的一个有机组成部分，扩大条目信息量，增强其直观性。

（7）增设索引。从已出版的年鉴来看，多数编制了索引，且占据篇幅较大，但少数没有索引。索引是读者查找信息内容的工具，其本身也是一种信息，编制索引十分必要。年鉴要编制索引，放在卷末，并占据适当篇幅，增加其信息量，方便读者检索。

3.榨干三次文献的水分

编纂人员选辑三次文献，要剔除文献中的无效信息，使其占年鉴总篇幅的50%左右，达到文约事丰的要求。剔除三次文献中的无效信息，应从三个方面着手：一是剔除无效信息条目。各部门、各单位提供的三次文献，有些是反映部门、单位内部事务的条目，要剔除这些无效信息条目，保留反映部门、单位职能的条目。二是剔除无效信息内容。有些条目存在一些空话、套话、虚话和文学性、解释性、公文式语言，要剔除这些无效信息内容，留下反映事物本质的“干货”。三是剔除条目之间重复信息内容。有些类目下综述性条目（综述、概况、简况）与单一性条目存在信息交叉重复，要剔除综述性条目（综述、概况、简况）中的重复信息内容。此外，还要控制下级行政区域信息资料篇幅。下级行政区域信息资料属于本级区域综合情况的一部分，其内容性质应该是概况，即将下级行政区域的基本情况和大事要闻作概括说明，着重提供资料梗概和可以追踪的线索。下级行政区域信息资料在年鉴总篇幅中所占比例，应压缩至10%左右。

三、把握选辑年鉴文献信息的环节

编纂人员选辑年鉴文献信息，要把握好选辑文献信息的每一个环节，做到有步骤、严要求，确保文献信息质量。年鉴文献信息的选辑，主要有拟订组稿计划、掌握选题原则、做好加工整理、设计依附形式四个环节。

1.拟订文献信息的组稿计划

编纂人员选辑文献信息之前，需要拟订年鉴文献信息组稿计划，做到有的放矢，事半功倍。年鉴文献信息组稿计划的拟订，大致包括四个方面的内容：一是统筹安排各种文献信息的结构比例。全盘谋划，合理安排一、二、三次文献在年鉴中的结构比例，使其比例为1：4：5，形成多种资料共存互补的有机整体。二是精心设计文献信息依附的框架结构。从部门、行业、领域、区域的特点和读者对一、二、三次文獻的检索需求出发，精心设计年鉴的若干类目和分目，使一、二、三次文献有个相对稳定的依附框架。三是分配落实文献信息的收集任务。按照各部门、各单位职能，把年鉴类目、分目下的文献信息收集任务分配给相应的部门、单位。对没有部门、单位承担的收集任务，由年鉴编辑部负责收集。四是确定报送文献信息的时间要求。明确规定各部门、各单位报送文献信息的具体时间，及时通报文献信息报送进度，鼓励先进，鞭策落后。

2.掌握文献信息的选题原则

编纂人员选择文献信息，要从题材的社会价值和存查价值出发，遵循“择新择特、择大择要”的原则。一是择新择特。新颖性、特色化是年鉴内容质量评价的重要标准，也是选题选材的基本要求。特色化的题材具有普遍意义，新鲜活泼的题材更能吸引读者的注意力，因而有较高的检索率。择新择特，应本着实事求是、与时俱进的精神，及时捕捉独具特色的新生事物及其他重要信息，包括新业绩、新经验、新典型、新成果、新发展、新特点、新观念、新举措、新政策、新动向、新趋势、新挑战、新情况、新事物、新问题。二是择大择要。大事要闻具有标志意义，人们普遍关注，查检率相对较高，因而择大择要收录。择大择要，应着重收录有重大社会价值和重要资料价值的题材，包括党和国家工作的重点，领导机关关注的难点，百姓街谈巷议的热点，新闻媒体报道的焦点，以及重大活动、重大决策、重大成就、重要会议、重要进展、重要措施、重要经验、重要人物、重要成果、重大奖励、重大事件、重大灾害等题材。

3.做好文献信息的加工整理

编纂人员选好文献信息后，除一次文献免于加工外，二、三次文献还需加工整理。二、三次文献的加工整理，至少要经过四道工序：一是梳理调整。将结构混乱、层次不清的文献信息进行梳理、分类、归纳，使其结构有序、层次清晰，方便读者阅读。二是化繁为简。遇到内容繁杂、层次过多、句子繁复的文献信息，要运用表格、减少层次、简化句式和删除没有实际意义的字词、句段等方法，将其简化。三是纠正错误。纠正文献信息中的观点差错，某些不合时宜的提法，记述不够科学的地方和常识性差错。四是统一格式。规范语言文体、文字使用、数字用法、计量单位、标点符号用法，以及表格、统计示意图、随文照片、大事记、解释性资料、引文、索引等格式。

4.设计文献信息的依附形式

文献信息选入年鉴，需要放入相应的类目、分目、条目。这些类目、分目、条目就是文献信息依附的框架，涵盖各方面信息。年鉴对一、二次文献的依附形式，主要有集中和分散两种。集中是开辟专门类目，分别收入不同类型的一、二次文献；分散是把一、二次文献放入相应的类目、分目、条目。如设特载、大事记类目，分别收录党代会报告、政府工作报告和大事要事；在部分类目、分目、条目中收录相应的调研报告、重要言论、目录名录、随文照片、解释性资料等文献。集中收录能将一、二次文献与三次文献较好地分开，体现年鉴基本内容分为综合情况、动态信息、附属资料三大部分的编排特点；分散收录能使类目、分目、条目形式多样化，主题突出，信息量大。年鉴收录一、二次文献，不能强求依附形式一致，可以采取集中和分散两种形式，做到该集中则集中、宜分散則分散。三次文献在年鉴中以条目为存在形式，年鉴收录三次文献，可参照国民经济行业分类标准，并结合社会实际分工，设置其依附的框架，然后把三次文献放入框架中相应的类目、分目。