关于财务部门会计档案管理的探讨

焉晓锋　李剑波

摘 要 针对目前财务部门会计档案管理存在的突出问题，充分认识财务部门会计档案管理的重要意义，加强会计档案管理，尽快提升会计档案管理的制度化、规范化水平，对于充分发挥会计档案的作用具有重要意义。

关键词 财务部门 会计档案 对策研究

一、前言

会计档案指的是在机关、企事业单位或者其他经济组织财务部门在经济活动中，产生的凭证、核算材料和记账簿等相关材料，既包括纸质档案，也包括一切与之相关的电子档案。会计档案是经济活动中重要的凭证，具有重要的价值。

二、财务部门会计档案管理分析

（一）会计档案特点

会计档案管理是国家档案管理的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档案的特点主要表现如下：

第一，来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。

第二，内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。

第三，形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。

（二）会计档案管理的重要意义

会计档案，作为财务会计活动的产物，会计档案管理工作的重要性主要体现在以下三个方面：一是做好会计档案管理工作是为了保守财务档案机密。会计档案，真实地记录了经济主体的成长，是经济主体经历的客观体现。各类经济主体进行经营决策，编制财务，成本计划都需要会计档案来提供过去经济活动的历史财务资料，与会计档案有着密切的联系。二是经过近些年的发展，财务会计档案管理已经在解决经济糾纷，处理遗留的经济事务提供依据方面提供了重要的依据，发挥出巨大的潜力。做好会计档案管理能够有力的保证经济主体档案的完整性，避免经济资料的遗失或损坏。三是做好会计档案管理工作，在总结业务经验、打击经济领域犯罪、分析和判断经济事故原因三方面具有积极意义。科学有序的会计档案保管就是为了方便合理的使用，是档案得以高效的发挥作用的前提条件。

三、财务部门会计档案管理存在的问题分析

目前，结合会计档案管理的实际经验可以对我国的会计档案管理工作的开展制约因素总结如下：

（一）会计档案管理的主观意识欠缺

财务主管领导和相关工作人员没有充分认识到会计档案管理工作的重要性，管理意识不足。通过分析现阶段的会计档案管理工作，发现部分工作人员的思想不够重视，没有充分认识到会计档案管理工作的重要性，还有部分工作人员缺少工作责任心，岗位专业技术欠缺，这些都是制约会计档案管理工作发展的最主要原因。

（二）人员及体制机制管理不足

会计档案管理工作量大，工作内容繁琐，需要相关工作人员具有较强的专业技术，相应的岗位人员需求量大。目前，多数单位或经济主体的会计档案管理人员配备数量不足。档案管理人员供求机制体制的不完善、不健全，是制约会计档案管理工作的客观原因。良好的档案制度是会计档案管理工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障体系和管理制度并不完善，会计档案管理工作设施环境得不到保障，缺少现代化的管理手段，部分单位的管理模式相对落后，管理信息不通畅，这些因素都导致了会计档案管理工作无法高效运行，不能为单位和经济主体的发展提供积极动力。

（三）会计档案管理不够全面

档案资料流于形式，内容缺乏，档案资料缺乏真实性。档案资料来源于实际的经济活动，记录过程中不可避免地存在主观因素的影响。此外，会计档案管理工作量较大，要求相关工作人员细致、认真，重复性的工作容易使人产生疲惫、懈怠的心理，直接导致会计档案管理工作形式化严重。

四、提升财务部门会计档案管理水平

（一）提升会计档案管理人员素质

单位会计档案管理人员需要定期进行技能培训，在培训过程中学习和领会国家对于会计档案管理的新要求和新指示，同时针对经济活动领域出现的新事物和新问题进行研究和探讨，做到与时俱进。在业务的讨论和学习中制定符合国家政策法规的会计档案管理新流程和新方法。只有通过不断的学习，才能切实提升档案管理人员的素质和技能水平，提升财务部门会计档案管理水平。

（二）明确工作规范，严格执行规范要求

对于会计基础工作规章的学习必须贯穿会计档案管理工作的全过程，并将规范的要求落实到具体的工作中，制定出符合本单位实际情况的凭证装订、整理和保存标准。加大宣传力度，是每一个会计档案管理人员都真正领悟政策和规范的要求。

（三）细化岗位管理职责

在有关法规的指导下，制定档案管理岗位职责，并推行专人负责制，对于会计档案实行项目管理制，每一个项目的所有档案专人负责进行整理并归档，杜绝人人负责、人人无责的散漫工作制度。

五、结语

随着我国经济水平的快速上升，经济生活中会计档案的数量大幅增加，如何科学有效地对如此大量的会计档案进行管理，真正发挥会计档案的积极意义，是今后工作的重点。

（焉晓锋单位为乳山市国鑫资产经营管理有限公司；李剑波单位为乳山市档案局）

[作者简介：焉晓锋（1981—），男，山东乳山人，本科，毕业于莱阳农学院，研究方向：金融债券。]

参考文献

[1] 闫莉.财务会计档案管理中存在的问题和对策[J].经营管理者，2010（20）：127.

[2] 麻玉林.电算化会计档案管理存在的问题和对策分析[J].档案管理，2008（6）：78.

[3] 李萍.会计档案管理工作中存在问题与对策分析[J].广东科技，2013，22（6）：5-6.