PDCA循环在口腔医院考勤管理中的应用

芦炜

摘 要 本文主要探索PDCA循环理论在口腔医院考勤管理工作中的应用过程。经实践表明，PDCA循环在规范员工考勤行为，优化考勤制度，提高工作效率等方面有较高的使用价值，大大提高了医院管理服务水平的科学性。

关键词 PDCA循环 口腔医院 考勤管理

考勤管理是医院管理工作的基础，是医疗工作的保障，是计发员工薪资绩效、考核评优、职称晋升等的重要依据，也是合理调配人力资源，实现员工动态、高效管理的重要组成部分。科学、有效的考勤管理既能保障员工的个人利益，又保证医院各项工作的正常运转，有利于建设良好的精神风貌和医院文化。

自2015年8月开始，笔者所在医院将PDCA循环这一科学的工作程序引入考勤管理当中，持续改进考勤工作，规范员工考勤行为，优化考勤制度执行过程中的细则和流程，减少了考勤统计中的错误率，提高了工作效率，为临床工作提供有力支持，取得了较好的效果。

一、PDCA循环与考勤管理实践有机结合

PDCA循环是著名质量管理专家“戴明”所总结的过程方法的简称：四个字母所代表的意义为P（plan计划）、D（do 执行）、C（check 检查）、A（action 行动），这四个过程周而复始、阶梯式上升，持续循环改进工作，广泛应用于医院管理的方方面面。

将PDCA循环与考勤管理实践相结合，有利于完善考勤制度，建立合乎医院实际的考勤管理体系，提高考勤管理效率。

二、运用PDCA循环实施考勤管理

（一）计划（Plan）

1.分析现状。医院承担着繁重的医疗任务和社会职责，口腔医院的考勤管理又有其自身的特点。为方便患者就诊，目前临床工作的时间为早8点至晚6点，医护人员采用周末一天照常工作，平时倒休的工作模式。繁重的医疗工作，加之医护人员的上班时间调整频繁，经常出现医护的排班表、假条统计与考勤打卡记录不一致的情况。而在考勤制度方面，医院制定的请假流程不能顺利执行，科室也不能准确掌握员工的实际出勤情况，影响了椅位的使用效率，也不利于人员合理安排。

2.期望目标。保障每月的考勤统计与员工的实际考勤情况相符，提高考勤统计效率，减少错误率。进一步规范和完善考勤制度，增强制度的可执行性。

3.要因分析。笔者所在单位的核心管理小组高度重视，成立了CQI小组，明确分工，确定工作进度。组织负责考勤管理的相关人员共同讨论、分析，通过头脑风暴、个人访谈、问卷调查等形式，分析考勤管理中存在的问题，同时，借鉴和学习其他科室、组织机构在考勤方面的先进管理经验，对方案进行补充修改，并归纳整理反馈意见，最终制定出考勤管理计划。主要原因分析详见鱼骨图（图1）。

（二）执行考勤管理措施（Do）

1.医院层面：成立考勤工作管理小组。考勤工作由人事统一协调管理，制定考勤管理计划。根据考勤管理中护士排班休假问题较多的实际情况，指定护理考勤员一名，负责所有护理人员考勤的核对，并及时反馈；指定行政统计考勤员一名，负责全门诊的考勤统计核实工作，与护理指定负责人对接。指定各科室主任以及科秘作为科室考勤管理的负责人，明确分工，责任到人。

2.科室层面：广泛培训，提起高度重视。与各临床科室主任以及员工充分沟通，广泛培训，针对经常出现的问题提出切实可行的解决办法，并使考勤与绩效、评优等挂钩。同时加强宣传和科室监督管理，提起大家的高度重视。

3.制度层面：细化考勤细则和流程。汇总经常出现的问题并及时找出原因，与本人以及科室考勤员核实，确定更具可执行性的处理方法和流程，同时据此改进现有考勤制度中的执行细则和流程，并使之更具可执行性，确保再有类似问题出现后能有“法”可依。

4.加强请假流程的审核审批。全门诊使用统一格式的请假申请单，请假的形式更加规范。明确审批权限，医护休假、调班需提前申请，个人提出请假，三天以内的，经由科室护士组长、科室主任审批同意后报至考勤员；三天以上的需经科室护士组长、门诊护士长、科室主任以及门诊主任审批同意后报至考勤员，实现逐级审批上报，严格把关。

5.加强对考勤员的培训和管理。每月定期组织考勤员碰头会，阶段性的总结考勤工作中的问题，并及时整改落实。

6.升级硬件设备。升级考勤机系统，由指纹识别改为人脸识别系统，提升考勤的准确率。

（三）检查考勤管理效果（Check）

1.工作效率和质量改进情况。通过一年零8个月时间的整改，目前考勤情况的核对和反馈准确、及时，发现问题及时上报，整个流程顺畅高效，能够保障每月考勤核查结果的真实性和准确性。

以护理考勤管理效果为例，在规范护理排班以及考勤统计之后，共发现问题并查找原因11项，包括出勤统计错误、跨月调班无假条、请假后忘交假条、假条排班不规范等。护理部据此制定了更为详细的规范和要求，同时加强对排班人员培训，提高了考勤管理工作的效率及质量。用于考勤统计的时间也由原来的16小时/月，降低至7.5小时/月。基本实现每月的考勤统计与员工的实际考勤情况相符。

2.制度完善情况。在现有的教职工请假制度的基础上，进一步制定更具执行性的考勤细则，同时明确引入奖惩机制，将员工总体出勤情况纳入科室绩效考核指标，以减少甚至杜绝问题的发生。

3.降低管理成本。经调查，员工对制度执行细节的知晓率大幅提升，实现了全员知晓。从科室负责人到普通员工都高度重视考勤工作，并给予充分的配合，表现出了守时、规范的精神风貌，形成了良好的考勤习惯，沟通成本、管理成本大幅降低。

此次PDCA循环改进的过程达到预期效果，会继续按照此方式执行。

（四）考勤管理的后续处理（Action）

考勤工作管理小组使用PDCA循环这项科学管理理论，在实际工作中不断总结经验，吸取教训，持续改进考勤工作，将未解决的问题或者工作转入到下一个PDCA循环中来解决。

PDCA循环贯穿在考勤管理的方方面面，而且处于持续不断的循环过程中，有利于医院在考勤质量管理中建立一套完整的合乎医院实际的管理体系。在以后的考勤管理工作中将继续加强考勤工作的信息化建设，争取实现考勤统计系统与排班系统的信息实时联动，便于考勤员的统计以及核实工作，也便于简化员工的申请流程。将继续完善考勤管理相关制度，制定更人性化、更科学合理的管理办法，不断提高工作效率。

（作者单位为北京大学口腔医院第三门诊部）

参考文献

[1] 吴成.浅谈醫院人事考勤管理工作[J].淮海医药，2014，32（5）：518.

[2] 王吉善，陈晓红.从经验管理走向科学管理[M].北京：科学技术文献出版社，2014.

[3] 高红玲.浅谈综合性医院人事考勤管理工作[J].医药前沿，2014（26）.