对血站档案管理的几点思考

刘素珍

血站档案是指血站在采供血和单位管理过程中形成的具有保存价值的文字、图像以及电子信息数据等形式为载体的原始资料，不仅包含血站采供血过程中征询、体检、采血、检验、储存、发放等信息的详细文字和电子档案，还包括了基建、文书以及科研等各种档案。血站作为一个特殊的卫生单位，档案管理有着自身的特点，血站档案尤其是采供血档案对于血站业务工作和血液信息的可追溯性具有非常重要的意义。随着输血事业的不断发展，加强血站档案管理水平就显得更加重要和紧迫。

一、血站档案管理的现状和问题

1.血站档案的管理还不规范。大部分血站还没有专门的档案室，一般都是行政办公室兼管档案，档案管理人员多是兼职，还不能做到档案收集齐全完整，并按照归档要求进行分类、划分保管期限、组卷等。如《血站管理办法》（暂行）第四章第三十一条规定：血源、采供血和检验的原始记录必须保存。对于具体如何保存，保存哪些内容，没有明确规定。采供血机构在献血者档案收集过程中还存在资料不全、填写不规范、统计的口径不统一等等问题。这些问题不仅影响无偿献血者档案的管理质量，而且还会对档案的利用带来隐患，甚至引起医疗纠纷。

2.档案信息化程度不高。我国大部分血站自2000年左右就着手开始使用计算机来辅助血站的档案管理，档案管理的信息化建设逐步完善，血站档案管理信息化建设已经取得了初步的成果，但因资金、技术以及专业技术人员的影响，各地血站的建设情况较不平衡，档案管理和信息化建设的发展缓慢，在资金和设备投入上严重不足，档案管理达标率不高，行业没有形成统一的管理标准。大部分血站档案的管理还处于常态的档案收集、整理、保存，对档案信息资源的转化利用、统计分析等应用程度还有待提高。尤其是对于业务工作的参考、指导和推进作用还不够，导致大量的档案信息和资源长期处于“休眠”状态，有效价值得不到体现。

3.人员缺乏，管理重视程度不高。大部分血站都没有专业档案管理人员，并且由于血站档案管理的特殊性，其档案管理人员还需具备一定的采供血专业和信息化专业知识，所以档案管理的专业人员缺乏、业务水平低下是血站普遍存在的问题。有的单位无专职档案管理人员，有的是临时指定的。另外，有些单位对档案工作和档案人员重视不够，档案管理人员缺乏系统培训，适合血站特点的培训进修机会较少，使得档案管理人员业务水平不高。

二、血站档案管理的思考

1.规范管理，建立血站档案的标准体系。提高血站档案管理工作必须有严格的标准和制度做保证，针对目前血站系统档案管理的现状，要重点加强血站档案标准化建设工作，建立一套适合血站工作特点的行业标准和制度体系，统一血站系统档案管理模式，实现档案管理一体化。必要时，可以將档案管理体系纳入到ISO质量管理体系，通过单位内外的质量管理审核，不断地持续改进。在实际工作中，建立部门立卷，专兼职档案员各司其职的工作格局，完善有效的血站档案管理网络，从最基层开始，确保血站档案收集齐全、整理规范、便于检索和提供利用。同时，要借助血站现有信息系统，建立、升级、改造血站档案管理的信息化、网络化管理系统。

2.注重应用，发挥档案资源的潜在价值。要充分发挥血站档案的参考、指导作用，发挥档案资源在决策中的作用，加强对血站档案信息资源的开发利用，有效推进血站的各项业务工作。血站档案管理人员应该更新观念，将档案资源从“金屋藏娇”向“物尽其用”转变，从“重管轻用”向“管用结合”转变，积极利用档案资源，服务于单位中心工作，如利用历年的采供血数据，分析各采血点、供血点的血液采供情况，找出其发展规律，提前安排采供任务，减轻血液淡旺季压力；又如利用采血、制备的环节数据分析，发现质量控制点，减少血液的报废和资源浪费。同时要紧紧围绕血站的工作特点、专业特色，拓宽工作视野，拓展应用领域，开展深层次的编研工作，为单位领导工作决策和事业发展，提供有效的应用价值。

3.高度重视，加大档案管理的各种投入。要实现血站档案管理的规范化、专业化、现代化，关键在于各级领导的重视，关键在于规章制度的落实和档案管理人员的责任心。首先血站各级领导要高度重视档案工作，不断优化血站档案管理工作的内外部发展环境，加大档案管理工作重要性和重要作用的宣传力度，加强档案管理各项制度的执行力和约束力，实现档案工作与血站业务工作同规划、同考核、同落实。其次要高度重视档案人员的培养与引进，不断提升血站档案管理人员的专业素质。将档案管理知识培训列入单位继续教育培训项目，有计划有步骤地开展档案专业培训。三是加大档案管理资金投入力度。档案管理的信息化、现代化离不开先进技术、先进设备的支撑，尤其需要在现代化档案专业设备、档案网络技术管理、电子档案、档案快数字化方面的资金投入。

（作者单位：邯郸市中心血站 ）