精细化管理在办公室接待工作中的应用

张蓉

摘要：在单位的日常管理中，办公室一直都处在关键地位，是一个综合性的管理部门。办公室精细化管理直接影响到单位的整体形象和工作人员素质的表现，还给自身管理质量带来影响，对整个管理流程尤为重要。因此办公室接待工作必须做到精益求精，争取做好办公室接待的每一个细节工作。文章主要从精细化管理在办公室接待工作中应用的必要性入手，分析了精细化管理在办公室接待工作中的具体应用，以供参考完善。

关键词：精细化管理 办公室 接待工作 应用

精细化管理对于办公室接待工作的工作效率与企事业单位的运行管理具有举足轻重的作用。所谓办公室精细化管理，即使在传统管理的基础上，实施“细致化”管理。因此在办公室接待工作中应用精细化管理，不仅能够节省处理业务的时间，缓解工作人员的压力，提升企事业单位工作的效率与质量，还可改善工作效率，提升竞争力，从而在竞争激烈的市场中站稳脚跟。

一、精细化管理在办公室接待工作中应用的必要性

现阶段，在办公室接待工作中应用精细化管理，是办公室接待工作的具体要求，也是将来办公室发展的必然趋势。具体表现为：办公室是单位办事的重要机构，它具有综合考核、工作事务以及文秘机制等功能，办公室在单位可持续发展中起到承上启下和协调内外的作用，办公室接待工作直接关系到整体形象和对外名誉；办公室接待工作侧重每个工作细节的完善、细致和具体，办公室接待工作的性质特点决定了自身需要现代精细化管理。办公室接待工作的精细化管理，要求必须将“细致”落实到每一个工作环节中，结合办公室具体需求，将管理理念转化为有效的管理制度，不断探索新的管理模式，提升工作人员的规范化和精细化意识，体现工作的严谨性，以此提升办公室的接待效率，为单位树立良好形象。

二、精细化管理在办公室接待工作中的具体应用

（一）明确工作职权，加强沟通

任何单位如果没有明确各个部门的岗位职责，工作就会出现混乱的情况，办公室接待工作也不例外。办公室接待工作实际上就是事务性工作，不能出现混乱。一旦出现任何纰漏，工作人员之间就会相互推诿，从而降低办公室接待工作的效率与质量，影响到发展的可持续性。因此相关负责人应明确工作职权，将接待工作落实到部门、个人的手中，确保办公室接待工作有序进行。除此之外，办公室工作人员之间还应相互沟通交流，人员之间相互理解，严格按照上级领导安排的工作任务进行，把握方向。而上级领导负责人要将详細规划的接待方案与信息收集落实到位，适时监督工作人员接待工作的细节，一旦出现问题，应做好沟通工作，要求及时改正，为办公室接待工作奠定扎实基础。

（二）完善日常接待工作的精细化流程

办公室接待工作与其他管理部门的工作相比，是一个没有固定模式和随时随地变换服务方式的工作，要想充分发挥办公室精细化接待工作的作用，必须完善日常接待工作的精细化流程。同时接待工作人员应按照接待的具体情况，做到随机应变，及时查漏补缺，促进办公室接待工作深层次的精细化。具体表现在以下几方面：会议管理。针对会议管理的问题，办公室接待工作人员应详细按照规定的标准要求来摆放会议室需要的小物件，并详细检查会议室的桌椅、电脑、灯光和导线连接是否牢固，以免出现差错。特别是会议室的卫生环境，应定期开窗通气，确保会议室空气流通，为受接待者提供一个舒适、轻松的会议空间；日常工作。在日常工作时间，接待工作人员理应做好每次常规会议参会人员、主办单位、物品准备和座次等备案工作，方便相关工作人员查阅，一次提升会议准备工作的效率；接待管理。接待人员可按照实际情况，制定《接待服务手册》，将收接待者的住宿房间、宾馆指南、天气预报、就餐时间、地点与日程安排详细记录在册 ，方便及时了解收接待者需要的最新消息与议程安排，从细节入手，将整个接待工作的精细化服务品质彰显出来。例如在接待客人时，为了让客人体会到宾至如归的住宿感觉，接待工作人员应询问客人日常生活兴趣、爱好，并将其详细记录在工作手册中，做好备案，避免出现纰漏。同时在接待过程中尽量热情、礼貌，并通过为客人提供餐后牛奶、点心、标有单位标识的相关用品与精美提示卡，来获得客人的好感与信任，加深客人对优质服务的影响，以此提升单位的声誉，为进一步工作的工作洽谈奠定基础。

（三）建立完善精细化管理机制

为了防止办公室接待部门在实际进行工作过程中，发生错误率，除了需要完善日常接待工作的精细化流程和明确工作职权，加强沟通外，建立完善精细化管理机制对办公室接待工作尤为重要，关乎到稳定发展。因此相关负责人理应建立完善精细化管理机制，制定员工激励制约规划，通过绩效考核方式，将接待工作细致化、数字化和具体化，从而激发工作人员的工作热情，让他们抱有负责任态度，积极投入到自身事业中。

三、结束语

综上所述，在办公室接待工作中应用精细化管理，要想提升办公室精细化管理的质量，必须明确工作职权，加强沟通，完善日常接待工作的精细化流程，建立完善精细化管理机制，尽可能降低接待工作的失误率，充分发挥接待工作的作用，为单位发展的可持续性做出更大贡献。

参考文献：

[1]肖慧敏.论精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].商业经济， 2013（4）：29-30

[2]范润君.精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].管理观察， 2015（13）：82-84