基于SAP系统的备件管理问题与对策研究

王宗稳，郭东栋，高 飞

（北京奔驰汽车有限公司，北京 100176）

1 实施背景

北京奔驰汽车有限公司设备维护部设有维修备件中央库房，以及分布在MRA厂区、发动机厂区和NGCC厂区的共9个分库房。备件信息已经实现标准化，备件有与戴姆勒全球工厂共享的唯一的物料号，备件的订购与领取均在SAP（Systems Application and Products in Data processing）系统中实现。同时，SAP的iPro（维修）整合了原有cbFC（财务）的审批流程，将维修部门、采购部门、财务部门的审批流程进行了优化，根据采购方式、采购金额的不同提供了相应的审批方案。采用备件框架合同采购方式后极大的缩短了公司内部的审批流程，并减少了采购成本和采购周期。在框架合同内的备件，采购订单均不再需要询价和比价，而是由系统直接生成订单，价格和供应商是固定的。

基于SAP的框架合同备件管理流程（图1），备件的名称、型号、制造商、补货点和补货量等等均在SAP内设定与维护，备件采购需求（Purchase Requisition，PR）在iPro释放并审批完成后，将自动传送至Globus（框架合同）中，若框架合同在有效内，则自动创建采购订单（Release Order，RO）。采购员从系统中下载RO并发送给备件员，备件员检查确认后，将其发送给物流部订单员，最后由订单员将订单正式下达至供应商。供应商将按照RO要求将备件配送到中央库房，待RO内备件在iPro全部完成收货后，财务部门将在cbFC内对供应商付款。

图1 基于SAP系统的框架合同备件管理流程

2 问题分析

2.1 订单传递环节过多

订单从Globus下载后，需要经过采购部、备件部和物流部之间的传递，最后由物流部的订单员将其发给供应商。环节多，流程长，每个环节所需时间累加后，可能超过7 d，降低了工作效率，增加了采购周期。环节多，出错的可能性将增大，如果某一环节出错，耽误的时间将更久。环节多，相互之间缺少监督，遗漏订单时很难被发现，往往是数周甚至是数月后才发现订单被遗漏，对备件管理影响极大。如表1，统计了2017年前5个月发现的订单遗漏情况。遗漏时间最长的订单，遗漏时间长达181 d。遗漏订单中货值最高的超过17万元人民币。由此可见，对备件管理带来的影响较大。

表1 订单遗漏情况统计表

2.2 备件价格高

部分品牌的备件，尽管已经跟供应商签订框架合同，但与戴姆勒采购同一备件相比，扣除相关税费后采购价格依然较高，如表2所示。另外，部分品牌备件因专业产品特性，缺乏市场竞争，容易形成市场垄断，导致采购价格高。还有部分品牌的备件因年需求量的限制，采购量未形成规模，议价空间有限，导致采购价格高。

表2 价格比较

2.3 供货期长

部分进口备件，供货期特别长，如表3所示。该进口品牌备件的供货期>10周，有的>30周。对于需求比较频繁的备件来说，供货期太长就有缺货的风险，供应商响应的速度和服务水平均得不到很好的体现。

表3 部分进口备件供货期

3 对策与建议

3.1 启用edocs（Electronic Document System，电子文件系统），取消重复环节

启用edocs后备件管理流程，如图2所示，RO将由Globus自动发送至edocs，再由edocs将RO发送给对应供应商负责人。供应商可以登录edocs接受和确认订单并输入货期。然后edocs将货期信息自动传递，经由Globus传递至iPro系统，方便订购和维修人员查询货期信息。RO不再需要公司内部人员之间传递，实现自动下单和无纸化办公，有效避免出错和订单遗漏问题，缩短了订货提前期，节省时间与人力成本，提高工作效率，实现精益管理。启用edocs半年来，未出现订单传输错误或订单遗漏的情况。

图2 启用edocs后备件管理流程

3.2 引入全球框架，共享戴姆勒全球采购价格

对于一些大品牌，特别是一些大型自动化品牌或垄断品牌，戴姆勒根据全球各个工厂的备件需求数据，整合打包在一起，与供应商签订一个全球协议价格，适用于全球范围的戴姆勒工厂。通过引入全球框架，参考戴姆勒全球采购价格，并将汇率税费考虑进去之后，即可得到更好的采购价格。如表4所示，引进S品牌全球框架协议之后，26项S品牌备件的采购价格平均降低24.24%。目前已经引入17个品牌的全球框架协议，采购价格均有大幅度降低，每年可以节省大量的采购成本。

3.3 引入阶梯价格，创新框架合同价格模式

引入阶梯价格，目的是创新框架合同价格模式。在框架合同中约定的都是采购单价，受全年采购量不确定或采购量少等因素限制，很多时候并不能得到最好的采购单价。通过创新工作方式，与供应商约定采购阶梯价格，单个订单中采购数量增加时，单价有对应的下降，在框架合同中实现多种价格共存，降低备件采购价格。例如，在G品牌的框架合同中，约定了采购数量为1～3为第一区间，4～10为第二区间，11～30为第三区间，>30为第四区间，从4个数量区间的采购单价来看，每个区间均对应一定的单价降幅，如第二、三、四区间的单价比第一区间单价分别降低5.38%，9.68%和13.98%。以MCNP999980007365备件为例，采购记录中在阶梯价格确定和框架合同签订之后，6104003720订单中采购100件，单价为人民币405.93元。采购100件的单价比引入阶梯价格前的采购单价低65.97元人民币，通过引入阶梯价格，该订单节省人民币6597元。

表4 S品牌备件全球框架价格比对

3.4 备件国产化

部分品牌的备件具有采购周期长、采购价格高、与供应商沟通不便等特点，为避免因供货周期延长而影响维修，开始实施备件国产化。以品牌A为例，2015年备件进口费用是427.32万元人民币，国产化费用是277.76万元人民币；2016年备件进口费用是539.33万元人民币，国产化费用是134.2万元人民币。通过对比国产化备件分别节省149.56万元人民币和405.13万元人民币，2年共节省人民币554.69万元。进口备件货期平均需要20周，国产化备件货期平均4周，缩短货期16周。借助备件国产化，实现了缩短关键备件采购周期，降低备件采购成本等目标。

4 结语

备件管理能力是判定企业管理水平的一个重要指标，而汽车制造企业的备件管理工作，具有不断涌现新问题，需要不断探索和制定对策、不断创新管理方法等特点。所以，备件管理人员要善于不断思考和实践，提高工作效率，降低备件采购成本，缩短备件供货周期，提高备件资金周转率和降低备件库存，保证生产线设备安全、可靠和正常运转，提高企业经济效益。

［1］郭东栋.基于SAP系统的备件管理模式在汽车制造业中的应用［J］.中国设备工程，2015（7）：46－48.

［2］王宗稳.基于SAP系统北京奔驰备件框架合同管理实践［J］.设备管理与维修，2017（2）：19－21.

［3］陈仁波，张向阳.我国城市轨道交通运营备件采购问题与对策研究［J］.产业与科技论坛，2017（4）：225－227.