从信息与沟通要素浅谈高校内控制度建设

张蓉

【摘 要】自2008年我国颁布《企业内部控制基本规范》，大力推进企业内部控制制度建设并取得成效后，财政部于2012年印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》要求提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制，该规范为建立行政事业单位内部控制基础框架奠定了基础，后2016年财政部又发布了《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》，要求全面推进、科学规划行政单位内部控制制度建设，有效控制和防范单位管理中经济活动风险的控制和防范，因此建立、健全高校内部控制制度已经成为当前高等学校急需解决的一项重要工作。根据COSO研究报告，内部控制主要分为控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监控五个要素，本文从信息与沟通要素的角度对高校内控现状进行分析并提出建议。

【关键词】内部控制；信息与沟通；高校

一、内部控制中的信息与沟通要素

信息与沟通是内部控制建设基本要素之一，其中，信息是通过系统的识别、追踪、获取、加工、维护，为组织机构的运行提供支撑，信息系统有现代信息技术的信息系统和传统的手工系统。沟通则分为内部沟通与外部沟通，其中内部沟通可以通过自下而上、自下而上，平行传递等方式，内部沟通必须要建立起沟通的机制和体系；外部沟通是与监管部门、业务交往部门以及外部相关者之间的沟通，外部沟通的方式也多种多样，有汇报、文字传递、组办会议等。信息与沟通虽有各自内容，但同时是紧密联系在一起的，信息是沟通的具体内容，沟通是传递信息的手段，让信息和沟通两者有效结合，才能达到有效率的传达有质量的信息的目的。

二、高校内部控制中信息与沟通存在的问题

（一）信息系统建设落后

相对企业信息系统的建设，高校的信息管理系统建设较为落后，信息化管理层次低，虽然在财务控制方面，各高校都已经实现电算化，但是各部门之间各自都使用自己的系统，如资产管理活动中的财务资产管理系统与国有资产管理部门的资产管理系统信息不匹配，合同管理活动中科研合同管理系统和物资采购合同管理系统不同等。部门系统互不兼容，信息难以共享、一些信息需要在不同的部门之间重复录入管理，由于部门间各成体系，造成跨部门活动的工作流程优化难度增加，有时一个活动，需要通过多个系统完成，影响工作效率。

（二）沟通传递渠道局限性

由于高校规模较大，组织层级较多，在通过纵向方式传递信息时，信息传递的路径较长，会影响信息传递的效率，信息下上传递过程经过层层环节，信息内容会经过前一层极的压缩，信息传递的层级越多，越容易会造成信息传递缓慢、内容失真等现象。同时，横向沟通渠道受限制，资源难以实现有效共享，造成信息资源浪费，影响信息传递效率。信息的反馈，也是沟通体系的重要环节，高校沟通多使用下行方式来保证组织的运作，而上行渠道有限，基层的管理信息时常不能及时、全面地反馈给管理者。

（三）信息监督管理机制不健全

通过对信息系统的设置，系统可以达到监控、管理的功能，但对于信息系统的监督机制不健全，可以通过人共干预，大大的减弱信息系统功能， 令信息传递失真。比如，目前大部分高校都可以通过财务管理系统对各部门和二级单位、科研项目等经费预算执行情况实施监控，同时可以对超预算支出设置预警功能等，通过系统设置可以防范超预算支出情况发生，但部分高校对预算管理不重视或不规范，通过人为调整信息系统，弱化信息系统的本有的监督管理作用。

三、对完善高校内部控制信息与监督要素的建议

（一）加强信息化建设，统一校园信息管理系统

运用电子信息化功能，能够快速对基础信息进行识别、分类和处理，建立统一的信息管理系统，能够提高信息传递的速度以及广度。目前信息技术已经在高校运行中被广泛的运用，将各环节信息系统资源进行整合的需求也日益增大，内部控制的信息化能够将控制活动的内容、过程、监控结果通过系统客观的呈现，同时能够提升内部控制政策和控制措施的实施效果。高校应梳理各部门工作流程，优化各控制活动，搭建统一信息平台系统，将财务、资产、人事、教学、学生管理、科研等环节管理通过信息系统整合，将信息资源集合，实现对信息化系统控制活动的过程监管，通过统一的信息管理系统，可以搭建信息的共享平台，提高信息共享效率。

（二）完善沟通机制，拓宽沟通渠道

为了保障高校内部管理信息沟通能够有效运作，应当完善沟通机制，确保沟通机制的有效运行，达到高质量信息的有效传递。健全的沟通体系包括沟通的理念、沟通的政策、沟通的内容、沟通的渠道和沟通意见反馈。沟通的理念反应高校的沟通文化氛围，体现高校管理者的管理理念，运用沟通政策即沟通的策略和管理手段，将沟通内容、对象，通过组织机构、管理流程、沟通技术等正式和非正式渠道进行传递，最终信息进行处理后再进行反向信息反馈。针对高校下行沟通和纵向沟通较多，上行沟通和横向沟通较少等特点，高校领导应鼓励开放的沟通理念，积极建立良好的沟通文化，创造畅通的沟通途径，拓宽沟通的渠道，完善信息公开制度，鼓励拓展多渠道意见反馈途径，利用网络和通讯技术的发展，结合纵向和横向沟通、正式与非正式沟通等方式，减少信息传递层级，完善沟通机制。

（三）探索优化信息监督管理机制

优化反舞弊机制，开展持续性的监督管理工作。对重点领域进行风险排查，明确关键领域和环节，利用反舞弊机制获取信息，发挥举报监督的作用，设置多渠道的群众意见反馈途径，确保渠道畅通，防范舞弊行为的发生，达到对活动风险的控制。同时内部审计部门结合日常工作，关注信息系统内外部的漏洞与风险，对信息进行追踪检查，对信息传递形成监督，目前由于高校信息化水平不高，所以高校鲜有开展IT审计业务的，但是随着高校内部控制的逐步健全，信息化建设脚步加速，内部审计可以逐步探索IT审计业务，完善对内部控制活动的监督作用。

四、结束语

随着现代信息科技的不断进步，信息与沟通要素在内部控制建立体系中的作用也明显提升，高校想要完善内控制度必须加强信息化系统建设，完善沟通机制，并在机制运行时防范運行风险，确保沟通渠道设计合理，信息传递真实有效，从而让内部控制制度能够有效的运行。

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