浅析信息化时代档案工作的变革趋势

◇ 文/呼和浩特市疾病控制中心 陈 峰

信息化时代就是信息产生价值的时代，而档案作为一种独特的资源，其本质上是一种信息资源。随着信息化时代的到来，如何让传统的档案在信息化的时空中焕发出新的活力，使其价值得到充分利用，这对档案工作提出了新的课题。

一、信息化时代对档案工作提供的机遇

以网络技术为核心的现代信息技术对档案工作的革命性影响正在显现，现代信息技术已经构成档案工作的一个组成部分，以互联网为基本技术平台的信息化模式将构成档案工作的基本工作方式，信息化时代将为档案工作提供新的机遇

(一)档案资源采集更加智能化。信息化时代下，档案馆要从狭义的档案观向“大档案观”转化，档案馆的数据资源不仅包括数字化的纸质档案、电子文件、音视频数据，还应有用户利用信息、服务数据等资源。传统的档案收集方式对库房、装具、人员都有一定的要求，不仅成本较高，还会受到存储空间的限制。互联网的优势之一就是网络节点遍布世界各地，虚拟存储空间可自由扩展。而且，庞大的档案数据也都可通过网络互联加以处理，建立网上电子平台，依靠互联网的自动采集、保存和整合功能来实现档案资源采集的智能化。

(二)档案管理工作更加科学有效。信息化时代下的档案管理，将对档案的使用周期、使用人群、网络数据等进行精准管理和高效利用。在档案与信息技术紧密结合的条件下，可以迅速而又方便地进行各方面的信息采集，使得档案信息在整个网络环境当中能够被快速地共享。“信息技术+档案”可以有效简化工作流程、节约人力、物力、财力。无论是传统的查档借阅，还是档案服务咨询，档案信息都能迅速获取和及时处理。用户可以通过移动终端、互联网及社交媒体等信息媒介来进行检索、咨询、获取信息以满足自身的档案信息需求，且不受时空限制。与此同时，通过对档案馆运行、档案利用等大量动态数据、关联数据和网络数据的整合分析，又可以及时发现有价值的最新信息，预测用户需求，更深层次推动档案服务的智能化。

二、信息化时代对档案工作提出的挑战

一是档案信息保密环节的挑战，信息化时代对于档案信息的共享程度提出了更高的要求，只有在档案资源高度共享的情况下，才能真正实现档案信息价值的高效利用。但随之而来，就是档案信息的安全性问题，如何解决在多类型、多结构、高共享程度状态下的档案信息安全问题，已成为十分棘手的问题。工作人员操作失误、设备及网络故障、计算机病毒、网络黑客攻击等对档案信息安全构成威胁的因素，在信息化时代下，所造成的威胁可能会被相应地放大。信息化时代的档案信息的保密工作，其重心很有可能不再是保密体制的设计，而更有可能是信息安全技术的有效应用。

二是档案业务环节的挑战。从档案管理的业务环节来看，信息化给档案的收、管、用带来挑战。在传统的纸质时代，“收”是指各个部门将档案移交给档案馆、档案室，“管”是指档案人员对档案进行手工的鉴定、整理、查询等，“用”是指根据用户需求进行人工查找档案。在信息化时代，“收”既包括纸质档案的收集，又包括电子文件的收集，主要是各部门对电子文件的移交，“收”将是实时的数据自动归集。“管”指利用计算机技术和档案管理软件对档案进行整理、录入、检索，“管”将采用云平台存储、计算、分析。“用”是利用信息技术对档案进行加工处理，发挥档案的价值。在大数据时代，“用”则是分析、发现与预测，为社会、企业创造价值。

三、信息化时代背景下提升档案工作的路径思考

首先，要建立分级分类管理制度。信息时代下的档案管理，既要保证合法用户的充分共享，又要防止数据的非法使用，造成国家资源的流失和泄密。档案信息资源分级分类是实现信息资源共享的重要前提。档案信息资源分级是通过具体界定档案信息公开与保密的范畴，对档案信息资源进行界定，根据档案信息的不同性质制定不同的公开与保密级别，在保障档案信息安全的情况发挥档案信息资源的效益。档案信息资源分类是指把具有某种共同属性或特征的信息归并在一起，通过其类别的属性或特征来对档案信息进行区别，实现档案信息资源管理、共享和服务的高效利用。在分级分类基础上，确保档案信息既能被高效合理利用，又能使档案信息的安全方面得到保障。

其次，大力加强信息化时代下的档案人才队伍建设。信息化时代下的档案管理工作涉及到多学科、多领域、多技术，档案管理人员肩负的任务艰巨而繁重。因此，建设信息化时代下的高素质、综合性档案人才队伍成为档案工作管理工作的时代之所需。

最后，信息化时代下的档案管理要树立“服务”意识和“开放”理念。信息化时代下的档案工作的覆盖面更宽、受众面更广，体现出更强的社会性、全民性和公益性。档案利用不再局限于工作查考和学术研究，越来越多的普通公民为掌握信息或维护自身合法权益走进档案馆、登录互联网。档案管理要优化档案服务措施，方便人们查阅利用，增强档案工作的服务意识。