论述在档案管理中信息技术的运用

赵芳晨

摘 要：如今时代，是以计算机技术为核心的信息时代，各行各业都在信息技术的推动之下取得了长足的发展。但是对于计算机技术在档案管理的运用上还存在很多不足，本文将紧紧围绕着信息技术在档案管理中的运用这一中心主题，从信息技术的本质内涵出发，通过对目前我国档案管理存在的问题以及信息技术的优势进行介绍，将信息技术在档案管理中的运用以一种清晰、完整的方式呈现出来。

关键词：信息技术 档案管理 内涵 问题 运用

前言

目前我国各类活动的不断增多，与其相关的档案数量也在不断地增多，因此，如何运用现代先进的信息技术，将琳琅满目以及繁杂的档案管理置于一个高效、有序的状态水平之上，显得尤为重要，当然，就信息技术来说，其不仅能够使档案管理变得更为便捷，也能有效地提高档案的利用效率，并对档案管理工作一体化建设也有着十分关键的意义。本文通过对信息技术在档案管理中的运用进行分析和探讨，从各方面来说，具有十分重要的现实意义。

一、信息技术的优势

就信息技术自身而言，由于其有着强大的设备以及技术人员作为支撑，在推动档案管理上作用明显，而且随着目前信息技术的高速发展及更新换代，传统式的档案信息管理模式已经逐渐被打破，以电子信息技术为核心的现代档案管理模式将其取而代之。信息技术与档案管理中的其他管理技术相比，有着其明显的优势，一方面，传统的档案存储介质都是纸类，而且需要置于特定的保管室，并使用特定的人员进行保管和定期维护，但这种单一式的档案管理模式本身就存在着致命的缺陷，以往内纸质通常保存期段，容易因为阳光、潮湿、酷热、人员操作等内外部因素而使档案材料经常发生损坏或丢失。然而，信息技术可以有效地避免这一问题，其通过将档案资料置于档案信息管理平台之中，省去了多个人为参与以及天气因素的影响因素，可以有效地提高其使用效率。另一方面，就档案管理的目的而言，其应该是通过对档案的保管、管理和维护，为相关诸如科研工作、人事工作、纠纷等活动的进行提供有效的参考资料。然而，我们发现，现在的档案管理由于缺乏一个完善的借阅和使用机制，在加上档案自身就存在的机密性，我们在进行实际的档案借阅过程中总会出现程序过于繁琐、利用效率低下等问题。同样的，信息技术可以有效解决这一问题，相关档案建设管理单位可以通过建立相应的管理网站，让借阅的用户通过网络的方式进行借阅，这样一来不仅缩短了整个借阅过程的时间，也极大地节约了资金，可谓一举两得。

二、信息技术在档案管理中的实际运用

1、档案管理内容中电子信息技术的具体应用

档案管理内容相对较多，传统的档案内容几乎都是管理人员手动完成，为了进一步提高工作效率和工作质量，可将电子信息技术应用到档案内容的管理当中，具体可在以下内容中应用：（1）档案文件目录存储、检索和复制；（2）档案内容信息存储和检索；（3）档案文件的编目、统计和汇总；（4）档案文件关键词自动标引；（5）档案借阅管理与咨询服务；（6）档案文书立卷与管理；（7）档案文件目录打印；（8）档案数据信息备份；（9）档案库房管理与安全保护；（10）档案及档案工作情况统计分析；（11），系统维护与数据传输等等。

2、电子信息技术在档案信息管理系统构建中的应用

档案信息管理系统是一种集多种现代化技术于一身的先进管理系统，在系统构建的过程中，可大量应用电子信息技术，如系统后台数据库的建立可采用SQLServer2003，客户端浏览器则可以采用 IE8.0。大部分档案信息管理系统基本都是有诸多模块组成，这种模块化的设计也离不开电子信息技术，各个模块可以借助电子信息技术实现自身的功能，并且还可以借助电子信息技术互相联系到一起，进而构成一个完整的系统，可见电子信息技术在档案信息管理系统中的应用无所不在，其也充分体现出了自身作用和优势，为档案管理信息化建设提供了强有力的技术支撑。

3、电子信息技术档案备份与恢复中的应用

虽然电子档案具有诸多优点，但是它的缺点也是显而易见的，即电子档案很容易损坏或丢失，当前计算机网络安全问题日益严峻，这使得电子档案信息的安全性也随之受到威胁，一旦重要的档案信息丢失、损坏或是泄漏，势必会造成非常严重的后果。所以必须对电子档案进行必要的备份，而这一过程则需要应用电子信息技术来实现。完整的档案数据备份和恢复方案具体包括备份硬件、软件、策略、恢复计划等。若是需要对档案信息管理系统进行备份则需要系统软件、应用软件、工具软件以及驱动程序等等。磁带除了具有较大的存储容量之外，价格相对较低，并且访问速度适中，可长时间保存，还有自动管理功能，安全性高，能确保其中备份的档案数据信息的可靠性。

三、提升信息技术在档案管理中作用的几点建议

其一，电子化处理以往的纸质档案。由研究和调查可知，市场上目前已经有开发商将“大规模图文资料数字化”的系统开发出来，能够扫描纸质文件后，使其压缩成光盘存储，并且可以检索逻辑、关键词和关键字。我們可以将这些先进的系统引进，收录现存的纸质文书为电子档案，同时将备份做好

其二，实施归档保护于电子档案。通常电子档案非常容易受到保存环境所带来的不同程度影响，所以，应当每年定期对所保存的电子档案进行维护及检测，严格的实施管理措施，将与之相适应的管理维护档案建立起来，以此全面且详细的记录电子档案的拷贝、维护以及检测的整个操作过曾，最大限度的防止不必要的重复劳动或者人为的误操作发生。

最后，做好档案信息的安全管理。首先，是对人员安全意识的教育，由于其工作管理手段和管理方式改变，出现了一些新的安全防范问题，要使管理人员成为既懂档案管理又懂信息技术的复合人才，严格执行安全管理制度。同时，还要有针对性地制定出一系列安全防范制度。

结语

通过上述分析，我们对信息技术的优势及其在档案管理中的实际运用有了一定的了解，从中我们可以深刻地认识到，面对着我国各式各样档案数量以及种类不断增多的严峻现实，如何立足于现今的先进科学技术，实现档案的科学化管理，并增强档案的利用效率显得尤为迫切。信息技术，作为这个时代的鲜明标志，其具体优势的发挥实际上极大地依赖于相应健全的体制、素质过硬的技术操作人员，在实际的档案管理工作中，加强对信息技术能力的培养，并且不断总结和分析相关经验，在档案管理工作中不断的改进创新，从根本上将信息技术在档案管理中的作用发挥到最大。