民生档案管理工作策略探析

张威

国家档案局杨冬权局长在布置2008 年度全国档案工作主要任务时明确指出：要把以人为本作为核心内容，重点实现“两个转变”，建立“两个体系”，一是转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系；二是转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，重视人民群众对档案的需求，建立方便人民群众的档案利用体系。笔者认为，民生档案的内涵可以表述为：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成并保存备查的、与民生有关的各种形式的历史记录。由于民生问题涉及面很广，小到老百姓日常的柴米油盐，大到就业支持、社会保障等，无不属于民生的范畴，这就造成民生档案概念的外延非常宽泛。民生档案包含了许多与民众生计息息相关的专门档案，诸如社区建设、移民开发、城乡低保、社会福利、优抚救济、三农扶贫、房地权属、婚姻登记、民事诉讼等活动中形成的档案，都可以归入民生档案。但民生档案并不仅仅是专门档案的集合，一些文书档案、甚至科技档案也可以列入民生档案，如民政部门形成的一些与婚姻登记有关的档案材料，是文书档案，但也属于民生档案。城建档案馆收藏的与城市规划、城市建设有关的一些科技档案可能因为直接关系到普通民众的切身利益，备受民众关注，具有较高的查阅率，也应该列入民生档案。民生档案如此重要，因此，笔者就如何做好民生档案工作谈谈自己的看法。

一、强化宣传

开展档案宣传工作是各级档案行政管理部门的一项重要职能。为了提高全社会的档案意识，为实现两个转变，建设两个体系营造良好的社会环境，档案行政管理部门要加强宣传，全面提高全社会的民生档案意识。尤其是各级党政领导、档案工作人员，以及普通民众的档案意识，以此来调动各方面支持和参与民生档案建设的积极性。据媒体报道，在上海档案部门的高度重视和积极推动下，近年来，在各类媒体上有关上海档案工作围绕中心、服务民生的新闻报道每年达到次左右，有效扩大了上海档案事业的影响，拉近了档案部门与社会民众的距离，为上海实现两个转变，建设两个体系提供了舆论支持。

二、改进收集范围

首先，加强政府机构中公共服务重点部门的民生档案的收集。一些单位从事着与社会民生息息相关的职能活动，应主动加强对这些单位民生档案资源建设与管理的业务研究和指导。对这些重点单位所形成的民生档案应重点关注，从源头上做到民生档案收集齐全、整理规范、管理科学，为民生档案资源建设奠定良好基础。其次，加大对各企业、事业单位民生档案资源的征集力度，根据实际情况和老百姓的需求重新划定档案收集范围， 扩大民生档案收集的广度和深度，并随社会形势发展和百姓档案需求热点的变化进行调整。再次，提高民生档案的归档地位。具体讲，各单位在归档过程中，应相应提高本单位形成的民生档案的保管期限，把这部分档案与反映各单位主要职能活动和基本历史面貌的重点档案等同起来进行归档，以确保民生档案资源的建设。近年来，政府注重民生问题，在社会保障方面不断出台惠及百姓利益的政策， 如为退休工人增加养老金和廉租房、经济适用房政策的推出等，在享受这些政策时，必须出具工龄、相关家庭收入、生活条件等证明。大量案例表明，档案机构调整并扩大民生档案收集范围，及时、齐全地收集这些与民生密切相关的档案资源， 对于民生档案工作的推进将起到源头保证、事半功倍的效果。

三、构建档案资源体系

各级国家综合档案馆是我国档案事业体系的核心力量，民生档案资源体系的建立需要各级综合档案馆挖掘现有的民生档案资源，并建设适应民生需求的档案业务体系。在这方面，根据一些地方的经验，一是将以往按照馆藏体系安排档案基础业务工作的做法，调整到优先整理、编目、数字化群众利用率高的档案，方便群众查阅利用档案上来；二是建立婚姻档案、公证档案、知青档案、公民出生档案等专门数据库；三是加快档案信息化步伐，向社会提供民生档案查询目录信息，在互联网上公布，方便群众检索利用。此外，调整馆藏收集导向，建设面向民生的多元化馆藏体系。围绕服务民生的需要，调整馆藏建藏建设思路，改变档案馆单纯接收党政机关文书档案的传统做法，突出了民生档案在档案资源建设中的地位，将接收范围扩大到与群众关系密切的政府现行公开文件和专门档案、部分基层单位档案等。

四、推进家庭建档

随着人们对档案重要性认识的增强，在一些地方，家庭档案的作用也越来越受民众的重视，越来越多的民众对家庭建档产生了浓厚的兴趣。档案行政管理部门应该大力宣传家庭档案的意义和作用，进一步提高民众对家庭档案重要性的认识，让更多的人对自己的家庭档案进行整理、归档，保护家庭及个人的重要资料。家庭建档“具有为平民保存历史和提高社会档案意识两个方面的意义”。一方面，为平民保存历史有助于社会历史的完整和公众对社会的认同，从而促进社会和谐；另一方面，提高社会档案意识有助于公众关注档案事业并参与国家档案资源建设。许多家庭档案对普通人的家庭有很高的保存价值，如家庭财产档案中的各类存款单据、信用卡及有价证券等；家庭证件档案中的户口簿、结婚证、学历证书、资格证书等；家庭健康档案中的病历、病情诊断书、化验单等。这些普通民众在日常生活中形成的民生档案是无法被各级国家档案馆收藏的，只有通过在档案行政管理部门指导下进行家庭建档的形式，才能惠及普通百姓。

五、推进信息化建设

以应用信息技术为条件，积极推进民生档案的信息化建设各级档案部门要通过多种途径、多种形式开发民生档案信息资源，突出抓好民生档案的信息化建设工作，对涉及民生的各类档案进行优先整理、编目等工作，为民生档案的及时提供利用創造条件。利用计算机技术、电子信息技术、网络技术等信息技术，及时将各类民生档案录入计算机，实现数字化，建立民生档案数据库，既可以达到节省时间，工作便捷，提高效率的目的，又能实现信息资源共享、利用快捷方便的目标。同时充分利用档案信息化的平台，扩大民生档案服务的时空范围，通过新闻媒体和档案网站档案查阅、咨询、业务指导与人民群众的“直达车”，宣传介绍馆藏民生档案信息等手段，有效地开发民生档案资源服务民生。

参考文献：

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[2] 张天佩.从“泛档案”到民生档案———对民生档案概念的质疑[J].山西档案，2009（1）：23。

[3] 于英香.“民生档案”研究“冷”与“热”现象阐释[J].档案与建设，2009（2）：27。