新形势下计划生育档案管理现代化的问题及对策

2017-04-19刘英杰邹德山

卷宗 2016年12期

刘英杰+邹德山

摘要：新形势下，计划生育档案管理现代化主要表现在管理意识、资源利用、管理技能、管理设备等方面。但目前管理现代化没有严格落实，具体表现在重视不够、制度缺失、资金不足等方面。有必要变革思想观念、健全管理制度、加大资金投入、提高人员素质、落实责任制度，从而实现计划生育档案管理的现代化。

关键词：计划生育档案；管理现代化；管理制度；资金投入；人员素质

实现计划生育档案管理现代化，不仅顺应时代发展要求，同时也能创新档案管理方式，完善档案管理流程，促进档案资源得到有效开发和利用，为计划生育管理和各项决策提供有效参考和服务。但目前档案管理现代化存在不足，需要采取完善措施。本文将探讨分析计划生育档案管理现代化的表现，指出存在的不足，并提出完善措施，希望能为具体工作开展提供启示。

1 新形势下计划生育档案管理现代化的表现

随着信息技术、计算机技术和扫描技术的广泛应用，再加上管理制度不断完善，管理人员素质提升，档案管理逐渐实现现代化，也为档案管理工作带来深刻变革。具体来说，档案管理现代化表现在以下方面。

1.1 管理意识现代化

计划生育档案关系到千家万户，应该确保资料完整和准确，为各项决策活动提供有效参考。管理人员应该注重更新思想观念，树立现代化管理理念，增强法制观念和责任意识，培养良好的职业道德感，扎实做好自己的每一项工作，认真负责完成档案管理各项任务。同时还要重视现代信息技术应用，利用先进技术规范计划生育档案管理工作，采用现场教学、技能竞赛、业务评比等多种形式和途径，培养工作人员现代化管理意识，促进档案管理水平提升。

1.2 资源利用现代化

档案资源利用和加工过程中，应该注重信息技术和计算机技术的应用，利用信息加工系统和计算机网络传输系统，进而有效配置计划生育档案资源，科学合理开发和利用相关资料，为计划生育管理和决策提供有效服务。同时还要建立计划生育档案信息资源管理系统，利用数字化和网络化技术手段，构建档案管理标准化、规范化、可共享的数据库，从而有效满足档案管理需要，促进工作水平提升。

1.3 管理技能现代化

计划生育档案管理现代化要求提高管理人员综合技能，增强管理人员综合素质，让他们的管理技能实现现代化。因此，要注重现代计算机技术应用，规范计划生育档案起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇总等各个环节，让档案资源形成、运行、转换等各环节与自动化办公结合起来。为顺利实现这个目标，应该采取有效措施，实现档案管理技能现代化。在学习档案管理理论知识的前提下，还要善于把握每个工作要点，努力掌握计算机技术、信息技术和互联网技术的应用技能，进而提升档案管理人员的现代化管理技能。

1.4 管理设备现代化

注重设备升级和更新，利用现代化设备有效开展计划生育档案管理各项工作。档案管理内容繁多，流程复杂，管理要求高，劳动强度大。而利用计算机、扫描仪等现代化管理设备，可以有效满足档案管理需要，实现档案管理现代化。

2 新形势下计划生育档案管理现代化的问题

尽管很多单位和领导认识档案管理现代化的作用，但由于资金投入不足，计算机和扫描设备等利用不全面，制约档案管理现代化水平提升，存在的问题表现在以下方面。

2.1 重视不够

单位日常运营和发展中，一些领导和工作人员将工作重心放在其它方面，对计划生育档案管理的重视程度不够，未能严格遵循规范要求开展管理工作。此外，相关制度不健全，档案管理人员综合技能偏低，档案管理过程中现代信息技术应用不到位，制约档案管理现代化和工作水平提升。

2.2 制度缺失

一些单位没有结合计划生育档案管理需要，制定健全完善的制度措施，难以有效约束档案管理各项工作。即使一些单位建立完善的制度措施，但没有严格执行和落实这些制度措施。例如，管理人员责任制没有严格落实，导致在日常工作中没有严格遵循制度要求和档案管理流程开展各项工作，难以提升档案管理水平。

2.3 资金不足

计划生育档案管理水平的提高，离不开信息技术、计算机和扫描仪的应用。同时，这些设备的使用离不开资金支持。但一些单位在档案管理方面资金投入不足，导致计算机和扫描仪购置、设备升级和更新、管理人员工作热情的激发缺乏资金支持，不利于提升档案现代化管理水平。

3 新形势下计划生育档案管理现代化的对策

为弥补管理工作的不足，实现档案管理现代化，根据存在的不足，可以从以下方面采取完善措施。

3.1 变革思想观念

计划生育档案管理人员要注重更新思想观念，顺应时代发展要求，从制度、资金投入、新技术和新设备利用等方面入手，推動档案管理现代化。从而有效规范档案管理流程，努力适应新时期档案管理需要，为各项活动有效开展注入生机与动力，促进档案资源更好发挥作用。

3.2 健全管理制度

根据档案现代化管理需要，建立健全完善的管理制度，实现管理工作制度化和规范化，从而顺应时代发展趋势，努力提升档案管理水平。例如，建立并落实责任制，让每个档案管理人员有效履行职责，在权限范围内开展工作。构建完善的奖惩激励制度，对现代化管理工作到位、工作技能和综合水平强的管理人员，要实行奖励措施。从而激发他们的潜力，让他们有效开展档案管理各项工作。而对现代化管理不到位，没有认真履行职责的单位和个人采取惩罚措施。另外还要建立巡视检查制度、档案管理人员教育培训制度，从而顺应时代发展趋势，努力提高档案管理工作水平。

3.3 加大资金投入

相关单位要增加档案管理资金投入，为计算机、扫描设备购置、工作人员工资等各项开支提供保障。要注重合理安排预算和资金支出，有效满足档案管理工作需要，推动档案管理现代化和信息化。另外还要加强资金使用的监督与管理，防止资金截留或者挪走它用，确保资金被用于档案现代化管理工作当中。

3.4 提高人员素质

注重提高工作人员素质，引进专业知识扎实，管理技能强的工作人员，充实档案管理队伍。另外还要完善档案管理人员教育和培训制度，采用课堂授课、讲座、调查研究、参观学习等形式，让管理人员掌握档案现代化管理技能，从而有效适当计划生育档案管理需要。

3.5 落实责任制度

明确档案管理人员职责，严格落实责任制，让每位档案管理人员有效履行职责，做好每一项工作。另外还要加强档案管理人员培训，丰富他们的理论知识，提高档案管理工作技能，从而为各项活动开展创造便利，实现计划生育档案管理现代化。

4 结束语

总之，随着信息技术和扫描技术的广泛应用，计划生育档案管理现代化逐渐成为一种趋势。在这样的背景下，应该顺应档案管理现代化趋势，明确存在的不足，结合管理工作需要采取完善措施。从而有效提升档案管理工作水平，确保档案资源得到全面开发和有效利用，为计划生育各项工作开展提供参考和有效服务。

参考文献

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[2]徐本英.大力推进人口和计划生育档案管理现代化进程[J].中国计划生育学杂志， 2015（5）， 276-277

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