在办公自动化系统中建立医院临时采购药品审批功能的实践Δ

刘英俊，吴惠珍，安 静，张旭东，任炳楠，宋浩静，支旭然，董占军（河北省人民医院药学部，石家庄 050051）

·药房管理·

在办公自动化系统中建立医院临时采购药品审批功能的实践Δ

刘英俊＊，吴惠珍，安 静，张旭东，任炳楠，宋浩静，支旭然，董占军#（河北省人民医院药学部，石家庄 050051）

目的：改进医院临时采购药品审批工作流程，提高工作效率。方法：介绍我院在医院办公自动化（OA）系统中嵌入临时采购药品审批工作的功能模块的情况，并对其应用效果进行评价。结果：通过确定并实施我院临时采购药品的行政审批流程、系统功能权限分配、审批流程设计等操作，在OA系统中建立了对临时采购药品进行审批的功能。这一功能实现了审批工作的方便、快捷、及时和网络化、无纸化，以及采购药品等相关信息的记录规范化，并可随时查阅及自动统计。结论：将临时采购药品审批功能嵌入进医院OA系统中，可简化该项工作的流程，为临床提供更好的服务，促进医院药事管理工作的发展。

临时采购药品；OA系统；审批流程；功能模块

办公自动化（OA）系统是用网络连接软件构建的用于单位内部办公及通信的平台系统，该系统可实现工作流程处理的自动化、无纸化和网络化。近年来，很多医院和科室开始引进OA系统，以实现医院工作的全面信息化[1-3]。临时采购药品是医院的一项常规工作，即临时采购不在本院基本用药目录内的药品或临床急需药品、特殊药品等。为充分提高我院临时采购药品审批工作的效率及实现无纸化办公，我院将临时采购药品审批工作引入OA系统中。笔者从原临时采购药品审批工作模式分析、临时采购药品审批在OA系统中的建立及应用效果评价三方面来介绍将医院临时采购药品审批流程引入OA系统后的作用及影响。

1 原临时采购药品审批工作模式分析

我院原临时采购药品采购流程是由临床科室主任填写纸质临时采购药品申购单后报送采购员，采购员根据现有库存等情况判断是否需要采购，如需要采购则将申购单填写后交由药学部主任、主管院长审批。此工作模式存在以下缺点：（1）纸质采购药品申购单需人工录入欲采购的药品信息，因信息内容较烦琐，包括采购科室、申请人、采购药品名称及规格等，导致填写程序也较为烦琐，采购员费时费力。（2）药学部主任、主管院长只能在办公时间、办公区域内对纸质申购单进行审批，由于审批者会不时审查出申购单内药品信息填写不完整等情况，需多次修改或审批，因此，审批过程较烦琐，且不利于对该项工作进行监督。如因审批者出差或其他情况，申购单不能及时被审批，导致出现采购不及时或先口头同意再补签字这种不规范的情况。因此，对原工作模式进行改进势在必行。原临时采购药品申购单信息见图1。

2 临时采购药品审批流程在OA系统中的建立

2.1 临时采购药品的行政审批

该项工作所有的审批都应通过临时采购药品审批工作流程实现：首先，由药学部相关人员对常用临时采购药品信息进行维护，以保证后期统计数据准确；其次，临床科室申请人提交申请，先转采购员审批，并提供参考意见信息；再次，由药学部主任、主管院长审批后采购，保障临床供应；最后，采购完成后，采购员填写采购药品的价格、数量、供应商等信息后结束流程并归档。

图1 原临时采购药品申购单信息图示Fig 1 The original temporary drug purchase requisition

2.2 系统权限分配

系统权限分为浏览、新建、下载/打印、编辑、删除、存档、统计、分析、报表等，全院职工都有自己的OA系统账号和密码，均可提交临时采购药品申请。临床科室负责人、采购员、药学部主任、主管院长具有审批和查看统计结果的权限。为避免密码被盗，主管院长使用的是个性化签名（即手写的电子版）。

2.3 审批流程设计

工作流程是单位制度的具体执行体现。通过预先定制设计，根据工作需要可方便地设计出自己想要的工作流程。在OA系统中，预先设计好工作流程，相关人员按制定的步骤执行，办理完毕后流程结束并归档。OA系统中临时采购药品审批流程步骤见图2。

图2 OA系统中临时采购药品审批流程步骤Fig 2 Temporary drug purchase process steps in the OAsystem

3 临时采购药品审批功能在OA系统中建立后的效果评价

3.1 具有统计分析及监控功能

具有监控权限的人员可随时调取临时采购药品的信息，如按申请科室、申请人、采购药品名称、采购数量等信息进行分类汇总统计；也可调取某段时间内某个药品的采购信息，对采购总量、采购科室、申请人、配送公司、患者信息等进行统计分析，从而为药事管理委员会调整目录内药品结构提供参考和依据。OA系统中临时采购药品监控界面示例见图3。

图3 OA系统中临时采购药品监控界面示例Fig 3 Example of temporary drug purchase monitoring interface in the OAsystem

由图3可见，在OA系统中，临时采购药品文件齐全且可随时查阅并统计，优于原先利用Excel表格计算公式的原始模式。在OA系统中开设临时采购药品审批流程后，所有文件都可及时存储在其中，并可根据系统授予的不同权限进行调阅；通过药品临时采购信息管理平台，采用数字化、智能化技术对公文信息进行整合、存储和加工，医院可定期对临时采购药品信息和临床用药信息进行收集、分析，并根据信息分析结果为相关问题的解决提供建议。临时采购药品审批流程引入OA系统前后相关指标比较见表1。

表1 临时采购药品审批流程引入OA系统前后相关指标比较Tab 1 Comparison of related indexes of temporary drug purchase approval process before and after introduced into OAsystem

3.2 审批方式更加方便快捷

由于采用医院内部网络，流程参与人员能随时接收来自管理层或其他工作人员的信息和手机短信，极大地方便了工作人员之间的及时联络。审批中所附带的文件、附件、批示意见等信息可相互展现，保证了审批流程中有效信息的完整流转。引入OA系统后，临时采购审批实现了无纸化办公。只要有移动上网设备，相关负责人可在任何时间、任何地点均可及时处理临时采购药品申购单，极大地缩短了药品临时采购的审批周期。通过OA系统，管理部门可有效协调药学部与临床科室间的工作，实现高效协作办公，审批流程信息化流通速度成倍提高，促进了患者用药安全、有效、及时。

3.3 表单内容完善

临时采购药品的申请表单设计规范，药品出、入库全过程有据可查，实现了对临时采购药品的闭环管理。

审批者对表单的审计内容主要包括3个部分：（1）药品信息及采购理由。审批负责人可根据药品的性质、用途及医院是否有类似或可替代药品等信息决定是否采购。（2）患者信息。药学部可对审批采购后患者的用药进行合理性审查，药品的去向可详细到患者及其用药时间、用法用量等，确保药品使用信息可追溯，保证患者的用药安全、合理。（3）审批意见。审批负责人可清楚地查看各审批流程中提出采购申请的科室负责人、药学部采购员、药学部主任、主管院长等的申请原因及相关意见等，可清晰地知晓相关负责人的意见及应注意的事项。OA系统中临时采购药品申请界面见图4。

图4 OA系统中临时采购药品申请界面Fig 4 Temporary drug purchase application interface in OAsystem

3.4 流程规范

OA系统中临时采购药品采购申请流程清楚明确，记录填写规范，且可进行查证管理：临时采购药品审批流程对所有参与者都有明确的流程指向，并可随时查看；发起申请的操作开始后，所有参与者都会及时收到相应的通知以及时处理。另外，在该系统中，每一流程运行阶段都有办理时间记录，不仅规范了科室管理体系及促进相关人员及时执行流程操作，杜绝了随意涂改、篡改、漏填或不按时填写记录等不良工作习惯，还确保科内工作分工与责任明确，极大地提高了工作效率。办公流程的规范，建立了紧密、协调、简单、可靠的管理机制，也间接促使医院员工工作的规范化。

3.5 节省资源

临时采购药品审批流程在OA系统的应用，不但避免了纸张的不必要使用，还减少了印刷、笔墨、订书钉、曲形针等其他办公费用，为医院节省了相关开支。

4 讨论

OA系统的应用改变了传统的办公模式，简化了办公流程，避免再出现“找人办、等人办”的现象，使需要多部门、多级别办理的事务都可通过OA系统实现正常运转，由此提高了医院综合管理水平。

OA系统应用于医院管理流程中，实现了工作流、信息流和知识流的联合管理，规范了办公流程。临时采购药品审批流程在OA系统中运行后避免了多部门审批的等待时间，同时也实现了相关负责人处理工作的灵活性，使其可优先处理更有价值、更重要的事务，整体提高了医院办事效率和对信息的可控性，提高了执行力。

借助该系统，我院还可对临时采购药品的信息进行统计，对某段时间内采购的药品按数量、金额、次数进行排名，对排名靠前的药品进行原因分析；还可调查我院基本药品目录中的药品常规采购价格比临时采购的药品价格是否更高、我院哪些品种送货不及时或供给不足，或因地震、流感等不可抗力的突发事件而导致的我院和供货公司药品库存不足等信息。根据不同原因采取相应措施，如适当调整药品价格、对供货公司实行服务评分制度，或经药事管理委员会讨论后决定某药品是否纳入医院基本药物目录以长期采购等。另外，通过OA系统，我院对医院现有的工作流程进行了梳理，提高了办公效率，降低了办公成本，为医务工作者提供了一个科学、先进、开放的信息化办公平台[4]。

在OA系统中不但可引入临时采购药品审批工作，还可用于血站、医院护理站等部门或排班工作[5-10]中，推进各项工作的流程改进，实现管理工作的信息化、科学化、流程化。

综上所述，临时采购药品信息化管理是医院信息化管理的重要组成部分，将临时采购药品审批工作引入OA系统中，不但可简化临时采购药品流程，还有利于药学部门更好地服务于临床，促进医院药事管理工作的发展。

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[5] 邓益暖，陈慧瑜，郑加敏.OA系统在我院药学管理中的应用[J].中国当代医药，2012，19（19）：169-171.

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Application Practice of Establishing Temporary Drug Purchase Approval Function of Hospital in Office Automation System

LIU Yingjun，WU Huizhen，AN Jing，ZHANG Xudong，REN Bingnan，SONG Haojing，ZHI Xuran，DONG Zhanjun（Dept.of Pharmacy，Hebei People’s Hospital，Shijiazhuang 050051，China）

OBJECTIVE：To improve the hospital workflow and efficiency in temporary drug purchase approval process. METHODS：The approval function for temporary drug purchase was introduced into office automation（OA）system in our hospital，and the effects were evaluated.RESULTS：According to ensuring the administrative approval process，system function permission assignment and approval process design in temporary drug purchase in our hospital，functions for approving temporary drug purchase were established in OA system.It achieved convenient，efficient，timely，networking and paperless approval work，as well as standardized record，checking out at any time and automatic statistics for drug purchase.CONCLUSIONS：Introducing temporary drug purchase approval function into hospital OA system can simplify workflow，provide better service for clinic，and promote development of hospital pharmacy management.

Temporary drug purchase；OA system；Approval process；Function module

R95

A

1001-0408（2017）10-1372-04

2016-06-02

2016-12-07）

（编辑：刘 萍）

河北省医学科学研究课题计划（No.20130418）

＊药师。研究方向：医院药学信息化。电话：0311-85988640。E-mail：804998458@qq.com

#通信作者：主任药师，硕士。研究方向：医院药学。电话：0311-85988604。E-mail：13313213656@126.com

DOI10.6039/j.issn.1001-0408.2017.10.20