企业档案管理社会化问题初探

刘亚玲

【摘 要】在经济全球化的发展大潮下，企业档案社会化为构建起现代企业制度的必然趋势。为了良好的适应以及不断的促进企业档案管理社会化迅速的发展，应该从不同的方面出发，例如技术层面以及管理层面，实现企业档案在企业自身管理的方向逐渐的过度为社会专业机构的托管。本文针对企业档案管理社会化的必然性和可行性进行分析，并且引出企业档案管理社会化的科学有效举措。

【关键词】企业档案管理；社会化问题；分析及探究

企业档案管理社会化指企业档案外包服务，并且外包模式的重要来源就是工业企业。通过企业档案管理社会化的形式，一方面可以实现较短时间范围内将企业的成本支出进行减少以增加经济效益，另一方面能够让企业把档案予以社会上专门机构实施档案管理，进而缩减企业档案管理的时间，提高企业管理的质量以及水平。

1 企业档案管理社会化必然性分析

企业档案管理社会化能够将企业成本进行降低，进而有效的将档案资源利用效率进行提升。当今社会市场竞争日渐激烈，所以企业也在通过采取不同的举措对成本支出进行控制，以此获得经济效益的提升。但是，常规的档案管理很难给企业产生实质性的经济效益，所以企业通过寻求外包的方案把自身的档案管理任务给有关管理机构进行委托，所以能够降低企业成本的提升。同时，档案管理机构对于档案管理工作更拥有规范以及科学性，不仅可以得到理想的企业成本支出控制效果，而且也能够获得档案资源双重的利用，全面将利用档案资源的效率提升。所以，基于此种形式下，形成企业档案管理社会化是发展的必然趋势。

此外，企业档案管理社会化可良好的统筹社会资源，并且实现资源的合理配置。企业通过把档案予以专门的档案管理机构，对于档案管理机构而言也为益事。不仅可以适应企业发展需求，让自身的经济效益充分发挥，而且也促进了档案管理机构经济效益以及社会效益的的提升，可谓存在双赢效果。此外，也能够创造出更宽阔的就业机会，使得社会对于高素质的档案管理与技术人员增加需求量。因此，企业档案管理的社会化可以代表企业和个人发展的需求，同时更为社会进步的重要体现。

2 企业档案管理社会化的可行性研究

首先，现代科学技术的手段对于企业档案管理的社会化拥有较大的支持。伴随科技信息技术的不断革新，对于各领域都提供了显著的支撑，其中档案管理也包含期内。管理档案期间，能够通过有效的运用科技这一途径，展开规范性的、合理性的档案分类以及管理控制。同时企业以及档案管理机构之间能够采取信息技术平台展开良好的沟通以及交流，让企业随时的获得档案管理实际情况，进而减少因为会面交流产生的时间浪费。此外，通过应用科学技术以及信息化管理模式，能够推动档案管理机构提供给企业更加高效以及标准化的管理服务。

其次，优质的中介服务能够促进企业档案管理加快社会化进程。档案管理机构重要的工作职责就是对于所委托的企业档案实施科学有效的管理，同时在国内的法律上也明确的规范了这些公司具备的权利以及需要履行的义务。伴随市场经济的推进及革新，在档案管理机构中的中介市场也得到相继发展和完善，实现了在服务内容以及服务方式方面的双重科学性、规范性，有利于给企业带来更多的有价值的服务。

最后，企业档案外包业务为企业档案管理社会化获得的重要渠道。对于企业档案管理工作而言，它没有像表面那样显示出的简单并且轻松，相反的是一种具有单调性质的、相对繁琐复杂的工作。所以，需要企业具有更多的投入，例如人力和物力以及财力。如果企业在较长的一段时间内都付出较多的以上资源，显而易见的可能会出现由于过大的成本支出导致亏损问题。然而采取外包形式就可以有效的将此问题进行解决，以外包模式，企业能够把档案管理工作予以专门的档案管理机构外包，以此展开科学合理、高效率的管理。一方面有效的解决掉了企业成本的节约，适应当下社会发展企业对于档案资料所提出的要求，另一方面也能够通过提升企业的工作效率增强市场竞争力，使自身处于有利的发展地位。

3 企业档案管理社会化有效性科学策略

第一，加强宣传，转变以及提升人事档案意识观念。当前企业管理人员未对企业档案管理拥有较高的关注度的情况也存在着，所以若想提升企业档案的有效性，就应该从多个方面实施考虑，通过加强宣传的力度，包括宣传档案法的诸多内容，也要经具体事件作为例子将企业档案管理的重要性进行宣传。例如，在公司内部以标签标语的途径，让员工在耳濡目染的环境下充分了解以及认知，高度重视并加强人事档案管理；第二，将档案科目进行健全，并且细化管理目标。健全档案科目需要将人员职称晋升、干部选拔等层面工作进行完善，增加体现出员工个人特性和专业能力水平的有关资料文献，使得社会和用人单位需求更加具体；第三，加强档案的应用，实现企业档案管理的开放性。伴随市场经济的不断发展，在企业内部员工也具有了较高的流动性，因此应用开发档案信息资源显得愈加重要。开放的管理模式能够满足企业的人事档案可以面向社会与经济的需求，进而更好的实现人事工作关系以及档案工作的调整以及服務，建立起面向社会的、拥有公开透明性质的管理制度；第四，将档案管理工作进行规范。若要实现档案管理的完善，需要企业领导对于自身档案管理工作予以足够的重视度，并且做到将企业档案管理的条件进行不断的改善。以实践工作角度讲，需要建立起专门的管理档案工作小组，对于档案管理期间产生的问题进行发掘并寻求有效的举措进行处理；第五，不断对于管理的手段进行创新，积极采取现代信息技术将管理的水平进行提升。通过应用信息技术构建起企业人事档案信息数据库，实现档案管理的先进性、科学性、规范性。同时，需要管理人员具备较高的操作水平，进而全面提升档案管理工作效率。

此外，为了推进企业档案管理社会化，应该积极的从国家政策、企业管理理念等角度努力，多建设专门性的以及市场化的专业档案管理机构，让企业档案可以获得集中化管理，进而将信息服务质量以及档案工作效率进行提升。并且需要积极的构建起涵盖相关法律制度建设在内的市场保障力量的建设速度，并且借鉴国外的先进建设经验，结合我国的实际需求，促使企业档案管理社会化稳步进行。

4 结语

企业档案管理社会化的优势诸多，在当今社会经济和科技高速发展的大时代背景下，这些优势特征表现的更加显著，例如能够有效的将企业运营成本进行降低，以及实现档案管理的科学性、规范性，所以实践价值不言而喻。因此，企业档案管理社会化已经是构建现代企业制度的发展必然，应该予以更高的重视度，并且采取积极有效的举措进行支持。

【参考文献】

[1]蔡白燕.企业档案管理社会化问题及解决策略探究[J].办公室业务，2016（15）：127.

[2]姚邵英，耿瑛.企业档案管理社会化问题初探[J].中国管理信息化，2016（10）：186.

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[责任编辑：朱丽娜]