新形势下企业档案管理信息化创新

郭丽清

摘  要：企业管理信息化是时代对企业的要求，创新企业档案管理信息化建设是现代企业发展的基础和保障，也是档案工作发展的必然要求。介绍了档案管理信息化创新的背景和意义，阐述了企业档案管理创新的概念和存在的问题，分析了档案管理信息化创新的内容。

关键词：企业档案管理;信息化建设;竞争机制;信息技术

中图分类号：G271                文献标识码：A               DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.14.056

随着我国经济的不断增长和信息化的不断深化，社会对企业档案管理信息化的要求不断提高。但目前企业的档案管理信息化建设工作中仍存在许多问题，制约了档案信息化建设的发展。因此，如何对档案管理信息化进行创新成为了工作人员需要解决的问题。下面就此进行讨论、分析。

1  档案管理信息化创新的背景

档案信息化是一种全新的档案管理模式，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，应以档案实体的数字化信息为主要形式，以向社会提供服务为重心，对档案信息资源进行处置、管理，从而促进档案管理现代化的进程。21世纪是网络信息现代化的新时代，档案信息化是信息化建设的一部分，是档案事业适应社会发展需要的必由之路。档案资源只有通过信息化提升档案工作的公共服务能力，才能真正实现档案资源的使用价值。服务是档案工作的本质属性和根本目标，新时期，只有创新服务，以服务谋发展，将档案工作广泛地融入企业，才能实现较大的经济效益和社会效益。

2  企业档案管理创新的概念和存在的问题

2.1  档案管理创新的概念

档案管理创新是指用科学的原则和方法管理档案，为企业和社会经济发展提供服务，其基本内容包括档案的收集、保管、利用和信息化背景下的信息加工和信息输出。管理创新能激发创造力，可不断地开发出新的工作方式和解决问题的办法。档案管理信息化的创新，即不断根据市场和社会的变化和发展，在知识创新的基础上，满足档案服务需求，达到档案工作服务社会经济发展的目标。

2.2  档案管理中存在的问题

现代科技的广泛应用既为档案管理工作带来了方便，也存在一些问题。

2.2.1  档案管理的保密性和安全性不强

档案管理的保密性和安全性不强的主要原因有人为因素和技术因素。档案部门的工作人员的安全保密意识淡薄，对发布的信息缺少严格的审查和管理;电脑病毒横行，加之黑客的恶意攻击，导致档案信息的安全受到威胁。

2.2.2  电子档案的数量较多

电子档案是一种新型档案载体，我们必须对电子档案的概念、数据处理和网络安全等方面认真研究、综合利用，从而扩大审视视角，逐步形成一套科学的电子档案管理方法，确保档案管理信息化建设的健康、有序发展。

2.2.3  竞争、协作理念不完善

当今社会的各个领域既存在竞争，也存在协作，档案管理工作也不例外。只有引进竞争机制和团队精神，加强部门间的交流和协作，普及档案信息自动化处理和管理技术，档案信息资源才能实现有效开发和利用，才能更好地服务于企业和社会经济的发展。

3  档案管理信息化创新的内容

在信息时代，档案管理工作要与时俱进、开拓创新，以适应信息化时代的快速发展。档案管理创新的内容很多，本文着重探讨管理理念、管理技术、管理机制和管理服务四个方面的信息化创新。

3.1  档案管理信息化理念创新

档案管理信息化工作的创新中，首先是信息化管理理念的

创新，要解放思想、转变观念，增强档案管理信息化意识。

3.1.1  服务大局的理念

“服务先行、以人为本”是做好档案工作的重要理念。在新时期，我国的主要任务依然是加快经济发展，档案管理信息化建设工作应以经济发展为中心，转变传统观念，树立服务大局的意识，使档案管理有利于档案信息资源的开发和利用，全方位地为经济建设发展服务。

3.1.2  改革服务理念

在信息化的新形势下，档案管理工作要加大改革力度，以开放和服务为基本思路，克服因循守旧的思想，树立改革创新意识，采用社会化开放式管理模式，充分发挥档案信息化的社会化服务功能。

3.2  档案管理信息化技术创新

信息化技术的迅猛发展是一把双刃剑，既是档案管理工作的发展机遇，也是新的挑战。档案信息化建设应运用信息化、网络化的优势和手段，充分整合信息资源，从而推动档案管理信息化建设。

3.2.1  建立科学、完善的电子档案管理制度

技术是档案信息化建设的生命，档案管理工作应抓住机遇、迎接挑战，在档案载体、收集和利用等方面进行技术创新，以提高服务质量，使信息技术在档案管理信息化创新中发挥有效的技术支撑作用。在纸质档案的基础上，利用电子档案信息技术，可实现信息资源的深度开发和广泛应用，建立科学、完善的电子档案管理制度，从而增强服务手段、扩大服务内容，以整体优势实现企业内部信息的资源共享。

3.2.2  建立开放式、交互性的档案服务平台

随着电子计算机的出现和现代通信技术的发展，信息技术在档案管理技术创新中起着重要的作用。档案管理信息化技术创新要运用先进的信息技术，积极推进档案网络建设，为企业和社会提供一个开放式、交互性的档案服务平台。通过此服务平台，可完善电子档案管理系统，提高档案的使用效率和信息输出量，从根本上改变传统的档案管理和利用方式，从而更好地推行档案资源信息化建设。

3.3  档案管理信息化机制创新

在新形势下，档案管理机制需要创新，创新档案管理工作机制有利于调动档案工作者积极性和创造性，有利于档案信息资源的开发和利用。

3.3.1  加强档案信息安全保障体系的建设

档案信息安全保障体系是档案实体和信息安全的重要保证。企业档案管理部门应逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，加强对计算机网络硬件、软件的管理，明确安全防范重点，打造切实可行的档案信息安全保障体系，确保数据和档案信息系统的安全。

3.3.2  建立奖惩机制和岗位责任制

为了形成积极的工作氛围，档案管理部门应建立高效的奖惩机制，按照岗位责任制，制订详细的考核和奖惩办法，做到奖罚分明，激发档案工作者的积极性和责任心。同时，还要建立科学的岗位责任制，即依据档案管理工作的规律和要求，将各项档案工作任务细化，合理分配，确保每个部门和每个工作者的明细责任、明确目标，并与奖惩机制紧密结合，从而提高工作效率和质量。

3.4  档案管理信息化服务创新

根据档案发展的形势和服务需求，档案管理工作应更新服务理念、完善档案管理的服务内容。

3.4.1  档案信息化服务应与时俱进

在信息时代，档案信息化服务应与时俱进，通过档案信息的网上检索，实现信息资源共享，这是档案工作可持续发展的必由之路。

随着企业信息量的急剧增长，档案部门无法独自完成知识和信息的收集、整理、保存和利用等工作，企业间应协作竞争、结盟双赢。可充分利用信息化手段，建立电子文档中心，实现电子文档的自动上传。在此情况下，信息覆盖面更广、档案内容更丰富。通过电子文档中心的档案网站，可向客户提供有限制性的电子文件查询、利用服务。同时，企业各部门也可以通过建立自己的网站，提供档案查询和资信服务，使利用者与档案部门实现网上信息交流。

3.4.2  创新档案信息化服务内容

创新档案信息化的服务内容可从以下4方面入手：①服务职能的创新由单纯的保管型转变为利用型。信息系统用户越多，对信息服务的要求就越多、越广，档案工作人员必需树立信息服务理念，变被动式服务为主动式服务，变封闭式服务为开放式服务，使档案管理工作更好地适应经济社会发展的需要。②服务主体的创新，实现社会化服务。服务主体的变化要求加强服务合作创新，通过协作和交流，实现馆际互补和联机检索，达到服务主体多元化。同时，也可为有远程信息需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。③服务方式的创新，由实体型转变为信息型，实现深层次开发，高层次利用。一方面，要充分考虑用户利用信息的需求，提供面向用户的信息利用平台，确保用户信息利用的效果;另一方面，服务要做到主动、热情、准确、快速，以提高服务质量，缩短用户与档案工作的距离，体现档案服务工作人性化的特点。④服务手段的创新，信息系统的深入、广泛应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。因此，档案服务手段由手工型转变为技术型，信息技术的广泛利用已将人工收集、整理、检索和保存等工作用计算机工具实现了一条龙服务。

4  结束语

综上所述，企业档案管理信息化建设是一项综合性的工作，同时，也是一项长期工程，要做好这项工作，就要有新的工作意识和理念，解决遇到的所有问题，满足时代对档案工作提出的要求，不断总结经验，一步步实现档案管理工作理论与实践的结合，从而促进企业发展。

参考文献

[1]李玉梅.对档案管理网络化的几点认识[J].黑龙江档案，2010（1）.

[2]郑海波.信息网络化时代的档案管理[J].城建档案，2011（1）.

〔编辑：张思楠〕

Innovation of Enterprise Archives Management Information under the New Situation

Guo Liqing

Abstract： The enterprise management informatization is the requirements of the times to the enterprise; innovation of enterprise archives management informationization construction is the foundation and guarantee for the development of modern enterprises and development of the archives work is the inevitable requirement. This paper introduces the background and significance of the innovation of archives management information， expounds the concept and problems of enterprise archives management innovation， and analyzes the contents of the innovation of archives management information.

Key words： enterprise archives management; information construction; competition mechanism; information technology