谈如何提升办公室档案文书管理工作

蒲明桂

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）03-000-01

摘要社会经济的发展和信息时代的进步，办公室档案的文书管理工作也要有相应的完善和提高，办公室档案的文书管理工作是现在企业重要的组成部分，为了公司企业间的协调发展，需要各个方面配合完善。本文在如何提高档案文书的管理和改善做出了分析。

关键词办公室档案文书管理

办公室是一个企业公司的重要组成部分，传递着重要的信息和处理日常生活中的一些杂碎问题，起到基础作用。档案文书是办公室保存的一些重要文件和信息，是上级传达任务的一个基础，起到协调、沟通的作用，在办公室档案文书方面及时发现弊端和做出提高，为整个企业公司稳定的发展打下坚实的基础。

一、办公室档案文书管理的特征和存在弊端

（一）文书档案管理的特征

最主要的是整理和收集资料，记载着一个企业公司的一个过程，还有一些历史，为后人借鉴历史起了充分的作用，文书管理的特点还有安全性。一个公司的机要或者加密文件存放在办公室，这时也就和公司的管理联系到了一起。文书档案的管理有一定的综合性，管理存放着公司各个方面的信息，分类比较多，内容复杂，也有一定的难度。文书档案管理应用于文书工作，文书工作是秘书人员中十分重要的职能工作，被称为“秀才”“笔杆子”。

（二）文书管理存在的问题

办公室档案文书可以形容成一个大系统，所以办公室存放的文件种类也会特别多。种类繁杂，内容丰富多彩，如果规放不完整，可能会造成麻烦给公司带来麻烦，所以档案文书的管理要有条理性。

制度的不规范管理，现在，大多数的企业把文书管理放在办公室的文员身上，往往工作时间和内容的安排可能会影响到文书管理的条例，处理起来会很随意，时间久了，就会养成松懈的习惯，对档案文书的工作不重视，无人看管的情况下就会随意摆放、处理那些文件，管理制度松散，如果重要文件因为这么随意的态度肆意摆放、搁置，有可能会给公司的整体发展带来不便，时间越久，损失越大。文书档案的利用率也比较低，意识不到管理方面也需要细心耐心，所以一定要协调发展。

现在信息化时代越来越快发展，人们对工作的认识性越来越浅薄，多文书管理的认识不到位，没有做深入的了解，意识不到管理的重要性，把它形容成最普通乏味的工作，因为没有了解管理方面的相关知识，也没有人主动去做好这份工作，公司也是把别的工作放在首位，以至于文书管理一直落后于其他的工作内容。

二、档案文书管理的作用

办公室的业务是一个公司、企业重要管理工作，文书档案所涉及的工作内容和公司日常业务和信息的传达有着重要作用，文书管理是公司管理方面的一个象征和门面，文书管理的工作是否规范完美，和企业、公司管理水平有着一定的联系，至关重要，也是给人的第一印象。

文书管理的工作和办公室的业务是直接联系到一起，也是公司管理方面的检验手段和证明，越是看起来简單、渺小的工作越要用心做好。

办公室文书的管理是公司业务之间挂钩的产物，直接影响到业务和管理水平，是办公室的重要组成部分，就像左右手之间的联系，相辅相成，是办公室效率和质量的证明，对整个企业、公司的运营也有着很大的作用。

三、档案文书管理的提升改善方法

档案文书的工作最重要的就是保管、收集、存放资料，记载着公司的历程和重要的信息，所以要在管理上规范体制，可以从信息时代方面入手。比如计算机，档案文书的保管不只是一部分的管理，是整个企业的相关信息，如果只是靠人的大脑来记录，不可避免的会遗忘，这就会影响公司的部分进程，如果这方面使用计算机，和通信技术联系在一起，电脑设备会把人类无法记录的信息收集存放在一起，更好的补充，保护重要的信息，这样就能全面协调的发展。

文书档案的工作也要提高工作人员对档案管理的认识，离不开领导的督促和指导，要以身作则，提高自身的素质，还有规范办公室的制度，用实际行动落实下来，加强管理意识，可以制定每周管理课，也可以给予表现好的员工奖励，奖罚分明，让每个员工认识到自己所属岗位的重要性，还要加强计算机信息技术方面的知识，随着信息技术的发展，计算机的应用能力也要不断提高，这样才能和公司共同进步和发展。

四、结语

总而言之，办公室作为企业、公司的重要组成部分，档案文书管理工作也起到了非常重要的作用，要想有效的记录、保存好相关文件和信息需要我们不断的学习，积极运用现在科技的技术，全面准确的完成自己的工作，提高办公室人员的素质和加强档案文书的管理，在保管制度上强化，让员工认识到自己的职责和使命，以身作则，提高办公室的整体水平和标准，让企业全面的发展，提升一个新的高度。

参考文献：

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