浅谈ERP对财务会计工作的影响及应对措施

(中国社会科学院研究生院 北京 102488)

浅谈ERP对财务会计工作的影响及应对措施

刘世新

(中国社会科学院研究生院北京102488)

ERP系统的运用与传统的业务操作方式有一定的区别,这给ERP系统在实施过程中带来很大的困难与阻碍，而实施完成之后对新的财会工作的影响带来从管理到实际具体工作以及参与工作的人员产生新的要求,因此,针对实施前期问题的避免和后期观念的转变让ERP系统成为企业真正的帮手作出以下介绍和建议。

ERP；财务会计；影响

一、ERP介绍

ERP是英文Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简写，它指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源。ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。ERP系统的特点及核心内容包括有：企业内部管理所需的业务应用系统，主要是指财务、物流、人力资源等核心模块；物流管理系统采用了制造业的MRP管理思想。

二、传统财务会计的主要工作

在传统财务工作中，会计工作人员的主要工作职责，包含对原始凭证的审核，编制，登记各种明细账；编制记账凭证汇总表；月末结帐、对帐，做到帐证相符、帐帐相符、帐实相符；编制会计报表；装订凭证；纳税申报工作；会计档案保管工作。财务会计工作人员手工记账过程中，常常需要其他业务部门的配合才能保证财务账务处理工作的数据完整性。然而财务繁杂的工作项目和数据核对处理，使得财务人员并不能从纷繁的具体事务中解脱出来，而财务的管理职并不能得以真正发挥，起到实质性的监督管理的作用。传统的会计人员总是让人们自然想到的仅仅是一个具有记账、对账知识的小会计而已。使得财务的管理职能名不符实。成为其他部门或者领导随意调遣更改财务数据的一个工具而已，财务的严谨失去了真正的意义。

三、ERP带来的主要变化和影响

ERP系统在实施过程中不可避免的会有来自财务部门的各种抵抗，因为工作方式的改变会使得财务部门工作人员压力更大，特别是在实施期间，ERP系统要和原系统双轨运气期间，将会对财务部门的工作带来巨大的冲击，使得原来工作就较为繁琐的财务部门呈现出连续几个月无休的状态。这种冲击较多的来源于实施前公司内部管理就不够严谨，数据精确度不高，而客户自己也较为担心的企业。然而，这种局面在持续一段时间后，当所有数据都开始步入正轨，客户在对抗之后能严格的按照ERP设计流程去操作，使得每一个录入系统的数据都开始变得高要求和精准的时候，客户会慢慢建立起对自己内部数据的信心，逐步发展到对整个系统的信心。最终实现整个企业的财，人，物很好的管理，以实现各环节之间的资源流向，最终指向财务的根本目的。所以下面我们主要介绍ERP对财务工作开展所带来的变化和影响，因为财务工作是企业管理的核心工作之一。

(一)账务处理方式变化

传统的处理方式在针对材料采购的处理是，在原材料未收货入库时，财务并不需要做具体的账务处理，此时的工作发生的好象是与财务无关的其他部门做的一系列工作，首先采购部门，下采购订单，确定需要购买的原材料，收集供应商的信息，询价等等工作，直到收到供应商发来的货物，仓库对其进行收货入库处理，此时，财务人员需要获取仓库相关负责收货入库的入库单信息，记录账务处理：

借：原材料

贷：应付暂估款

此时采购部门并未收到供应商开来的发票。待采购部门收到供应商开来的发票后，财务相关人员又需要对原产生的记账凭证进行发票校验，如实际产生的应付账款和原应付暂估款项之间存在差异，则财务人员需要将原暂估凭证进行冲帐处理，再按照正确的发票金额进行入账处理，然后付款完成一个简单的采购业务在系统里的所有账务处理。

整个环节中，财务的工作显得较为被动，首先，在对原材料的采购工作，财务的记账依赖于两个重要环节，一个是收到仓库提供的入库单信息，另一个是采购部门提供的发票信息，由于没有建立起统一的数据处理平台，数据不能够及时进行处理，数据处理的环节相互独立且不透明，人工干预行为较多，一旦在某个环节发生错误，就会导致财务的记账不准确，同时针对错误，需要更多的人力去分析和找原因，使得本来复杂的财务工作更为繁琐。ERP数据的处理：首先采购部门在系统内进行询价，供应商信息建立，以及采购订单的下达一系列工作，此时，由于前期工作对财务并产生任何影响，各部门之间的工作依然独立开展，但是此时财务人员可以在系统内看见采购订单的所有信息，包括供应商信息，采购的数量，单价，总金额等数据。接下来就是仓库对购入的原材料进行收货的工作，此时由于原材料的增加，对应的财务资产类数据应在收货入库的同时产生原材料增加的账务处理凭证，在仓库工作人员进行收货的同时，ERP系统自动触发产生了财务的记账凭证：

借：原材料

贷：应付暂估款

而财务人员并不需要按照传统的方式依靠入库单信息来录入财务凭证。接下来就是发票的校验工作了，采购部门根据供应商提供的发票信息进行发票系统内的校验工作，发票校验的工作是基于ERP的集中统一的管理思想，需要保证采购订单，入库单，以及发票信息一致时才可正确入账并产生具有可追溯的集成数据，可以自动获取采购订单详细信息包括订购的产品数量金额等，以及次订单是否有收货动作发生，如有发生，则会根据收货入库进行详细显示，如收货数量，金额等，此时的系统是集成统一的，不用人工创建任何财务凭证，同时避免人为错误的产生。当系统一旦出现发票数据和采购订单数据不一致的情况，譬如采购单价的变化，那么ERP系统会自动将价格变动引起的差异计入相应的材料采购价差科目，使责任明确到采购部门，同时起到监督和绩效考核的作用。数据的透明性即在此体现出来了。

(二)财务和其他部门之间的工作方式变化

由于ERP提供了一个集中处理数据的统一平台，减少了信息孤岛的产生几率。以前只能各部门之间独立任务，人工接洽，而ERP的引入使得其他各部门都可能和财务有集成点，如采购部门的收发货；人力资源部门的薪资过账，销售部门的销售过账，都会使得事务在关键点上和财务有影响的凭证产生，形成系统的自动过账。

由于集成的高度性，使得财务人员直接处理业务的工作量得以减少，如原材料采购收货入库不再由财务人员创建凭证，但实际上，由于ERP的引入却对财务工作的管理职能要求更高了。财务人员的工作对其他部门的监督加强了，如果财务部门的工作人员不具备对前端部门业务错误处理的凭证进行分析，找出错误原因并监督其他部门更正错误，规范操作，只会使得问题堆积在财务部，工作效率反而不能得以提高，所以一定程度上的严格管理和监督职能就此体现出来了，同时对财务的沟通能力也有了更高的要求，部门间的沟通协调在解决工作中遇到的问题显得尤为重要。特别是在ERP系统使用的初期，其他部门的人员对财务并不了解的情况下，更是需要大幅度提升财务的沟通和管理职能。因为财务部门的数据由于数据源的范围扩展，使得不懂财务知识的人员也会间接介入财务的一些日常事务处理。财务此时就会以一种指导者的身份出现，以提高其他部门的实际操作和对财务的一定的理解能力，综上所述，ERP对财务部门提出了更高的要求，监督能力，指导能力和沟通能力都是缺一不可的。

[1]Thomas A.Curran,Andrew Ladd.SAP业务蓝图：理解供应链管理