“法制化”“数字化”——探析信息时代档案管理新“两化”

左 娅

(机关事务管理局 重庆 409000)

“法制化”“数字化”
——探析信息时代档案管理新“两化”

左 娅

(机关事务管理局 重庆 409000)

笔者主要着力于探索当今信息时代背景下，档案管理的新宗旨和新模式，试图通过查阅大量国内外文献结合多年工作经验，归纳整理出档案管理的基本内涵，并分析新时代档案管理的中心议题。以此，在发挥前人科研功用的同时结合现代科学手段，使档案管理在现代社会的转型中获得最大效益，达到新时代新管理的要求。

档案管理；信息时代；“法制化”；“数字化”

一、档案管理的含义和意义

档案是档案学和档案管理工作中的最基本部分，百余年来，中外档案界对档案的定义不一。在国内，学者对档案定义认同较高的是刘淑红提出的“档案的本质属性在于，档案具有历史再现性、知识性、信息性、价值性等特点，其中，历史再现性为其本质属性。因此，可将档案的定义简要表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献”[1]我国档案行业标准《档案工作基本术语》将“档案”定义为：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”[2]

由此可见，档案管理是管理工作的重要部分，是保存历史真实面貌的可行手段，是提高工作质量和效率的必要条件，档案管理成果一定程度决定了单位资源配置的取向和模式和未来发展方向。更重要地，档案管理对单位自身科学发展、精神文明建设、和人民群众正当权益的维护都起着不可替代作用。

二、档案管理的现状

信息技术发展影响到生活和工作地方方面面，档案管理工作也不可避免地处于大时代背景下，一旦错失进步的机会，便会如很多研究者警惕的“档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个发展进程中有边缘化危险。”[3]目前，如何适应时代趋势，更新和创新管理思维，对其进行系统化自然升级成为重要研究课题。

三、“法制化”

笔者注意到，档案管理走在前端的国家，普遍都有档案立法：全国统一的档案立法或联邦制国家，各个州、市各自行使立法权，建立自己的档案管理法。1794年6月25日，法国颁布档案管理法文，使档案馆的性质发生了根本的变化，随后，作为专门的、具有档案工作根本大法性质的法国档案管理法文，成为近代档案管理立法的范例，为他国档案管理规则提供了蓝本。

“目前，西方国家的档案法规主要对公共档案的收集、管理、开放利用作出法律规定”。例如，1978年，美国明文规定总统文件属国家所有，必须全部移交给总统图书馆；瑞士苏黎世州规定，文件形成者有义务向档案馆移交有价值的档案并且未经国家档案馆同意，文件形成者不准销毁任何文件。

结合历史和外国经验，显而易见的答案是：无论年代，无论国家，只有依法治“档”，才有可能做好档案管理工作。

(一)建章立制是前提。法制建设的前提是修缮法律法规，做到有法可依。于档案管理同理，统一管理标准是档案管理信息化的保证，也是档案信息化建设的重要基础之一。首先，把建立健全档案管理制度作为工作重心，根据实际情况出台明确的管理大纲，使其基本满足档案管理规范化的需要。其次，各单位以大纲和统计标准、档案整理标准、技术标准等为母本，按己所需出台具体的管理细则，将档案管理规范化落到可行之处。依据标准建立细则，进一步建立档案数据库中的信息资源，形成畅通无阻的资源共享和共同管理模式。

(二)形成规范是核心。规范化管理确保档案管理条例有序实施，以形成管理人员的工作规范。一方面，做好基础工作。结合上级部门和本部要求，明确归档范围、流程，“采用指导制和面质制双保险机制”，有针对性地确保档案收集全面、完整；另一方面，强化过程监督。对需要归档的文件严把进库质量，坚持剔除不符规范类文件，收件之后分类分区保管，以便查找核对，并保证文件安全，防止泄密情况发生。

(三)与时俱进是保障。实现档案管理法制化，必须坚持与时俱进。一是法律法规的完善。紧随时代，根据具体工作要求的更新，法律条文也应不断修缮，从而满足更广阔的用途，从宏观把握住档案管理的整体规划和未来发展方向。二是档案管理人员应立足本职工作，强化学习意识，积极参与法制教育培训，不断更新专业知识，也提升自身的法律素质。相关部门为其提供业务培训，积极创造条件，邀请档案学权威人士就地讲解新档案管理知识，也可安排专职档案干部进行业务指导，接受档案员的业务咨询，以保证在法制建设与时俱进时，相关人员能继续进步。

四、“数字化”

在整个人类社会发展史上，档案有着历史凭证、科学研究的巨大作用。因此，做好档案管理工作尤为重要。随着时代的发展，传统档案管理方式已不能适应当今互联网云计算的发展，档案管理数字化成为新形势下档案管理不可逆的发展趋势，可以确定，档案管理数字化建设是时代赋予档案管理新任务。

档案管理数字化是指“通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享。”

(一)档案信息资源数字化。把档案数字化建设纳入单位信息化建设体系布局，进行整体把控，统筹规划：以高标准配置档案专用设备和服务器，研发档案处理软件，比如集图案扫描处理、储存等功能于一体的应用以及建立涵盖数字化建设运行安全的应用，为数字化建设提供平台，推动形成年初有计划、过程有保证的档案管理常态，确保工作稳步进行。

具体步骤如下：1、对归档的电子文件严格把关，仔细检查，并与纸质文件进行核对。为了减少由电子稿失误档案，必须与纸质版仔细核对，经过核对，才能存入档案库，如有不合之处，必须再次确认。2、做到移交、审核、接收、进库智能一体化管理。数字化不仅仅是文件的电子化，而是贯穿档案管理整个过程的现代化，从管理人收件、审件、存档都应是数字过程。3、将文件智能分类并编号存档。利用电子化筛选、分类排序功能，完成汇总，再将完善的数据信息导入档案管理软件，自动生成编号，完成数字化归档，上传至云网络，合理配置档案信息资源，最终实现资源共享。

(二)数字化利用档案。档案管理，其根本目的在于档案利用，实现服务价值。服务价值是档案管理价值得以体现的直接手段，学习档案利用方法、拓展档案利用手段，是档案管理工作人员价值的重要体现。除档案收集、整理、鉴定等工作，在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径：第一、学习、利用数字化，着重做好档案的编目、检索、查找等工作，随时可以为利用者提供所需的档案。既然档案最基础也最关键的作用在于利用档案，那么档案管理人的首要工作便是在需要时，以最快的速度找到相关档案，传统管理在这点上面，明显不如数字化管理，所以，档案管理人应紧随时代，不断学习。第二、在数字化管理时，确保档案安全。对于珍贵或重要档案，可用备有微缩或复制等纸质保留件，以代替原件使用，确保原件安全；同时，电子产品更新换代极快，这要求加强档案设备管理，减少外界条件对档案造成的损害。

[1]王雪梅.对实现档案管理工作地思考[J].黑龙江史志,2014,1.

[2]刘淑红.浅析档案的定义及档案的特征[J].中国地名,2012,(3).

[3]《档案工作基本术语(2000)》[M].2000.

左娅(1976-)，女，土家族，重庆黔江区人，重庆市黔江区机关事务管理局，研究方向：档案管理。