国际工程项目合同交底经验与体会

(中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司 浙江 杭州 310014)

国际工程项目合同交底经验与体会

王顺波

(中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司浙江杭州310014)

合同交底是项目合同执行中非常重要的一环，通过合同交底可以使项目部全体成员提高合同意识、熟悉合同的工作内容和范围、了解合同双方的责任和风险，是项目执行团队正确履行义务、保护自身合法利益的前提。工程项目的合同管理工作包括了变更与索赔管理，计量与成本管理，进度与计划管理等重要内容。合同交底也是一个建立和明确合同管理组织和管理制度，落实合同管理程序的重要基础。本文对笔者参与建设多个EPC总承包项目从项目合同执行者的角度，总结了对计划合同交底工作执行中的一些体会，以供其他国际工程项目执行借鉴。

工程项目管理;合同管理;合同交底

合同交底是指由合同签订人员或项目合同管理人员向合同执行成员介绍合同的主要内容，包括合同背景和基本情况、合同相关方及各方权利义务、进度计划及节点要求、质量目标及规范标准、验收批复的程序及要求、结算方式及支付流程、争议处理程序、违约责任、索赔要点、合同风险点和防范措施等。

通过向合同执行团队对以上合同主要内容的解释和说明，使项目成员熟悉合同双方的责任、工作内容和范围，了解合同双方的责任和风险。并通过介绍项目合同管理程序，各职能部门的执行要点和相关风险防范措施等，促使项目执行团队提高合同意识，树立全局观念，将各项工作协调一致，避免执行中的违约行为。

合同交底可以让合同执行团队领会合同意图，并通过讨论集思广益，引导大家思考并发现合同中潜在的问题，包括合同中可能隐藏的各类风险、合同条款中的矛盾、用词含糊或界限不清等问题。通过合同交底和讨论，可以避免进入工作后才发现问题所带来的措手不及，也有利于调动全体项目成员积极完善合同风险防范措施，提高项目团队整体合同风险防范意识。

一、合同交底的重要性

首先，合同交底是合同执行团队人员了解合同、统一合同理解的需要。合同执行团队中各成员的知识结构水平均有差异，个人工程经验不同，对不同的条款也有不同深度的理解。需要通过合同交底，使项目执行团队各成员对合同各条款有一个统一的理解和认识，以避免不了解或对合同理解不一致带来工作上的失误，继而影响在遇到实际问题时处理办法的有效性和正确性，影响合同的全面顺利实施。因此，在合同签订后，合同管理人员对项目执行成员进行合同交底是非常必要的，特别是合同工作范围、合同条款的交叉点和理解的难点，这些需要执行团队成员有统一的认识。

其次，合同交底是明确合同执行成员工作界限的需要。合同文件是合同双方正确履行义务、保护自身合法利益的依据。合同规定了合同双方的权利义务，规范了各项工程活动的标准、程序、界限，必须提醒合同执行团队的具体成员注意执行各项工程活动的依据和法律后果，以使在工程实施中进行有效、及时的控制和处理，这是合同交底的基本内容之一，也是规范合同执行团队成员各项工作所必须的。

自从中国开启"走出去"战略以来,众多海外项目都在摸索中前行。许多海外项目在执行中却往往忽视了做一个详尽的合同交底，不少海外项目也为此付出了不少“学费”。项目前期合同谈判团队并不是项目执行团队，因此在项目启动阶段，项目执行团队中除了项目经理、总工和合同经理对合同有所了解外，项目执行团队中的其他成员对合同具体情况并不了解，对合同谈判过程中双方的关注点也不是非常清楚，合同签订时对项目执行风险的应对考虑也了解不全，存在着一定的执行难度和风险。而项目执行团队其他成员多数也仅是通过相互之间的沟通，形成了对合同的初步认识。因此，做好合同交底，对项目执行至关重要。

二、合同交底的程序

合同交底通常可以分层次按一定程序进行，根据笔者的项目执行经验来看，合同交底可至少分为两级：

一是项目合同谈判、签约团队成员对项目执行团队主要负责人进行的合同交底。通过陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点，使项目执行团队了解合同签订时的基本情况，合同谈判过程中双方的关注点，合同签订时对项目执行风险的应对考虑，以减少合同执行过程中的执行难度和风险。在笔者的项目执行过程中明显感到项目执行团队对合同情况的了解比较欠缺。因此，一方面可以尽早确定项目执行团队主要人员，安排介入并参与到合同谈判、签订过程；另一方面，需要对项目执行团队的主要人员进行详细的合同交底，保证合同谈判团队和执行团队达到对合同的统一认识。

二是项目执行团队中合同管理人员向项目执行团队其他成员的合同交底。对项目执行团队成员陈述合同基本情况、合同工作范围、合同执行计划、各职能部门的执行要点、各部门和工作环节的合同风险防范应对措施等。通过合同交底，可以达到强调各个职能部门在工作中需要注意的责任和风险，对项目各施工队伍的工作范围、内容和责任也可以一并介绍，便于项目团队在合同的执行过程中，少出甚至不出偏差。同时，对项目合同执行计划进行分析和介绍，包括项目总进度计划，各主要单项工程的施工顺序和安排，重要工程节点的完成时间要求等，使各执行团队成员明确在项目的不同阶段各自的工作任务，统一思想认识和努力方向。

在此基础之上，项目各职能部门需要将具体执行过程中的情况和发现的问题反馈给项目合同管理人员，由项目合同管理人员对这些遇到的问题进行分析和处理，同时结合存在的问题对合同执行计划、合同管理程序、合同管理措施及风险防范措施进行进一步修改完善。如有必要，需要和项目合同谈判团队进行沟通，及时解决执行中的问题。

三、合同交底中的注意事项

1、 做好项目合同交底的资料准备工作。

在向项目执行团队做合同交底前需要准备好合同交底资料，包括最终签字版合同、合同条款摘要和合同执行总计划安排以及合同澄清等文件。首先要将项目合同的最终签字版文件按专业和工作需要分发给相关人员，使团队人员在具体工作中清楚知道工作的依据。其次，需要由合同管理人员对项目合同条款做出摘要，列出项目合同条款的主要内容，有条件的话应该对相似项目合同做出横向对比。有利于项目执行团队的成员了解类似项目中合同的相同点和不同点，同样的问题可以通过集群管理的模式进行简化和规范，不同的问题可以区别对待，做好区分。同时，需要对项目执行的总体规划做出说明，列出项目执行的重要节点和关键路径，使项目团队成员做到心中有数，明确工作目标。最后，需要团队成员对存在的其他疑问进行沟通和讨论，解答相互之间的疑问，达到统一认识。

在项目的执行过程中，发现相关人员对保险购买责任方的理解与合同规定不同。通过沟通了解到很多同事参考的合同都是可编辑版(WORD版本)，此版本的合同责任划分恰好与最终签字版的合同责任划分相反。进一步了解此问题发现，为了易于阅读和引用，项目执行团队成员频繁参阅的都是可编辑版合同。但是，项目合同在最终签字前有过多次的修订和谈判，产生了许多过程版本，又经过相互传阅，难免造成中间版本流转给项目执行成员，而项目执行成员在参阅合同时有可能根本没有意识到参阅的文件可能并不是最终签字的合同文件。鉴于此情况，项目计划合同部立即将项目合同文件的最终签字扫描件重新整理打包，按专业需要发送给各相关人员，强调以签字扫描件为准，以确保合同内容的正确性。

2、合同交底工作应该覆盖到全体参与项目执行成员。

合同不仅是项目部开展工作的基础，也是项目各执行成员做好各自工作的依据。各项目成员需要对合同有统一的认识，也需要根据各自不同的工作范围、内容，了解合同对其相关工作范围、程序等方面的规定。笔者参与的某项目执行分为三个部分，一是项目群团队，包括采购部、财务部、人资部等；二是项目现场团队，包括计划合同部、工程技术部、HSE部和综合管理部；还有院总部的设备采购、进出口和物流团队等。项目在执行过程中合同交底工作仅针对了现场团队，对项目群参与执行的团队和院总部参与执行的团队覆盖不够。以至于在具体执行过程中三个团队中会出现不同的理解和操作，其中之一便是项目文件编号管理，几部分团队各自参考各自的工作经验，各有不同的编号体系，给合同管理带来了不必要的麻烦。此外，虽然在项目启动时对项目现场全体执行人员进行了计划合同交底，然而随着项目的执行，不断有新的员工加入到项目执行团队中，这些后加入的成员对项目的具体合同情况并不了解，因此也需要对新加入团队的成员做定向的合同交底，提高全体成员的合同意识，使项目全部执行成员都了解合同，并按合同规定开展相关工作。

3、重视对主合同和各分包合同范围的澄清。

根据EPC总承包项目执行的需要，项目执行过程中会签订许多施工分包合同、采购合同以及咨询服务合同等，这些是总包商对主合同的分解执行，需要逐一对相关管理人员进行交底，明确主合同的要求以及分包合同工作范围。在某风电EPC总承包合同中，设备采购、运输、卸货、安装、调试及试运行是总包商的责任，但是这些工作的执行却由供货单位、运输单位、安装单位共同协调完成。在某次卸货过程中，现场安装分包商表示不负责对到场设备中的备品备件卸货和保管。而依据分包合同工作范围划分所有总包单位购买的设备、材料等在由运输单位运抵现场后，现场的卸货、看管、二次倒运等均在施工分包商的工作范围内，因此要求分包商做好现场卸货、看管等工作。由此可以看出，虽然合同双方签订了约束和明确各自责任范围的合同文件，但是不仅我方人员，包括分包商人员也会对合同范围界定有不清楚的地方，因此特别需要对合同各方的工作范围界限做好澄清，并理清各分包合同与主合同的关联。

4、加强持续沟通与反馈。

项目合同中难免会有一些规定不够明确，这要求合同交底工作要有持续性，持续对合同交底的内容进行沟通，整个项目执行团队协同解决遇到的问题。在某项目上报风机安装验收检查清单时，现场监理提出要求全部报送彩色文档，现场人员并不了解合同具体要求，立即向合同管理人员反映，经查阅项目合同后发现对此并无严格的要求,我方有理由拒绝现场监理的要求。现场人员在发现类似有边界的问题时，需要及时与合同部门沟通和反馈，相互协作，共同解决合同执行中出现的合同问题以避免造成项目不必要的损失和浪费。

工程项目合同对项目参与方而言是至关重要的，项目管理是实现项目合同履约的前提，合同交底则是项目管理的首要任务之一，它关系到建设项目能否顺利进行并如约完成。只有在实践中更好的运用并加以改进，才能使合同交底能够更好的为项目执行服务。

[1]康满意,练金丹.合同管理中的合同交底[J].内蒙古煤炭经济,2011(3)

[2]高起来. 浅谈项目管理中的合同交底重要性[J]. 科技创新导报. 2010(26)

[3]郭玉龙,杨辉丽.有关施工项目管理中合同交底问题的探讨[J]. 沿海企业与科技, 2007(06)

：王顺波(1985-)，男，汉，湖北丹江口人，助理工程师，大学本科，研究方向海外项目工程合同管理。