当前基层单位档案管理工作中存在的问题及对策思考

(重庆市南岸区委党校 重庆 401336)

当前基层单位档案管理工作中存在的问题及对策思考

李飞

(重庆市南岸区委党校重庆401336)

档案是过程的记忆、岁月的见证、历史的回音。基层单位档案工作是国家档案工作的基础，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位。由于历史、现实诸多原因，在基层单位档案管理工作中还存在着这样那样的问题，本文以笔者所在城市基层单位为例，对当前基层单位档案工作中存在的问题进行了研究，并提出了相应的对策思考。

基层单位;档案工作;问题;对策

档案工作记录历史、传承文明、服务社会、造福人民。目前，中国特色社会主义档案体系已经逐步形成并且不断自我完善，在我国改革开放和现代化建设中发挥着越来越重要的作用，而作为国家档案体系细胞的基层档案工作，其档案收集和整理程度与水平如何，直接影响着整体档案体系能否有效发挥作用。下面以笔者所在的城市基层单位为例，试分析探究出当前基层单位档案工作中存在的部分问题，并给出相应的对策建议：

一、存在的问题

一是档案意识不够强。档案意识是指人们通过了解档案、认识档案、建立档案，从而学会充分应用档案这个重要的信息资源。笔者调研了37个基层学校、所、站的档案工作，发现有56%的单位领导不知道有《档案法》这部法律，82%的单位没有对《档案法》进行学习宣传贯彻，有一句俗话说得好，“老大难、老大难、老大重视就不难”，领导的档案意识直接反映和决定着一个单位的档案管理状况，领导档案意识强，则人、财、物的基本保障不成问题，单位的档案工作就科学规范；领导档案意识缺乏，缺员少编、经费匮乏、管理混乱等情况就屡见不鲜，不仅影响档案工作管理人员的积极性和进取心，更对单位档案工作的规范化建设、可持续发展造成了严重后果。

二是档案队伍不专业。基层单位由于事情繁杂，加上体制的原因，本身编制就比较紧，所以绝大部分基层档案管理员是兼职的，再加上档案管理工作本身要求沉心静气、精细严谨，其考核、晋升通道狭窄，很多干部职工都不愿干，即使在岗，也一身多任，往往被其它中心工作、重点工作占去绝大部分时间，对档案管理往往身有余而力不足，基本上没有时间去管理或整理本部门大量的档案资料，有时也只是应付而已。笔者在调研中发现，37个基层单位，兼职从事档案管理工作的人员就占了92.3%，真正学以致用、专业对口的不到3.5%，还有一部分是后来转岗，通过教育培训对档案工作才有所了解、逐步上手。

三是档案设施不完善。合格的档案室，是保障档案安全保管、有效利用、功能发挥的基础。笔者在走访中，只有43.1%的单位有标准规范的档案室，大部分基层单位的档案室建设简陋，其档案柜陈旧老化、通风性能不好、防虫防霉设备不配套等，个别单位受条件的限制，没有建立综合档案室，而是与办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理。更重要的缺憾是，在信息化高度发达的今天，居然有89.3%的单位档案室没有配备必要的电脑、打印机、监控器等必要设备，还是传统的纸质化档案留存方式。

四是档案收集不完整。现代信息化社会对传统档案管理工作提出了更新更高标准的要求，比如单位重大会议、重要决定、重要公务活动的照片、录音、录像带等，与纸质记录同样是重要的档案资料，需要及时归档，但很多基层单位认为只有上级红头文件、单位重要会议纸质记录才是档案，致使基层单位档案资料不完整，严重影响了档案资料的完备性、齐全率。以声像资料为例，在调查中，有57.4%的基层单位在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，长期在个人或科室内部保存，根本就没有想到移交档案室保存，更加之部分单位档案室根本就没有声像档案的必备保存条件，档案不齐全不完整的状况就更突出。

五是档案制度不健全。很多基层单位业务学习、人员管理、绩效考核等制度比较齐全，执行得也比较到位，但调研中仍然有10.4%的基层单位没有制定专门的档案管理制度，即使有制度，照抄照搬痕迹明显、缺乏接单位地气的针对性；有28.6%的单位虽建立了管理制度，但却流于形式，执行不力的情况比较明显，有部分档案管理人员责任心不强，档案室文件资料堆积如山，个别单位甚至3-5年才整理一回档案；档案室管理不严，单位其他干部或闲杂人员可以随意进入查找资料和借阅档案，借出的档案又不履行严格手续，有借无还时有发生，时间一长档案资料就杳无踪迹。

二、对策思考

一是教育培训，提升档案重要性认识。档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映，其重要性勿庸置疑，但与基层单位的经济、民生等工作相比，仍然免不了“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的现状。为此，有必要以《档案法》的学习宣传为重点，加强对领导干部以及单位员工档案知识的教育培训，因为档案工作的专业性要求比较强，可以考虑采取讲授和观摩学习相结合、课堂讲授和外出学习相结合的教育培训形式，并逐步向亲自体验、亲自动手过渡，从而提升单位档案管理、收集、整理的规范化水平。同时，基层单位要善于争取上级对本单位档案工作的重视和支持，积极营造档案工作的氛围。

二是多措并举，加强队伍专业化建设。档案工作专业性强，应尽量安排或适当招聘一些档案知识扎实，又懂图书学、管理学等方面知识的专业人员充实进档案管理工作者队伍，当然这是最好的结果，但考虑到编制的限制，在某些基层单位可以考虑运用“购买服务”的方式，安排一定的事业编解决人手不足的问题，甚至可以招聘合同制工作人员予以解决。对于解决编制确实困难的单位，有必要在现有人手的基础上挖掘潜力，可以考虑选送热心档案事业的员工参加专业培训，重点学习文书学、档案管理学、档案保管与保护、档案利用与编研、专门档案管理等档案专业基础知识，促使其转变、更新知识结构，提升档案工作能力和水平。

三是加大投入，提升设施标准化程度。档案工作是一项公益性事业，有赖于政府投入。基层单位在使用经费的时候，有必要把档案工作经费纳入专门的预决算范围，个别基层单位在经费困难的情况下，要注重争取上级部门的支持，高标准严要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，适应信息化社会要求，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步档案管理信息化水平，确保档案资料不丢失、不损耗。

四是借鉴吸收，健全档案规范化机制。档案资料的收集、整理是一项综合性强、系统复杂的工作，不是一、两个档案员想做就能完全做到的，只有树立全员档案意识，建立起相应的收集、交付、整理、保管、使用机制，才能使档案工作规范有序科学运行。比如，在区域档案信息共享机制建设方面，可以建立半年通报、全年总结的定期会议机制，及时通报反馈区域内基层单位档案动态管理建设信息，以协调统筹、督促解决基层单位档案管理工作中的问题。在单位内部分工合作机制建设方面，资料交付、核查验收、归集整理，必须有一个围绕档案工作责任落实的清晰时间表、路线图，并且这些责任要落实到具体单位、具体人头身上，确保工作不出现疏漏。

五是考察考核，提升档案整体化水平。档案工作的特殊性，决定了其在基层单位一定程度上存在着边缘化的状况，鉴于此，区(县)级相关考核督查部门、档案局有必要将其纳入对基层单位相应的考核指标体系范围，比如在基础设施、队伍建设、宣传氛围等档案工作的重要指标方面设定统一的基准分，对那些档案工作氛围浓厚、设施完备、创新工作的单位及个人给基础分或进行加分激励，而对个别完成任务不及时的单位和个人，比如档案完备率不达标、基础设施滞后等进行扣分警示，从而进一步规范基层单位档案管理工作，整体提升区域内基层单位档案工作质量。

李飞，男，中共南岸区委党校讲师，现任南岸区委党校教务科科长，曾获评国家级专项课题先进实验教师，南岸区党委政府表彰的优秀教育工作者等称号。其撰写的论文、调研文章多次荣获重庆市纪检系统、党校系统、教育系统征文奖励，有10多篇文章公开发表。