来华留学生管理信息化建设理论与方法初探

李林泽

摘 要：基于高校来华留学生信息化管理调研，本文较为全面地总结分析了影响来华留学生信息化水平提高的重点和难点问题并尝试为之提出可行解决方案。本文指出：信息化管理是来华留学教育事业发展的必然趋势；理顺来华留学生教育的工作流程和内在规律是来华留学生管理系统研发的前提和保障；信息化管理理念和“互联网+”思潮的广泛传播并由之带来深刻变革有利于来华留学生管理水平、留学生培养质量的提高。本文同时探讨了来华留学生与中国学生趋同化管理在信息化方面的深度融合问题。

关键词：来华留学生管理；信息化；理论实践

中图分类号：TP315 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2016）23-0072-03

进入21世纪以来，以网络通讯技术和多媒体技术为核心的信息技术迅猛发展，给各行各业带来了深层次的变革。教育信息化是教育现代化的必经之路，也为教育者带来前所未有的挑战。以教育信息化为基础，由此推动教育的改革与发展将是教育的重要发展方向。我国来华留学生信息化管理进程虽稍晚于中国学生，但相关政策和研究一直紧跟着来华留学教育事业的发展而不断推陈出新。教育部办公厅于2004年6月宣布了启用全国来华留学生管理信息系统的通知（教外厅函[2004]13号），从国家层面切实推动来华留学生的信息化管理。

一、来华留学生信息化管理理论研究

国内关于教育信息化的研究较为丰富，为来华留学生信息化管理提供了有价值的参考。朱宝生（2005）论证了教学管理系统在推动教育信息化上的作用，指出了高校教学信息化管理的重要性；马亮（2006）阐明了《高校教育信息化标准》的制定背景和实施中的重大作用，指出管理信息交换与共享、基础数据库建设、教育信息资源交流与共享的重要性等。关于留学生管理信息化方面的研究中，吴缄中、鹿士义（2001）最早探讨了新世纪来华留学生管理更加有序，更具法治化、规范化、科学化的必要性及途径。程亮、宋文杰（2013），卢秀娟（2011），崔鸣鸣（2010），王艺（2011）分别就来华留学生信息化管理的不同方面阐释了留学生信息化管理的重要性及解决途径。

但是，在讨论留学生管理方法的现代化时，吴缄中、鹿士义（2001）提到了留学生管理的数据化管理，而非信息化管理；但文中关于留学生管理工作系统化（管理人员工作流程方面）对管理系统开发有所启发。朱萍、施信疑（2015）较为全面地论述了如何借助信息化平台推动来华留学生管理。金泉元（2015）较为详细地介绍了外国留学生教育管理信息化系统的设计思路，为平台建设做了有益的探索。其他的研究，如秦洪雷、闫旭晖（2007），程亮、宋文杰（2013）等，也都是就留学生信息化管理的某一个方面，如教务管理、宿舍信息管理等进行的零星或者个案研究。在留学生信息化管理的理论建设方面，全面深入的理论探讨严重不足，信息化实践也是摸着石头过河，没有系统的理论研究作为支撑。

二、来华留学生信息化管理实践现状

早在2003年，70%的高校就已经建立了不同层次、规模的校园网。广泛的调研发现全国高校的中国学生管理信息化水平普遍较高。招生录取、信息查询、教务管理、住宿管理、费用管理、档案管理、毕业就业等都网络覆盖，各层次的网络数据对接顺畅便捷。高校的教务系统、信息管理平台等核心系统经过不断的开发、使用、升级，已经能基本满足学生、学校、教育主管部门的需求。反观留学生管理，全国高校留学生信息化总体水平却较为低下。很多高校的管理手段还停滞于上世纪末，基本靠着一台电脑加一个软件（Microsoft Office）、甚至单纯纸质媒介进行留学生管理。留学生无法在线申请入读、入学报到填大量表格、无法自行查取课程成绩、学生个人信息仅靠Excel记录等，存在着检索不便，管理复杂、存储不易等问题，阻碍了留学生教育事业的发展。管理人员在反复机械地重复着手动开各类证明、整理学生成绩、学生档案等事宜，造成精力和时间的巨大耗费。

造成以上现象的原因是多方面的。（1）很多高校来华留学生规模小。手动管理虽过时且效率低下，但是留学生管理人员尚能应付，以致矛盾不太明显和突出，信息化管理的需求不是太大。（2）高校重视不足。许多高校领导视来华留学生教育事业为锦上添花、可有可无，导致来华留学生教育处于学校边缘地带，对现存问题、未来发展缺乏政策引导和战略规划。（3）研发经费不足。信息化工作的背后是大量的资金支持，一套实用可靠的管理系统不管是自行开发还是整套引进都费用不菲。多种信息化手段的使用意味着大量人力和资金成本的投入。（4）留学生管理人员缺乏积极性，工作创新动力不足，缺乏如何为来华留学生的生活、学习创造更好的管理环境和平台的思考。

本文以西南大学来华留学生综合管理系统的建设及多种新媒体的综合运用为例，结合时代特征和留学生教育特点，综合提高来华留学生教育和管理的信息化程度。

三、信息平台为主体，引领信息化工作

留学生管理系统要符合来华留学生教育事业工作实践、内在规律和发展规划。建设理念将贯穿信息化工作的始终。现以我校为例，探索和总结以来华留学生综合管理平台为主，多种信息化手段并举，提高留学生信息化管理水平。

1.学习生命周期全覆盖

学习生命周期是指來华留学生从申请就读的那一刻起，到学生离校之后的整个从入学申请、招生录取、到校报到、在校学习直到完成离校手续成为校友的时间跨度。像一个自然个体的生长划分不同的时期一样，我们将留学生的来华之前到离华之后的这个时间连续统分为不同的阶段，体现为综合管理系统里面的功能板块。学生来校前涉及招生录取板块。学生可通过学院、学校以及相关部门官网，了解学校招生政策、程序、就读环境等内容。学生在网上填报的内容和中国政府奖学金、孔子学院奖学金以及各地方奖学金申请的内容类似，在申请页面的设计上更多地考虑信息板块划分的规范性和合理性。其总体布局如图1所示。

能用下拉菜单进行选择的就不设计手动填写；能用选择方式的就不用下拉菜单。经过反复试用发现生涩难懂或者容易误解的地方添加填表说明。学生在线提交材料后，随即进入审批程序。一般来说，包含两条途径：一是学历生的申请，包含主管部门初审（信息、材料完整性；申请条件等）、培养学院审核（专业，录取要求，导师分配等）以及职能部门复审（学位点审核、学校政策等）。二是语言生的申请，只需要主管部门审核即可，所以设置主管部门直接审核权限。在整个审核的过程中，申请者都能在系统里看到审批程序及结果。录取完成后，随即出现费用设置程序，以及入学报到事宜。

2.信息登载全面无死角

留学生信息在整个管理过程中至关重要，全面准确的信息登载会使管理工作事半功倍。学生信息如图2所示。除常规信息之外，宗教信仰、饮食禁忌、紧急联系人、紧急联系电话等信息的登载将为学校日常工作、学生户外活动、突发事件家校联动等提供及时可靠的信息来源。经调研，全国多数高校留学生学籍档案管理独立成体。如果为每一个留学生编好档案号码，并在系统明显处标示，可为留学生档案管理、跨部门查阅等提供便利。

系统顾及留学生证照管理的问题。证照登记和预警的功能可为掌握学生证照信息、及时提前办理证照延期提供便利，避免超期现象发生。此举可减少留学生管理干部的日常工作量，减轻出入境管理部门的工作负担。

3.功能设计流畅合理

按照留学生学习生命周期的延续划分不同的功能版块，版块内子菜单的布置按照留管工作流程设计。比如教务版块就从班级管理（学生分班、班级信息、学生退班）到排课管理（课程编排、班级课表、教师课表、教室课表、总课表）、成绩登载、考勤管理、学籍管理等版块进行编列，功能清晰明了、流程简洁明晰，管理人员容易上手。离校审批板块设置了职能部门审批、图书馆审批、财务审批、宿舍审批、证书发放等审批板块，以便学校各部门联动，方便学生办理离校程序。面向多过户的管理平台如图3所示。

4.系统互联避免重复建设

留学生管理系统若全新开发成一个自足的系统，成本将极为昂贵，完成后的系统也较为庞杂。充分整合、利用学校已有的平台，将来华留学生纳入中国学生教务系统是简便、有效的解决方法之一。

学生培养方案的制作和审核、通选课的选择、毕业资格的审查等都使用已有教务系统，可以避免大量的重复建设。且中国学生教务系统建设更为完善，也避免了各培养学院登录两套系统、做两件事情的复杂程序。系统对接如图4所示。

四、多种新媒体为辅，全面提升信息化程度

“互联网+”思潮和大数据时代的到来必然带来各行各业颠覆式的变革。利用移动互联网技术加强和改善教育培养管理是未来留学生培养事业发展的必经之路。发挥着基础性作用的留学生综合管理平台不可或缺，但充分利用新兴网络媒体和资源（如各类即时通讯软件，自媒体和第三方网站等）作为补充可以避免因贪大求全而造成综合管理平台功能的繁杂。学校根据时代特点和“互联网+留学生教育”的新理念，充分挖掘、整合资源，实现了多种信息化手段并举、全面覆盖留学生群体。首先，学校组建了团结、创新的运营团队管理官方微信公众平台，整合传统网站和纸质传媒的现有资源，将传统的文化宣传积淀和新媒体高效便捷的传播途径充分整合，实现了将国际化、大众化的新媒体为我所有，建设成为国家形象传播、文化知识普及、通知公告发布、文娱讲座宣传等新阵地。其次，完善和提升各类传统信息工具（邮箱、电话、QQ在线、微博等），保障留学生在信息获取和交流通道的多样性和有效性。

五、总结

本研究首次提出了指导来华留学生信息化建设的“学习生命周期管理”理念，并贯通于信息化设计和多种辅助手段并举，信息化工作涵盖了留学生从获取招生信息直至毕业离校的全部过程。指出来华留学生管理信息化管理与来华留学生趋同化管理在操作层面的可行性及深度融合后的优越性。提高来华留学生信息化水平有利于切实进行的趋同化管理。随着来华留学生教育事业地不断发展，留学生信息化工作是提高来华留学生管理效率和培养质量的重要保障，也将成为代表一个高校来华留学生培养水平的标准之一。

来华留学生培养必将受到大数据化、互联互通等信息化变革的深刻影响，这要求我们必须紧跟时代步伐，快速推进来華留学生管理信息化进程。未来的发展趋势将是留学生信息化的覆盖面将更加广泛和深入，信息化受众需求的分析和满足更加细致和个性化，“互联网+留学生教育”也必将成为我国来华留学生教育管理的重大机遇和挑战。

参考文献：

[1]程亮，宋文杰.浅谈来华留学生档案管理的信息化建设——以南昌大学为例[J].管理学家，2013（10）：374-5.

[2]吴缄中，鹿士义.世纪之交呼唤留学生管理现代化[J].中国高教研究，2001（1）：61-62.

[3]马亮.《教育管理信息化标准》的制定及实施[J].教育信息化，2006（7）：26-8.

[4]卢秀娟.留学生教务管理之信息化[J].市场周刊（理论研究），2011（5）：153-4.

[5]崔鸣鸣.山东科技职业学院留学生管理系统的设计与实现[D].山东：山东科技职业学院，2011.

[6]王艺.推进高校学生管理信息化的思考[J].教育研究，2011（8）：18.

[7]朱萍，施信疑.借助信息化平台整合来华留学生管理业务[J].南京理工大学学报（社会科学版），2015（27）：77-81.

[8]金泉元.外国留学生教育管理信息化系统设计研究[J].现代电子技术，2015（38）：38-43.

[9]秦洪雷，闫旭晖.新时期来华留学生教育事业大背景下的留学生公寓管理及其完善[J].中山大学学报论丛，2007（27）：297-300.

（编辑：杨馥红）