Word和Excel在资产标识制作中的应用

2017-04-13张小波周颖赵兵张晓娟

设备管理与维修 2017年2期

关键词：源文件文本框关联

张小波，周颖，赵兵，张晓娟

（北京宇航系统工程研究所，北京100076）

Word和Excel在资产标识制作中的应用

张小波，周颖，赵兵，张晓娟

（北京宇航系统工程研究所，北京100076）

固定资产设备标识打印一般使用专用软件、专用打印机、专用成卷标签纸，在设备数量不多或设备信息频繁变更的单位，标签制作是一项非常繁琐的工作。介绍一种使用通用软件和通用打印设备，实现快速制作个性化小标签的解决思路和操作技巧。通过预先定制好的Word格式的标签模板调用Excel数据源文件，使用邮件合并功能批量生成自动排版的设备标识，使用通用打印设备快速准确的完成标签制作。

资产；设备标签；软件；应用研究

0 前言

北京宇航系统工程研究所的资产标签因带有LOGO、格式特殊、种类多、批量较小等特点，以往在外协单位使用打印的方式制作，流程多、周期长，出现遗漏和差错不容易发现，特别是在应急检查时工作比较被动。通过对现有的资产标签和通用办公软件、打印设备的研究，提出一种小标签的快速打印制作的应用方案。

1 设备标签的打印需求

1.1 标签打印的要求

（1）可以灵活扩展多种标签格式。例如，北京宇航系统工程研究所的固定资产标签都有统一的格式，另外体积小的资产、涉密资产、存储介质也都有特殊的标签格式。因此，需要有灵活的自定义模板功能。

（2）操作简单通用化。相对专业印刷厂，单位自用的标签打印量较小，一般一年几百张到几千张，同时也要兼顾特殊情况下一次打印几百张标签的打印效率，操作过程应简单易懂，最好使用通用的打印机和打印软件。

（3）满足排版打印的特殊要求。标签需要带有带企业彩色logo；标签尺寸较小，需要能够实现自动排版，节约标签纸张。标签纸张需要适应一定的高温，以往的标签纸耐热性较差，在粘贴到服务器等发热量大的设备时容易翘边甚至脱落。

1.2 打印设备选型

传统的标签打印一般采用专用的标签打印机和配套标签软件，成卷打印的方式。如果标签带有彩色文字和图片，一般先成卷印刷后套打文字，字体颜色为色带颜色，这种标签在批量较大的时候效率很高，但是不适合小批量多模板的打印。目前也有可以直接整体打印彩色标签的打印机，例如，演出门票的一体打印等，但价格非常贵。

目前北京宇航系统工程研究所的标签制作采用外协打印的方式，流程长，工作量大，制作周期长，容易产生差错。所以基于通用打印设备，开展了设备标签打印的应用方案研究。

目前市场上彩色打印机主要分为激光、喷墨、热升华等多种类型，其中是激光打印机和喷墨打印机的使用率都很高，都可以满足标签打印的基本要求。彩色喷墨打印机精度高、价格低，缺点是长时间不用喷头容易堵；激光打印机在打印时对纸张加热明显，标签纸中的胶容易受热溢出，对进纸机构造成污染。

综合考虑打印设备采用通用的普通彩色打印机，喷头易堵的问题可以通过打印机的自带的清洗功能解决。另外不干胶标签纸厚度一般是普通纸的2～3倍，在选择喷墨打印机型号时，也需要考虑纸张厚度的，以免损坏进纸机构。

1.3 打印软件选型

计划使用Word，Excel等办公软件，进行标签的制作，优点是一般使用人对软件都很熟悉，可以充分利用模板定制和排版功能，以前没有用过的功能可以快速上手。Word邮件合并功能，可以从Excel中读取信息批量打印。

1.4 打印纸张选型

针对喷墨、激光等不同类型的打印机，一般需要有对应类型的不干胶标签纸，如果匹配错误，可能导致打印着色差、易掉色等问题。考虑到标签的粘性和耐热性，目前应用较多的有类似薄塑料的PVC纸，综合性能较好的PET纸。目前国外厂家的材质的性能较好。一般厂家提供标准的A4幅面，可进一步提供各种规格的带圆角的空白小标签。

2 标签制作的解决方案

2.1 标签制作的总体方案

总体思路采用通用的喷墨打印机，模板和打印软件用Office软件，打印纸采用A4幅面。首先定义Excel格式的数据源模板，以及Word格式的标签模板，并按字段把Excel的数据关联到Word模板中。在需要打印标签时，编辑标签信息（关联状态），利用Word的邮件合并功能批量生成标签文件，排版成合适的幅面后打印输出。流程如图1所示。

2.2 方案分析

使用Word的邮件合并功能关联Excel数据，可以比较容易的实现数据关联和批量生成标签文件，标签打印的总体流程还是比较容易走通的，保证数据的准确性，实际应用的关键问题是如何快速的实现标签文件的打印，Word邮件合并默认生成标签的是用分节符分开的，一张纸打印一个标签，因此需要解决打印后的优化排版工作。

2.2.1 需要确定打印模板的页面设置

经过多次验证，我们小标签模板的页面设置按A4纸张定义，虽然标签文件占模板很小一部分，看起来比较奇怪，使用邮件合并打印后，打印后的文件继承模板页面设置、标签版式的设置信息，有可能相对简单的实现标签的逐行排版。因此我们将小标签的模板幅面定义成与打印纸一致。

2.2.2 需要简化标签文件的排版工作

邮件合并后，采用替换分节符的方式，打破标签文件一页一个的限制，实现一行一个标签文件，还有可能进一步实现一行多个标签的自动排版。主要技术方式有3种，经过验证，各自优缺点如下：

（1）使用分栏＋连续的分节符，并调整分栏间距。缺点是分栏精度差，不容易操作。

（2）在单个标签外定义表格虚框占位，并整体设定表格的版式。该方式带需虚框的表格，表格间隙调整和拆分困难。

（3）定义文本框尺寸和版式，标签表格是嵌入到文本框中的。该方式是调整文本框版式后，Word可以比较完美的直接实现自动排版，使用者不需要考虑排版问题。

因此，标签文件模板的页面设置采用A4幅面，标签文件定义为文本框内嵌表格的方式，通过调整页面设置、文本框大小、文本框版式和对齐方式等参数，实现打印后标签文件的自动排版工作。

2.3 定制模板文件

需要预先定义的模板文件包括Excel数据源文件和Word标签模板文件两个文件，然后在Word模板文件中定义数据的关联关系。

2.3.1 定制Excel数据源文件

Excel数据源文件，是指包含需要打印标签的设备信息的Excel文件。定制Excel格式的数据源文件比较简单，确定规范统一格式的Excel设备信息文件。

定制标准的数据源文件关键最关键的一点，保证正确的标题格式。Excel文件的第一行，相当于数据的标题行，不要在第一行写文件标题，标题字段最好不要有空格，顺序没有关系。从Excel文件的内容区看，最基本要求是不能有空行，当年然更不能有合并单元格，需要删除无用的空行。

2.3.2 定制Word模板文件

Word格式的标签文件定制是实现自动排版最关键的步骤，包括标签文件的页面设置，标签外观和尺寸，标签整体的对齐方式和版式。

（1）标签文件的页面设置，首先采用与标签纸一致的A4幅面，页面边距可以根据标签大小调整，实现排版优化。

（2）单个标签的外观一般使用表格和文本框绘制，并调整准确尺寸。首先用表格绘制准确尺寸的标签模板，包括框线设置、文本、企业logo等；然后定制对应的文本框，尺寸比标签表格尺寸略大，主要目的是方便排版和调整标签之间的行列间距，可将文本框线条颜色定义为透明，方便裁剪标签；最后，将表格模板嵌入到文本框中。

（3）标签文件的对齐方式和版式设置也非常重要，主要目的通过调整文本框的版式和对齐方式，实现标签打印的排版优化。选中标签文本框，点鼠标右键，设置文本框格式→版式，选择嵌入型；右下角“高级”设置中，文字环绕的版式，也是选择嵌入型。这样设置后，如果水平方向位置足够，文本框标签会向自动右侧方向排，如果水平空间不够则会自动换行。

最后，根据标签文件的页面设置，文本框的尺寸，对打印页面设置进行联合调整，以获得最合理的页面边距和文本框尺寸。

2.3.3 关联模板和数据源

Excel数据源模板和Word格式的模板定义好后，将Excel数据关联到模板中。

（1）关联数据源文件，通过下拉菜单邮件-选择收件人-使用现有列表，选择已经定义好的Excel数据源文件以及对应的Sheet。如果有多个不同大小（格式）的标签，建议数据源使用一个同Excel文件的多个Sheet，标签模板文件分为多个Word文件，可减少模板数量。

（2）在标签文件中关联Excel对应的数据sheet。在关联好数据表后，使用“插入合并域”的功能，关联该数据标的属性字段。标签模板文件中上出现类似的《资产编号》的字符，这实际是Word自动定义的域。字体与定义的一致，可以复制域文本转移到其他位置，也可以使用预览功能显示最终结果的样式。

Word标签模板记录的是数据源文件的绝对路径，无法记录相对路径，因此应在先把使用目录规划好，再定义关联关系，不要随便换目录。否则在使用时数据源文件即使在同一目录，Word也找不到，还需要再次重新关联。

2.4 标签生成打印

定制好Word标签模板和Excel标签数据源，可使用模拟数据进行标签生成和打印排版等功能测试，调试完成之后固化模板。